2011计算机等级考试二级Access数据库教程(24)

　　5.4 报表排序和分组

　　缺省情况下，报表中的记录是按照自然顺序，即数据输入的先后顺序排列显示的。在实际应用过程中，经常需要按照某个指定的顺序排列记录数据，例如按照年龄从小到大排列等，称为报表“排序”操作。此外，报表设计时还经常需要就某个字段按照其值的相等与否划分成组来进行一些统计操作并输出统计信息，这就是报表的“分组”操作。

　　5.4.1 记录排序

　　使用“报表向导”创建报表时，操作到如图5.13所示步骤时，会提示设置报表中的记录排序，这时，最多可以对4个字段进行排序。“报表向导”中设置字段排序，除有最多一次设置4个字段的限制外，排序依据还限制只能是字段，不能是表达式。实际上，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序。

　　例5.8 在“教师信息表”报表设计中按照教师“工作时间”由早到晚进行排序输出。具体操作过程如下：

　　(1)使用“设计”视图打开报表，在“视图”菜单中选择“排序与分组”选项或单击工具栏上的“排序与分组” 按钮打开“排序与分组”对话框，如图5.38所示。

 

　　(2)在“排序与分组”对话框中，选择第一排序依据及其排序次序(升序或降序);这里，单击“字段/表达式”列的第一行并选择第一排序字段为“工作时间”，设置“排序次序”列的值为“升序”。如果需要可以在第二行设置第二排序字段，依此类推设置多个排序字段。在报表中设置多个排序字段时，先按第一排序字段值排列，第一排序字段值相同的记录再按第二排序字段值去排列，依此类推。

　　(3)单击工具栏上的“打印预览”按钮，对上述排序数据进行预览，如图5.39所示;最后保存报表。

 

　　5.4.2 记录分组

　　分组是指报表设计时按选定的某个(或几个)字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先要选定分组字段，将字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。通过分组可以实现同组数据的汇总和输出，增强了报表的可读性。一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。

　　例5.9 实现图5.4所示报表设计对学生成绩进行分组统计。操作步骤如下：

　　(1)首先，通过“设计”视图建立如图5.40所示的“学生选课成绩汇总表”。

 

　　(2)“视图”菜单中选择“排序与分组”选项或单击工具栏上的“排序与分组”按钮，弹出“排序与分组”对话框。单击对话框中“字段/表达式”列的第一行，选择“编号”字段作为分组字段，保留排序次序为“升序”。

　　(3)设置“排序与分组”对话框下部的分组属性。“组页眉”属性设置为“是”以显示组页眉节;“组页脚”属性设置为“是”以显示组页脚节;“分组形式”属性设置为“每一个值”以“编号”字段的不同值划分为;“组间距”属性设置为“1”以指定分组的间隔值;“保持同页”属性设置为“不”以指定输出时组页眉、主体和组页脚不在同一页上;若设置为“整个组”则组页眉、主体和组页脚会输出在同一页上。此时，“排序与分组”对话框显示状态如图5.41所示。

 

　　“分组形式”属性由分组字段的数据类型决定，具体见表5.2所示。

 

　　(4)设置完属性后，会在报表中添加组页眉和组页脚两个节区，分别用“编号页眉”和“编号页脚”来标识;将主体节内的“编号”和“姓名”两个文本框移至“编号页眉”节，并设置其格式：字体为“宋体”，字号为11磅。

　　分别在“编号页脚”节和报表页脚节内添加一个“控件源”为计算成绩平均值表达式的绑定文本框及相应附加标签;在“页面页脚”节，添加一个绑定文本框以输出显示报表页码信息。如图5.42所示。

 

　　(5)单击工具栏上的“打印预览”按钮，对上述排仔数据进行预览，分组显示和统计的效果即为图5.4所示。报表命名保存。

　　对已经设丑排序或分组的报表，可以在上述排序或分组设置环境里进行以下操作：添加排序、分组字段或表达式，刚除排序、分组字段或表达式，更改排序、分组字段或表达式。