2011上海会计从业资格《会计基础》学习笔记(44)

　　第二节 会计档案的归档、保管及销毁

　　一、会计档案的归档

　　(一)会计档案的装订

　　1.会计凭证的装订。

　　会计凭证一般每月装订一次。会计凭证装订后，应在每本凭证封面上填写好凭证种类、起仡号码、凭证张数，会计主管人员和凭证装订人员在在封面上签章;同时，应在凭证封面上编好卷号，按卷号顺序入柜，并应在显露出标明凭证种类编号，以便调阅。

　　2.会计账簿的装订。

　　各种会计账簿在年终办理了年度结账后，除跨年度连续使用的账簿外，其他账簿都应按时整理立卷，其他账簿都应按时整理立卷，其装订要求在会计账簿一章中已经述及，不在赘述。3.财务会计报告的装订。财务会计报告编制完成并及时报出后，留存的财务会计报告应按月装订成册，谨防丢失。财务会计报告的装订要求如下：

　　(1)核对整理。

　　装订前要按编报目录核对财务会计报告是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，并防止折角。

　　(2)按顺序进行装订。

　　财务会计报告的装订顺序为封面——编制说明——各种会计报表(按会计报表的编号顺序排列)——会计报表附注——封底。

　　(3)编号。

　　各种财务会计报告应根据其保管期限编制卷号。

　　4.其他会计核算资料的装订。

　　属于会计档案构成内容的其他会计核算资料，也应按照一定的规则、顺序予以装订成册。

　　(二)会计档案的整理立卷

　　各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案的整理要求有以下几点：

　　1.分类标准要统一。

　　一般将财务会计资料分成一类会计账簿、二类会计凭证、三类会计报表、四类文字资料及其他会计核算资料。

　　2.档案形成要统一。

　　包括案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列都要统一。

　　3.管理要求要统一。

　　要建立会计资料档案簿、会计资料档案目录。会计凭证要装订成册，报表和文字资料应分类立卷，其他零星资料要按年度排序并编装订成册。

　　(三)会计档案的归档

　　根据《会计档案管理办法》规定，单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由半单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。但出纳人员不得兼管会计档案。单位会计机构向单位档案部门移交会计档案的程序是：(1)编制移交清册，填写交接清单;(2)在账簿使用日期栏填写移交日期;(3)交接人员按移交清册和交接清单所列项目核查无误后签章。

　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　二、会计档案的保管

　　(一)、会计档案的保管要求

　　会计档案是重要的历史资料，必须妥善保管。电算化会计档案的保管还要注意采取防盗、防磁措施。

　　(二)会计档案的保管期限

　　会计档案的保管期限可分为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、和25年5类。会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。现列示企业和其他组织会计档案保管期限表

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