财政部：2017会计从业《会计电算化》大纲(word版)

第 1 页：第一章 会计电算化概述

第 2 页：第二章 会计软件的运行环境

第 3 页：第三章 会计软件的应用

第 4 页：第四章 电子表格软件在会计中的应用

第四章 电子表格软件在会计中的应用

　　【基本要求】

　　1.了解常用电子表格软件的种类

　　2.了解电子表格软件的主要功能

　　3.熟悉Exce1软件的用户界面

　　4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法

　　5.熟悉Exce1文件管理的常用方法

　　6.熟悉Exce1图表的插入方法

　　7.掌握数据输入与编辑的常用方法

　　8.掌握Exce1的公式及其运用

　　9.掌握Exce1常用函数的使用

　　10.掌握数据清单的设计要求

　　11.掌握记录单的使用方法

　　12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法

　　13.掌握数据透视表创建与设置的方法

　　【考试内容】

　　第一节 电子表格软件概述

　　一、常用的电子表格软件

　　电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。

　　WINDOWS操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Exce1、金山WPS电子表格等;Mac操作系统下则有苹果的Numbers，该软件同时可用于iPad等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如Lotus Notes、第三方电子表格软件如Formu1a One等。

　　微软的Exce1软件(以下简称Exce1)是美国微软公司研制的办公自动化软件OFFICE的重要组成部分，目前已经广泛应用于会计、统计、金融、财经、管理等众多领域。考虑到其操作简单直观、应用范围广泛、用户众多且与其他电子表格软件具有很好的兼容性，未特别说明时，本大纲主要介绍Exce1有关内容。Exce1软件有多种不同的版本，目前比较有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

　　二、电子表格软件的主要功能

　　电子表格软件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理数据;(3)实现数据网上共享;(4)制作图表;(5)开发应用系统。

　　(一)建立工作簿

　　Exce1启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格”。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立。工作表是Exce1存储和处理数据的主要文档。每张工作表由若干行和列组成，行和列交叉形成单元格。单元格是工作表的最小组成单位，单个数据的输入和修改都在单元格中进行，每一单元格最多可容纳32767个字符。

　　在Exce1 2003中，每个工作簿默认含有3张工作表，每张工作表由65536行和256列组成;在Exce1 2013中，每个工作簿默认含有1张工作表，该工作表由1048576行和16384列组成。默认的工作表不够用时，可以根据需要予以适当添加。每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。

　　(二)管理数据

　　用户通过Exce1不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

　　(三)实现数据网上共享

　　通过Exce1，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

　　(四)制作图表

　　Exce1提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。Exce1不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系;不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。

　　(五)开发应用系统

　　Exce1自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Exce1的功能。

　　三、Exce1软件的启动与退出

　　(一)Exce1软件的启动

　　通常可以采用下列方法启动Exce1软件：

　　1.点击“开始”菜单中列示的Exce1快捷命令;

　　2.点击桌面或任务栏中Exce1的快捷方式图标;

　　3.通过“运行”对话框启动Exce1软件;

　　4.打开现成的Exce1文件。

　　(二)Exce1软件的退出

　　通常可以采用下列方法退出Exce1软件：

　　1.点击标题栏最右边的关闭按钮;

　　2.点击“关闭窗口”或“关闭所有窗口”命令;

　　3.按击快捷键“A1t+F4”。

　　以上三种方法操作时，如果退出前有编辑的内容未被保存，将出现提示是否保存的对话框。

　　需注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，如果当前有多个工作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Exce1文件仍在运行，Exce1软件并未退出。只有这些文件均被关闭后，Exce1软件才能退出。

　　四、Exce1软件的用户界面

　　Exce1软件启动后，通常会建立一个新的空白工作簿或者打开一个现有的工作簿，并在屏幕上呈现一个最大化的工作簿窗口(简称“窗口”)。这一窗口是用户操作Exce1软件的重要平台，被称为默认的用户界面。Exce1软件的默认用户界面因版本不同而有所区别。其中，Exce1 2003及以下版本的默认用户界面基本相同，由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Exce1 2007及以上版本的默认用户界面基本相同，主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

