根据基金管理人的实际情况,负责合规管理的部门可能有专门的合规部,也有可能称法律合规部,也有称监察稽核部。基金管理人在董事会和管理层会设立专门的风险控制委员会,安排督察长分管合规管理部的工作。
合规管理部门是负责基金公司合规工作的具体组织和执行部门,依照所规定的职责、权限、方法和程序独立开展工作,负责公司各部门和全体员工的合规管理工作,合规管理部门对总经理负责。
合规管理部门人员应具备较高的思想素质和法制观念,坚持原则、忠于职守、廉洁奉公、公正无私,并具备相应的专业知识。合规管理部门必须制定相应的人员岗位责任制,明确任务,落实责任。合规管理部门工作人员同样应遵守公司各种规章制度和规定。合规管理部门依据国家及有关部门的法律法规、公司章程、基金合同和公司内部管理制度,在所赋予的权限内,按照所规定的程序和方法,对行为对象进行公正客观的检查监督并提出处理建议。
合规管理部门应在督察长的管理下协助高级管理层有效识别和管理所面临的合规风险,履行以下基本职责:
(1)持续关注法律、规则和准则的最新发展,正确理解法律、规则和准则的规定及其精神,准确把握法律、规则和准则对基金经营的影响,及时为高级管理层提供合规建议。
(2)制定并执行风险为本的合规管理计划,包括特定政策和程序的实施与评价、合规风险评估、合规性测试、合规培训与教育等。
(3)审核评价基金管理人各项政策、程序和操作指南的合规眭,组织、协调和督促各业务条线和内部控制部门对各项政策、程序和操作指南进行梳理和修订,确保各项政策、程序和操作指南符合法律、规则和准则的要求。
(4)协助相关培训和教育部门对员工进行合规培训,包括新员工的合规培训,以及所有员工的定期合规培训,并成为员工咨询有关合规问题的内部联络部门。
(5)组织制定合规管理程序以及合规手册、员工行为准则等合规指南,并评估合规管理程序和合规指南的适当性,为员工恰当执行法律、规则和准则提供指导。
(6)积极主动地识别和评估与基金管理人经营活动相关的合规风险,包括为新产品和新业务的开发提供必要的合规性审核和测试,识别和评估新业务方式的拓展、新客户关系的建立以及客户关系的性质发生重大变化等所产生的合规风险。
(7)收集、筛选可能预示潜在合规问题的数据,如消费者投诉的增长数、异常交易等,建立合规风险监测指标,按照风险矩阵衡量合规风险发生的可能性和影响,确定合规风险的优先考虑序列。
(8)实施充分且有代表性的合规风险评估和测试,包括通过现场审核对各项政策和程序的合规性进行测试,询问政策和程序存在的缺陷,并进行相应的调查,合规性测试结果应按照基金管理人的内部风险管理程序,通过合规风险报告路线向上报告,以确保各项政策和程序符合法律、规则和准则的要求。
(9)保持与监管机构日常的工作联系,跟踪和评估监管意见和监管要求的落实情况。如基金管理合规部门可就基金募集、基金投资、管理人员变动等运作情况主动与监管机构进行沟通,通过监管机构相关信息的反馈避免合规风险的发生。
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