2013安徽会计从业资格《电算化》辅导讲义(28)

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第二节　日常账务处理操作

　　在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常及期末业务处理。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账等。期末业务处理主要包括期末自动转账、期末结账等内容。

　　一、重新注册企业门户

　　●例8-14

　　以会计王娟的身份重新注册企业门户。

　　用户名“102”;密码为空;账套“900电算化考试练习账套”;会计年度“2011”;日期“2011-01-31”。

　　[答疑编号3572080301]

　　▼操作演示

　　参见“操作演示\8-14.htm”。

　　二、填制凭证

　　□内容讲解：

　　在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，也可以先由人工制单而后集中输入。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前者，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后一种处理方式。

　　通常，一张凭证中可填写的行数是没有限制的，可以是简单分录，也可以是复合分录，但每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。

　　凭证填制的内容包括凭证头和凭证体两部分。

　　(1) 凭证头：反映凭证类别、凭证编号、附单据数和制单日期内容。

　　凭证类别：输入凭证类别字。凭证类别是在初始化时设置的。如果没有设置凭证类别，则此处为空。此后，系统将自动生成凭证编号。

　　凭证编号：在凭证编号方式为“系统自动编号”模式下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。在凭证编号方式为“手工编号”模式下，则可以手工录入凭证编号。

　　制单日期：系统自动取进入账务处理资系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。

　　附单据数：本张记账凭证应附的原始凭证的张数。

　　(2)凭证体：输入本张凭证的分录信息。包括摘要、科目、借贷方向、发生金额等内容。

　　摘要：输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。

　　科目：科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，也可以参照输入。如果输入的科目名称有重名现象时，系统会自动提示重名科目供选择。

　　辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。

　　如果该科目要进行数量核算，则屏幕提示用户输入“数量”、“单价”。系统根据数量×单价自动计算出金额。

　　若科目为银行科目，那么，还应输入“结算方式”、“票号”及“发生日期”。输入这些数据的目的主要是便于进行银行对账，同时也可以方便对支票的管理。

　　金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。

　　●例8-15

　　填制如下凭证。

　　1月10日，管理部招待客户，消费3000元，以转账支票支付，票号ZP101。

　　摘要：招待客户

　　付款凭证：

　　借：管理费用-招待费 3000

　　贷：银行存款-工行存款 3000

　　▼操作演示

　　参见“操作演示\8-15.htm”。

　　◆注意事项

　　· 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

　　· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

　　· 科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可利用右边的放大镜按钮选择输入。

　　· 金额不能为“零”; 红字以“-”号表示。

　　· 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

　　三、修改凭证

　　□内容讲解：

　　虽然在凭证录入环节系统提供了多种确保凭证输入正确的控制措施，但仍然避免不了发生错误。为此，系统提供了凭证修改功能，但仅限于对已输入未审核状态的凭证。

　　修改凭证时需要在填制凭证状态下找到需要修改的凭证，直接修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等，凭证类别不能修改。

　　未经审核的错误凭证可直接修改;已审核的凭证应先取消审核后，再修改。

　　●例8-16

　　修改记账凭证。

　　将上张凭证中“管理费用-招待费”科目的辅助核算部门改为“采购部”，借贷方金额修改为4000。

　　▼操作演示

　　参见“操作演示\8-16.htm”。

　　四、查询凭证

　　□内容讲解：

　　总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。具体体现在：

　　(1)丰富灵活的查询条件

　　既可设置凭证类别、制单日期等一般查询条件，也可设置摘要、科目、等辅助查询条件。各查询条件也可组合设置。

　　(2)联查明细账、辅助明细及原始单据

　　当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账。如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账。若当前凭证是由外币系统制单生成，选择“联查原始单据”命令，系统将显示生成这张凭证的原始单据。

　　●例8-17

　　查询记账凭证。

　　查询2011年1月“收0001号”记账凭证并显示。

　　▼操作演示

　　参见“操作演示\8-17.htm”。

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