2013北京会计从业资格《会计电算化》辅导讲义(16)

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　　第二节 系统初始化

　　一、概述

　　系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件，并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作，这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

　　二、设置基础档案

　　(一)设置部门档案

　　部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。

　　(二)设置职员档案

　　职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。

　　(三)设置客户档案

　　如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案。

　　三、账簿管理

　　(二)修改和删除会计科目

　　修改或删除会计科目应遵循“自上而下”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

　　修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0)，然后再删除或修改本级科目。

　　科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时，只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。

　　(三)指定会计科目

　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　例题：

　　1.“管理费用”科目通常设置的辅助核算是( )。(单选)

　　A.个人往来 B.部门核算 C.项目核算 D.客户往来

　　答案：B。各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的，因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。

　　2.删除会计科目时，应先删除上一级科目，然后再删除本级科目。( )

　　答案：×。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

　　四、设置凭证类别

　　通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　1. 记账凭证

　　2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证

　　3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证

　　4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证

　　5. 自定义凭证类别

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型：

　　1. 借方必有

　　2. 贷方必有

　　3. 凭证必有

　　4. 凭证必无

　　5. 无限制

　　五、输入期初余额

　　期初余额录入是将手工资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入，辅助核算科目期初余额录入。

　　(一)总账期初余额录入。

　　对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入起初余额。

　　(二)辅助科目期初余额录入。

　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地，也就是说不能直接输入总账期初数。

　　(三)试算平衡

　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

　　例题：

　　1.输入期初余额时，上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( )(判断)

　　答案：×。输入期初余额时，余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的，不需要手工输入。

　　2. 下列关于期初余额的描述中，正确的有( )。(多选)

　　A.所有科目都必须输入期初余额

　　B.红字余额应输入负号

　　C.期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证

　　D.如果已经记过账，则还可修改期初余额。

　　答案：BC。并不是所有的科目都输入期初余额，对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

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