2014计算机一级《MsOffice》复习要点(3)

样式与字符字体格式

　　可能许多用户没有看到，在几个Word版本之前，Microsoft向Word添加了一种新的样式类型。在此之前，只有一种样式类型：段落样式，并且该样式只能应用于整个段落。事实很清楚，我们需要一种更灵活完善的样式：能在一个段落内应用于部分字符的样式。

　　字符样式应运而生。这一新发明的使用，使得创建自己命名的样式并用它格式化图书标题、文章标题、姓名、电话号码、网络连接成为可能。

　　即使自己从未使用Word2007众多的格式工具应用过一种样式，但总会有两种样式有效：段落样式与字符样式。为了证实这件事，请单击“样式”组右下角的“样式”启动器以显示“样式检查器”。然后，单击“样式”任务窗格底部中间的图标显示“样式检查器”如图1所示。如果不理解就不必使用“样式”窗格。

　　这里应用的两种样式是正文(默认的段落样式)和默认的段落字体(正文的默认字符样式)。后者是“正文”样式的默认字符样式名称。

　　对比样式与直接样式

　　上面所述只是为了说明应用字符格式有两种方式。可以使用样式去应用字符格式，也可以应用直接格式。因为一直向前键入，所以很容易对文本应用加粗、倾斜或下划线格式。这就是所谓的直接格式，并且通常没必要以其他方式应用格式。毕竟，我们的目标是为了在尽可能短的时间内创建一份有用的文档。

　　假定创建与应用样式比使用直接格式需要更多的想法、准备和工作，那看起来使用直接格式对于达到速度与功能的双目标来说更有效。然而，快捷方式仅相当于节省了时间。如果它反而需要花费更多时间的话，那它就不是真正的快捷方式了。

　　例如，假设每次我都需要键入一个书名：按CVTRL +B (加粗)，键入书的标题，然后再按Ctrl+B以结束加粗转换。这看起来并不很费力，是不是?假设编者现在告诉我他不喜欢这样的格式的书名，而是想使用加粗小型大写，那我就必须改变书名参照以满足编者的要求。如果所有的书名且只有书名被格式化为加粗，那么我就可以使用Word2007的“替换”特性将粗体替换为粗体小型大写，但是如果我已经将加粗应用于其他内容而不只是书名时会怎样?(很可能是我精心编排的!)那我就只能把头埋进文档里仔细地寻找书名的内容了。

　　图　需要时使用“样式检查器”以完全检查样式与使用中的直接格式(直接格式由“样式检查器”中的“增强”进行识别)

　　或者有更坏的情况，假设我需要更正的格式错误不止在一个文档文件中而是在许多文件中呢?我必须要做大量的工作，是不是?这样Ctrl+B的快捷方式就不再是一个很好的快捷方式了，不是吗?

　　如果改为，每次我想键入一个书名时，应用名为“书名”的字符样式，我的状况就会好很多。这样，我只需简单的修改“书名”样式，所有的书名就都会随之改变。即使是格式“错误”蔓延到许多不用的文档，通过使用“自动更新文档样式”特性，在这些文档所基于的模板中改变样式的定义，我就可以完成修改。

　　戒律是这样的：如果格式需要重复应用于某些种类的文本(如书名、程序命令、术语等)，那就创建一个字符样式并使用它。

　　相反，如果使用很特别并且不是重复需要的格式，那就继续前进并使用直接格式。例如，我在写信或者备忘录时想使用加粗进行强调，我会使用直接格式。我写一份正式的报告并涉及一份期刊的名称和期刊文章时，我会使用样式。

　　提示：为了Word2007更轻松地使用样式，可以为它们指定快捷键。在“Word选项”中，选择“自定义”选项卡并选择“自定义”。设置“类别”为“样式”。选择样式，单击“请按新快捷键”处，按下期望的键，然后单击“指定”-“关闭”，不要忘记单击“指定”!

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