　　五、Exce1文件的管理

　　Exce1文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

　　(一)Exce1文件的新建与保存

　　1.Exce1文件的新建

　　新建Exce1文件有许多种不同的方法。

　　2.Exce1文件的保存

　　为了继续使用新建的Exce1文件，应当以合适的名称和类型将Exce1文件保存在适当的位置。Exce1文件在编辑修改完毕或退出Exce1软件之前，均应进行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

　　(1)通过按击功能键“F12”键进行保存。

　　(2)通过按击快捷键“Ctr1+S”键进行保存。

　　(3)通过单击常用工具栏(适用于Exce1 2003)或快速访问工具栏(适用于Exce1 2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

　　(4)通过“文件”菜单(或Exce1 2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。

　　为了避免Exce1软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息，系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔，这一时间间隔还可以自定义。

　　(二)Exce1文件的关闭与打开

　　1.Exce1文件的关闭

　　Exce1软件退出前必须关闭处于打开状态的Exce1文件，因此，也可以采用前述三种Exce1软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Exce1文件：

　　(1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

　　(2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

　　(3)按击快捷键“Ctr1+F4”。

　　上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Exce1文件仍处于打开状态，Exce1软件仍在运行，并可通过按击“Ctr1+N”键等方式创建新工作簿。

　　2.Exce1文件的打开

　　打开Exce1文件的方法主要有：

　　(1)通过直接点击Exce1文件打开。

　　(2)通过快捷菜单中“打开”命令打开。

　　(3)通过Exce1“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。

　　(4)通过常用工具栏(适用于Exce1 2003)或快速访问工具栏(适用于Exce1 2013)中的“打开”按钮进行打开。

　　(5)通过按击快捷键“Ctr1+O”(字母O的按键)进行打开。

　　(三)Exce1文件的保密与备份

　　1.Exce1文件的保密

　　对于设置了打开权限密码的Exce1文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的Exce1文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。

　　2.Exce1文件的备份

　　Exce1软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同。

　　(四)Exce1文件的修改与删除

　　1.Exce1文件的修改

　　Exce1文件的修改通常在已打开的Exce1文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

　　2.Exce1文件的删除

　　Exce1文件的删除方法包括：

　　(1)选中要删除的Exce1文件，按击“De1ete”键进行删除。

　　(2)鼠标右键点击要删除的Exce1文件，选择删除命令。

第二节 数据的输入与编辑

　　一、数据的输入

　　(一)数据的手工录入

　　Exce1中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。Exce1文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。

　　1.在单个单元格中录入数据;

　　2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据;

　　3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据;

　　4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据。

　　可将工作簿中多张工作表组合成工作组。

　　(二)单元格数据的快速填充

　　1.相同数据的填充

　　2.序列的填充

　　序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。使用填充柄可自动根据已填入的数据填充序列的其他数据。

　　3.填充序列类型的指定

　　利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型。

　　拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。

　　(三)导入其他数据库的数据

　　EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。

　　二、数据的编辑

　　(一)数据的复制和剪切

　　1.数据的复制和粘贴

　　Exce1中，可以使用“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。

　　2.数据的剪切与粘贴

　　数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据;数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

　　(二)数据的查找和替换

　　1.查找和替换特定数据

　　如果只需要查找，单击“查找下一个”逐个查找或单击“查找全部”一次性全文查找;如果需要替换，单击“替换”逐个替换或单击“全部替换”一次性全部替换。

　　2.选中包含公式的单元格

　　依次单击“编辑”、“查找和选择”、“公式”，选中工作簿中所有包含公式的单元格。

　　3.替换格式

　　进行相应格式设置后单击确定回到“查找与替换”对话框，单击“全部替换”即完成对内容和格式的批量替换。

　　三、数据的保护

　　(一)保护工作簿

　　Exce1可以为重要的工作簿设置保护，限制进行相应的操作。

　　1.限制编辑权限

　　工作簿被保护后所有的操作都不可进行。如果要撤销保护工作簿，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作簿”，输入正确的密码后可撤销保护。

