2012会计从业资格《会计电算化》辅导讲义(16)

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　　第四节　电子表格软件

　　一、Excel 2003概述

　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。(演示)

　　Excel的主要功能包括：

　　(一)建立电子表格

　　(二)数据管理

　　(三)制作图标

　　(四)数据网上共享

　　二、Excel 2003的启动、退出与窗口组成

　　(一)Excel 2003的启动

　　1.通过“开始”菜单启动。

　　2.通过桌面快捷方式启动。

　　3.通过Excel 2003的安装路径打开Excel 2003。

　　(二)Excel 2003的窗口组成

　　1.标题栏

　　2.菜单栏

　　3.工具栏

　　4.名称框和编辑栏(演示)

　　左边的称为名称框，主要显示工作表中光标所在的单元格位置。

　　右侧的空白栏称为编辑栏，用于显示活动单元格中的数据和公式。

　　5.工作表编辑区(演示)

　　也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。

　　单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格有惟一的单元地址标识。

　　单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，

　　行号：用1、2、3……等阿拉伯数字表示，

　　列号：以A、B、C……等字母形式表示。

　　且列号在前，行号在后。如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。

　　全选框：位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。

　　注：菜单中没有全选命令。

　　6.工作表标签

　　工作表标签位于水平滚动条的左边，用于显示正在编辑的工作表名称。

　　在同一个工作簿内单击相应的工作表标签，可在不同工作表之间进行选择与转换。

　　7.水平和垂直滚动条

　　8.状态栏

　　9.任务窗格

　　(三)Excel 2003的退出

　　1.通过标题栏的“关闭”按钮退出。右侧。

　　2.通过文件菜单退出。

　　3.双击标题栏的控制按钮退出。左侧。

　　4.通过“任务栏”退出。

　　5.快捷键退出。

　　三、工作表的基本操作

　　(一)新建工作簿

　　在启动Excel 2003程序后，会自动产生一个空白工作簿，默认名为Bookl.xls，其中xls是Excel的统一扩展名。

　　如果要创建新工作簿可以用以下三种方法：

　　1.单击常用工具栏中的“新建”按钮。

　　2.执行菜单栏中的“文件”→“新建”命令。

　　3.敲击键盘中的Ctrl+N组合键。

　　区别：工作簿\工作表

　　Excel工作簿是由若干张工作表组成。

　　一个Excel工作簿中可以包含1-255个工作表。

　　在系统默认状态下，一个Excel工作簿含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。

　　新建工作表方法

　　1.插入菜单---插入工作表

　　2.快捷菜单---标签右键

　　(二)输入数据

　　2010年上半年员工销售奖金一览表　2010年7月1日　　　单位：万元

　　1.输入文本、数字、日期及时间

　　(1)输入文本---字符型数据

　　选定单元格，在单元格中输入文字，输入完毕敲击键盘中的Enter键，输入的文本将显示在“编辑栏”中。

　　对齐方式：左对齐

　　超长处理：

　　如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示;

　　如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，当用命令将该单元所在列的列宽调整到足够宽时，被隐藏的内容将自动显示出来。

　　数字字符串的输入：电话号码、职工编号

　　输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号“′”

　　引导输入符号“′”仅为控制符号，它不是字符串的组成部分。

　　数字字符串不参加数学运算。

　　(2)输入数字---数值型数据

　　对齐方式：右对齐。

　　超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式。

　　(3)输入日期及时间---日期型数据

　　当输入的数据符合日期格式时，Excel将以日期格式存储数据。

　　日期格式的分隔符为“-”或“/”。例如：2010-12-21 2010/12/21

　　对齐方式：右对齐

　　超长处理：数据就不会显示，在输入数据的位置显示错误值“#######”。要解决这个问题，只要增加单元格的列宽即可。

　　(三)其他方式输入

　　1.记忆输入

　　同一数据列中输入一个已经存在的单词或词组。

　　2.连续填充

　　(1)填充相同数据

　　填充柄“+” 号，

　　文本、数值：直拖;

　　月度、星期等序列：Ctrl。

　　(2)等差数列填充

　　方法一：

　　A1单元格 “1”，

　　A2单元格 “5”。

　　方法二：菜单栏中的“编辑”→“填充”→“序列”命令。

　　(3)等比数列填充 同等差

　　3.同时在多个单元格中输入相同的数据

　　Ctrl选格、输值、Ctrl+回车。

　　4.同时在多张工作表中输入相同的数据

　　Ctrl选表、输值。

　　5.在其他工作表中输入相同的数据(即全表复制)

　　Ctrl选表、Ctrl+A、序列填充。

　　(四)保存工作簿

　　“常用”工具栏中的“保存”按钮，或菜单中的“文件”→“保存”命令。

　　1.保存未命名的工作簿

　　在“保存类型”下拉列表中选择要保存工作簿的文件类型，Excel默认的文件类型为Microsoft Office Excel工作簿，扩展名为.xls。

　　2.保存曾经编辑过的工作簿

　　(1)“文件”→“保存”命令。

　　(2)菜单栏中的“文件”→“另保存”命令。

　　(3)键盘中的Ctrl+S组合键。

　　3.自动保存

　　“工具”→“选项”。

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