第二节 工作分析的实施流程

　　确定工作分析的目的：

　　工作分析的目的是指工作分析收集信息的用途，它决定了在调查、分析过程中需要收集的信息侧重点、收集信息的方法、形成的工作分析结果以及结果的用途等。因此，实施工作分析，应当首先建立目标导向的工作分析系统。所谓“工作分析的目标导向”，是指明确规定工作分析的具体目标和工作分析成果的具体用途，以此作为构建整个工作分析系统的依据。

　　根据工作分析目前在国内企业管理实践中的主要用途，可以将工作分析的不同目标导向收集信息的类型以及信息收集的成果总结为:以组织结构和职位设置优化为目的的工作分析，这类工作分析侧重收集工作目的、职责、权限、工作流程以及该职位在流程中的作用等方面的信息，目的是为了发现企业现存的问题，进行组织结构优化、理顺企业流程以及对工作职责和权限进行明确界定。如果工作分析的目的是为设计一套科学合理的招聘和甄选系统，那么就需要收集详细的职责信息，确定甄选标准，建立胜任特征模型，明确任职资格。如果工作分析的目的是为培训开发提供基础和依据，那么在实施工作分析时，需要界定任职资格中可以培训的部分、分析工作中常出现的错误以及工作难点，需要收集的信息类型包括工作职责、工作难点、关键工作行为以及任职资格，最终通过工作分析，确定培训需求和培训的难点与重点。如果以绩效考核为目标，则需要收集有关各项职责与任务的重要程度、过失损害的信息，对工作职责以及责任细分进行界定，为考核指标的提取以及权重的确定提供前提。如果工作分析的目标导向是薪酬管理，那么需要关注如下信息:工作在企业中的地位、对企业战略的贡献、工作所需知识技能与能力水平、工作职责、任务的复杂性与难度、工作环境条件以及工作负荷与强度的大小等与工作评价要素相关的信息。

　　所以，实施工作分析首先要明确工作分析的目的，根据工作分析的目的制订工作分析计划中的各项内容，包括:工作分析实施主体、工作分析信息收集的方法、收集信息的类型、具体实施的时间计划、工作分析的结果及其应用途径、所需费用等。

　　调查工作相关的背景信息：

　　在确定了工作分析的实施目的之后，可以通过调查企业内部资料和外部资料来掌握与工作相关的背景信息，为工作相关信息的收集、分析整理以及结果的形成奠定基础。

　　(一)企业内部信息

　　通过调查企业内部资料，可以获得与工作相关的背景信息。这些内部资料包括:企业的战略、企业文化、各项制度和政策、组织机构图、作业流程说明、ISO质量文件、各部门职能职责分工、职位配置图、职位办事细则、劳动合同以及原有的对部门/职位的职责界定等。

　　有效地利用这些背景资料，不仅有利于工作分析人员对企业现状进行较为快速、全面的了解，还可以在很大程度上降低工作信息收集的难度和工作量。在上述企业内部资料中，组织机构图、工作流程图、职位配置图以及企业原有的对部门/职位的职责界定等一些文件资料非常有助于工作分析人员对工作背景信息的掌握。

　　(二)企业外部信息

　　单纯局限于企业内部信息是无法对企业进行合理、有效的工作分析的，因此在工作分析时还要尽量收集相关外部信息，这样才能对工作有更深入的理解。

　　1.行业内或专业领域内的相关政策规定

　　包括:国家的法律法规、行业内的政策、职业资格准入制度。

　　2.其他企业相似工作信息

　　通过同行业单位网站、有关招聘的门户网站等途径搜集其他企业相似职业的职位说明书等信息。

　　3.国内外职业标准或工作规范

　　(1)《中华人民共和国职业分类大典》和相关职业标准;

　　(2)国际劳工局制定的《国际标准职业分类》;