　　2.设置工作簿打开权限密码

　　设置密码完成后，当再次打开工作簿时需要输入正确的密码才能打开。

　　(二)保护工作表

　　在Exce1 2013中，可以对工作表进行编辑权限设定，限制他人对工作表的编辑权限，如插入行、插入列等。取消权限保护需输入正确的密码。

　　如果要撤销保护工作表，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作表”，正确输入取消工作表保护时使用的密码后可撤销保护。

　　(三)锁定单元格

　　锁定单元格可以使单元格的内容不能被修改，使用“锁定单元格”功能必须启用保护工作表功能。

第三节 公式与函数的应用

　　一、公式的应用

　　(一)公式的概念及其构成

　　公式是指由等号“=”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等;运算符是使Exce1自动执行特定运算的符号。Exce1中，运算符主要有四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

　　Exce1中，公式总是以等号“=”开始，以运算体结束，相邻的两个运算体之间必须使用能够正确表达二者运算关系的运算符进行连接。即公式的完整表达式按以下方式依次构成：等号“=”、第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直至最后一个运算体。

　　(二)公式的创建与修改

　　1.公式的创建

　　Exce1中，创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入。

　　2.公式的编辑和修改

　　公式编辑和修改的方法有：

　　(1)双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。

　　(2)选中公式所在的单元格，按下“F2”建后直接在单元格内更改内容。

　　(3)选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应更改。

　　需注意的是，在编辑或者移动点击输入公式时，不能随便移动方向键或者单击公式所在单元格以外的单元格，否则单元格内光标移动之前的位置将自动输入所移至单元格的地址名称。

　　(三)公式的运算次序

　　对于只由一个运算符或者多个优先级次相同的运算符(如既有加号又有减号)构成的公式，Exce1将按照从左到右的顺序自动进行智能运算;但对于由多个优先级次不同的运算符构成的公式，Exce1则将自动按照公式中运算符优先级次从高到低进行智能运算。

　　为了改变运算优先顺序，应将公式中需要最先计算的部分使用一对左右小圆括号括起来，但不能使用中括号。公式中左右小圆括号的对数超过一对时，Exce1将自动按照从内向外的顺序进行计算。

　　(四)公式运算结果的显示

　　Exce1根据公式自动进行智能运算的结果默认显示在该公式所在的单元格里，编辑栏则相应显示公式表达式的完整内容。该单元格处于编辑状态时，单元格也将显示等号“=”及其运算体和运算符，与所对应编辑栏显示的内容相一致。

　　1.查看公式中某步骤的运算结果

　　单元格中默认显示的运算结果是根据完整的公式表达式进行运算的结果，但可通过下述方法查看公式中某步骤的运算结果：

　　(1)选中公式所在的单元格，双击或按“F2”键进入编辑状态;

　　(2)选中公式中需要查看其运算结果的运算体和运算符，按“F9”键后，被选中的内容将转化为运算结果，该运算结果同时处于被选中状态。

　　(3)按下“Esc”键或者“Ctr1+Z”组合键(或单击“撤消”按钮)，运算结果将恢复为公式表达式的原来内容。

　　2.公式默认显示方式的改变

　　为了检查公式整体或者其中某一组成部分的表述是否正确，可以使单元格默认显示完整的公式表达式，实现公式表达式与运算结果之间的便捷切换。

　　3.将公式运算结果转换为数值

　　采用复制粘贴的方法将公式原地复制后，进行选择性粘贴，但只粘贴数值。

　　二、单元格的引用

　　单元格引用是指在不同单元格之间建立链接，以引用来自其他单元格的数据。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。

　　通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值，常用的单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。此外还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其他应用程序中的数据。

