4)文件化

　　生产经营单位应保持最新与充分的并适合企业实际特点的职业健康安全管理体系文件，以确保建立的职业健康安全管理体系在任何情况下(包括各级人员发生变动时)均能得到充分理解和有效运行。

　　职业健康安全管理体系文件应以适合自身管理的形式(如书面或电子形式)予以建立与保持，并应包括下列内容：

　　(1)职业健康安全方针和目标;

　　(2)职业健康安全管理的关键岗位与职责;

　　(3)主要的职业健康安全风险及其预防和控制措施;

　　(4)职业健康安全管理体系框架内的管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。

　　5)文件与资料控制

　　生产经营单位应制定书面程序，以便对职业健康安全文件的识别、批准、发布和撤销以及职业健康安全有关资料进行控制，确保其满足下列要求：

　　(1)明确体系运行中哪些是重要岗位以及这些岗位所需的文件，确保这些岗位得到现行有效版本的文件。

　　(2)无论在正常还是异常情况(包括紧急情况)下，文件和资料都应便于使用和获取。例如，在紧急情况下，应确保工艺操作人员及其他有关人员能及时获得最新的工程图、危险物质数据卡、程序和作业指导书等。

　　(3)职业健康安全管理体系文件应书写工整，便于使用者理解，并应定期评审，必要时予以修改。

　　(4)传达到企业内所有相关人员或受其影响的人员。

　　(5)建立现行有效并需控制的文件与资料发放清单，并采取有效措施及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回或防止误用。

　　(6)根据法律、法规的要求和(或)保存知识的目的，对留存的档案性文件和资料应予以适当标识。

　　6)记录与记录管理

　　生产经营单位建立和保持程序，用来标识、保存和处置有关职业健康安全记录。

　　生产经营单位的职业健康安全记录应填写完整、字迹清楚、标识明确，并确定记录的保存期，将其存放在安全地点，便于查阅，避免损坏。重要的职业健康安全记录应以适当方式或按法规要求妥善保护，以防火灾和损坏。

　　(三)计划与实施

　　1.计划与实施的目的

　　计划与实施的目的是要求生产经营单位依据自身的危害与风险情况，针对职业健康安全方针的要求做出明确具体的规划，并建立和保持必要的程序或计划，以持续、有效地实施与运行职业健康安全管理规划，包括初始评审、目标、管理方案、运行控制、应急预案与响应。

　　2.计划与实施的内容与要求

　　1)初始评审

　　初始评审是指对生产经营单位现有职业健康安全管理体系及其相关管理方案进行评价，目的是依据职业健康安全方针总体目标和承诺的要求，为建立和完善职业健康安全管理体系中的各项决策(重点是目标和管理方案)提供依据，并为持续改进企业的职业健康安全管理体系提供一个能够测量的基准。

　　对于尚未建立或欲重新建立职业健康安全管理体系的生产经营单位，或该企业属于新建组织时，初始评审过程可作为其建立职业健康安全管理体系的基础。

　　初始评审过程主要包括危害辨识、风险评价和风险控制的策划，法律、法规及其他要求两项工作。生产经营单位的初始评审工作应组织相关专业人员来完成，以确保初始评审的工作质量，如可行，此工作还应以适当的形式(如健康安全委员会)与企业的员工及其代表进行协商交流。初始评审的结果应形成文件。

　　(1)危害辨识、风险评价和风险控制策划。

　　生产经营单位应通过定期或及时地开展危害辨识、风险评价和风险控制策划工作，来识别、预测和评价生产经营单位现有或预期的作业环境和作业组织中存在哪些危害(风险)，并确定消除、降低或控制此类危害(风险)所应采取的措施。

　　生产经营单位应首先结合自身的实际情况建立并保持一套程序，重点提供和描述危害辨识、风险评价和风险控制策划活动过程的范围、方法、程度与要求。

　　生产经营单位在开展危害辨识、风险评价和风险控制的策划时，应注意满足下列要求：

　　在任何情况下，不仅考虑常规的活动，而且还应考虑非常规的活动;

　　除考虑自身员工的活动所带来的危害和风险外，还应考虑承包方、供货方包括访问者等相关方的活动，以及使用外部提供的服务所带来的危害和风险;

　　考虑作业场所内所有的物料、装置和设备造成的职业健康安全危害，包括过期老化以及租赁和库存的物料、装置和设备。

　　生产经营单位的危害辨识、风险评价和风险控制策划的实施过程应遵循下列基本原则，以确保该项活动的合理性与有效性：

　　①在进行危害辨识、风险评价和风险控制的策划时，要确保满足实际需要和适用的职业健康安全法律、法规及其他要求;

　　②危害辨识、风险评价和风险控制的策划过程应作为一项主动的而不是被动的措施执行，即应在承接新的工程活动和引入新的建筑作业程序，或对原有建筑作业程序进行修改之前进行。在这些活动或程序改变之前，应对已识别出的风险策划必要的降低和控制措施。

　　③应对所评价的风险进行合理的分级，确定不同风险的可承受性，以便在制定目标特别是制定管理方案时予以侧重和考虑。

　　生产经营单位应针对所辨识和评价的各类影响员工安全和健康的危害和风险，确定出相应的预防和控制的措施。所确定的预防和控制措施，应作为制定管理方案的基本依据，而且，应有助于设备管理方法、培训需求以及运行(作业)标准的确定，并为确定监测体系运行绩效的测量标准提供适宜信息。

　　生产经营单位应按预定的或由管理者确定的时间或周期对危害辨识、风险评价和风险控制过程进行评审。同时，当企业的客观状况发生变化，使得对现有辨识与评价的有效性产生疑义时，也应及时进行评审，并注意在发生变化前即采取适当的预防性措施，并确保在各项变更实施之前，通知所有相关人员并对其进行相应的培训。

　　(2)法律法规及其他要求。

　　为了实现职业健康安全方针中遵守相关适用法律法规等的承诺，生产经营单位应认识和了解影响其活动的相关适用的法律、法规和其他职业健康安全要求，并将这些信息传达给有关的人员，同时，确定为满足这些适用法律法规等所必须采取的措施。