　　(3)其他国家的职业名称辞典。如美国((职位名称词典》(DOT),《加拿大职业分类词典》等。

　　运用工作分析技术收集工作相关信息：

　　工作分析的方法技术应当与工作分析的实施目的、被分析职位的性质和特点相适应。所以，应当根据企业的性质、职位的性质以及工作分析的目的来选择适当的工作分析方法。

　　常用的工作分析方法包括:访谈法、观察法、工作实践法、问卷法、工作日志法、文献分析法

　　以及主题专家会议法等。各种方法的特点不同，因此其适用范围也不同，见表5-1

 

　　另外，各种工作分析方法都具有各自的优势和局限性，所以在选择工作分析方法之前，需要系统性地掌握常用工作分析方法的特点。

　　在确定了适当的工作分析方法之后，需要选择企业中的典型职位.并运用这些技术首先对典型职位进行分析，收集这些工作的工作活动、职责、工作联系、工作环境和任职资格要求等的信息，对被分析职位进行全方面的了解。这些信息的真实性和准确性直接关系,工作分析的效果。所谓典型职位，是指一系列数日众多、特征相似的职位中最具代表性的一个职位。通过对典型职位进行分析，可以在一定程度上实现对所有职位的把握，同时实现节约成本的目的、选择典型职位应该考虑如下要素:职位的代表性;职位的关键程度;职位内容的变化频率和程度;职位任职者的绩效。

　　整理和分析工作相关信息：

　　在工作分析信息收集完成之后，需要对工作信息进行核对与分类，甄选出有用的信息，并对它们进行分析、综合与归纳。

　　1.整理工作信息

　　在工作分析信息收集完成后，工作分析人员首先需要对工作信息进行核对、辨别真伪。工作分析人员要将获得的信息送交职位的任职者和直接主管进行审查确认。信息核对的过程有助于确定工作分析所获得的信息是否正确、完整。核对信息完成之后需要对信息进行归类.甄选出与工作分析密切相关的信息。

　　2.分析工作信息

　　分析工作信息可以按照如下步骤进行:

　　首先。按照工作流程或者不同工作之间逻辑上的一致性将整个工作团队乃至部门、企业的全部工作信息进行梳理，得到部门的工作任务清单，并在得到企业内部确认的情况下，进一步分析部门间的权限关系，确认部门工作任务及权限分配。然后，针对部门内的每一职位，确认其工作任务清单，并根据工作任务的时间消耗(即该项工作占总作业时间的比例)和工作任务的相对重要程度(即发生问题对工作的影响程度和影响的持久性程度)判断任务清单中的关键工作任务(即对工作绩效影响大的工作任务)。最后，针对关键工作任务进行分析，确认该工作的任职资格条件。

　　形成工作分析结果：

　　工作分析的结果之一就是职位说明书，它包括工作描述和工作规范两部分。工作描述是对有关工作职责、工作内容、工作权限、工作环境等工作自身特性等方面的书面描述。工作规范描述了工作对人的知识、技能、能力、品格、教育背景和工作经历等方面的要求。

　　职位说明书只是工作分析结果的一部分，根据工作分析的目的不同，还可能需要编写工作分类和胜任特征模型等文件。

　　核对与应用工作分析结果：

　　工作分析结果形成之后，要与工作相关人员通过会议讨论、书面交流等方式核对工作分析结果，目的是征询工作相关人员对工作分析结果的意见和建议，检查工作分析结果中是否出现职责重叠、职责错位和职责空缺、术语表达不规范等问题，发现问题之后及时修改完善。

　　工作分析结果确定之后，需要相关人员(包括工作任职者、直接上级、人力资源部门经理等)签字确认。并根据工作分析的目的，将工作分析结果运用到企业管理中。

　　这里需要注意的是，职位说明书等文件的管理和使用是一个动态的过程，随着企业战略调整、企业结构变化、技术变革、工作性质和内容变化等等，工作分析的结果性文件也要随之做出相应的调整。若要对工作分析成果文件实现动态的管理。需要工作分析主管人员建立畅通的工作信息反馈渠道，不断地调整与完善工作分析成果文件。

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