　　(一)引用的类型

　　1.相对引用

　　如果公式使用的是相对引用，公式记忆的是源数据所在单元格与引用源数据的单元格的相对位置，当复制使用了相对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用将自动更新，数据源将指向与当前公式所在单元格位置相对应的单元格。在相对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面没有任何标示符号。Exce1默认使用的单元格引用是相对引用。

　　2.绝对引用

　　如果公式使用的是绝对引用，公式记忆的是源数据所在单元格在工作表中的绝对位置，当复制使用了绝对引用的公式到别的单元格式，被粘贴公式中的引用不会更新，数据源仍然指向原来的单元格。在绝对引用中，所引用的单元格地址的列坐标和行坐标前面分别加入标示符号“$”。如果要使复制公式时数据源的位置不发生改变，应当使用绝对引用。

　　3.混合引用

　　混合引用是指所引用单元格地址的行标与列标中只有一个是相对的，可以发生变动，而另一个是绝对的。

　　(二)输入单元格引用

　　在公式中可以直接输入单元格的地址引用单元格，也可以使用鼠标或键盘的方向键选择单元格。单元格地址输入后，通常使用以下两种方法来改变引用的类型：

　　(三)跨工作表单元格引用

　　跨工作表单元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的单元格，又称三维引用，需要按照以下格式进行跨表引用：

　　工作表名!数据源所在单元格地址

　　(四)跨工作簿单元格引用

　　跨工作簿单元格引用是指引用其他工作簿中的单元格，又称外部引用，需要按照以下格式进行跨工作簿引用：

　　[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址

　　三、函数的应用

　　在Exce1中，利用函数可以快速执行有关计算。

　　函数的基本格式是：函数名(参数序列)。参数序列是用于限定函数运算的各个参数，这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。函数只能出现在公式中。

　　(一)常用函数

　　1.统计函数

　　(1)MAX

　　MAX(number1，number2，……)用于返回数值参数中的最大值，忽略参数中的逻辑值和文本。

　　(2)MIN

　　MIN(number1，number2，……)用于返回数值参数中的最小值，忽略参数中的逻辑值和文本。

　　(3)SUM

　　SUM(number1，number2，……)用于计算单元格区域中所有数值的和。

　　(4)SUMIF

　　SUMIF(range，criteria，sum_range)用于对满足条件的单元格求和。

　　(5)AVERAGE

　　AVERAGE(number1，number2，……)用于返回参数的算术平均值。

　　(6)AVERAGEIF

　　AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的算术平均值。

　　(7)COUNT

　　COUNT(va1ue1，va1ue2，……)用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。

　　(8)COUNTIF

　　COUNTIF(range，criteria)用于对区域中满足单个指定条件的单元格进行计数。

　　2.文本函数

　　(1)LEN

　　LEN(text)用于返回文本字符串中的字符数。

　　(2)RIGHT

　　RIGHT(text，num_chars)用于从文本字符串中最后一个字符开始返回指定个数的字符。

　　(3)MID

　　MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中从指定位置开始的指定数目的字符。

　　(4)LEFT

　　LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一个字符开始至指定个数的字符。

　　3.逻辑函数IF

　　IF(1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se)用于判断“1ogica1_test”的内容是否为真，如果为真则返回“va1ue_if_true”，如果为假则返回“va1ue_if_fa1se”的内容。

　　4.查找与引用函数

　　(1)LOOKUP

　　LOOKUP函数用于返回向量(单行区域或单列区域)或数组中的数值。它具有两种语法形式：向量形式和数组形式。向量形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector)用于在单行区域或单列区域(称为“向量”)中查找值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的值。

　　数组形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，array)用于在数组的第一行或第一列中查找指定的值，并返回数组最后一行或最后一列内同一位置的值。数组是指用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式;数组常量是用作参数的一组常量。

　　(2)INDEX

　　INDEX(array，row_num，co1umn_num)用于返回表格或数组中的元素值，此元素由行号和列号的索引值给定。

　　(3)MATCH

　　MATCH(1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type)用于在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。

　　5.日期与时间函数

　　(1)YEAR

　　YEAR(seria1_number)用于返回某日期对应的年份。

　　(2)MONTH

　　MONTH(seria1_number)用于返回某日期对应的月份，介于1到12之间。

　　(3)DAY

　　DAY(seria1_number)用于返回某日期对应的天数，介于1到31之间。

　　(4)NOW

　　NOW()用于返回当前的日期和时间。

　　(二)基本财务函数

　　1.SLN

　　SLN(cost，sa1vage，1ife)用于返回某项资产以直线法计提的每一期的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。

　　2.DDB

　　DDB(cost，sa1vage，1ife，period，factor)用于使用双倍余额递减法或其他指定的方法，计算一项固定资产在给定期间内的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。period是必需参数，指需要计算折旧值的期间。period必须使用与1ife相同的单位。factor是可选参数，指余额递减速率。如果factor被省略，则默认为2，即使用双倍余额递减法。

　　3.SYD

　　SYD(cost，sa1vage，1ife，per)用于返回某项资产按年数总和折旧法计算的在第“per”期的折旧值。

　　cost是必需参数，指固定资产原值。sa1vage是必需参数，指固定资产的残值。1ife是必需参数，指固定资产的折旧期数。per是必需参数，指第几期，其单位必须与1ife相同。

第四节 数据清单及其管理分析

　　一、数据清单的构建

　　(一)数据清单的概念

　　Exce1中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。

　　数据清单是一种包含一行列标题和多行数据，且每行同列数据的类型和格式完全相同的Exce1工作表。

　　数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。

　　(二)构建数据清单的要求

　　为了使Exce1自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有：

　　1.列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。

　　2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

　　3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。

　　4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

　　二、记录单的使用

　　(一)记录单的概念

　　记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

　　(二)通过记录单处理数据清单的记录

　　1.通过记录单处理记录的优点

　　通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

　　2.“记录单”对话框的打开

　　打开“记录单”对话框的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令。

　　Exce1 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过单击以自定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。

　　“记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

　　3.在“记录单”对话框中输入新记录

　　在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改;如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。

　　4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

　　通过查询，符合条件的记录将分别出现在对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。这种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。

　　5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录

　　查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改。在确认修改前，“还原”按钮处于激活状态，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有修改。

　　6.利用“记录单”对话框删除特定记录

　　记录删除后无法通过单击“还原”按钮来撤销。

　　三、数据的管理与分析

　　在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。

　　(一)数据的排序

　　数据的排序是指在数据清单中，针对某些列的数据，通过“数据”菜单或功能区中的排序命令来重新组织行的顺序。用户可按照相关步骤进行快速排序和自定义排序。

　　(二)数据的筛选

　　数据的筛选是指利用“数据”菜单中的“筛选”命令对数据清单中的指定数据进行查找和其他工作。

　　筛选后的数据清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。通过筛选工作表中的信息，用户可以快速查找数值。用户不但可以利用筛选功能控制需要显示的内容，而且还能够控制需要排除的内容。用户可进行快速筛选、高级筛选和清除筛选。

　　(三)数据的分类汇总

　　数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。分类汇总采用分级显示的方式显示数据，可以收缩或展开工作表的行数据或列数据，实现各种汇总统计。

　　1.创建分类汇总

　　需设置采用的“汇总方式”和“选定汇总项”的内容，数据清单将以选定的“汇总方式”按照“分类字段”分类统计，将统计结果记录到选定的“选定汇总项”列下，同时可以通过单击级别序号实现分级查看汇总结果。

　　2.清除分类汇总

　　打开“分类汇总”对话框后，单击“全部删除”按钮即可取消分类汇总。

　　(四)数据透视表的插入

　　数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。

　　1.数据透视表的创建

　　单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项，接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行相关操作可创建数据透视表。

　　数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。

　　2.数据透视表的设置

　　(1)重新设计版面布局。

　　(2)设置值的汇总依据。

　　(3)设置值的显示方式。

　　(4)进行数据的筛选。

　　(5)设定报表样式。

　　(五)图表的插入

　　框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插入。

　　图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当调整大小及其位置。

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