2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(9)

　　三、会计数据处理功能的基本要求

　　会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在记账、结账和报表生成等三个方面。

　　(一)对会计核算软件记账功能的基本要求

　　会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。

　　1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。

　　2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。

　　3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。

　　4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。

　　5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

　　(二)对会计核算软件对账、结账功能的基本要求

　　1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

　　2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证(如折旧计提凭证等)是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。

　　3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。

　　4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

　　5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。会计核算软件可以提供在本会计年度结束，但仍有一部分转账凭证需要延续至下个会计年度第一个月或者第一个季度进行处理而没有结账时，输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能。

　　(三)对会计核算软件报表生成功能的基本要求

　　根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。

　　(四)会计核算软件提供的的其他处理功能

　　1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。

　　2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。

　　3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。

　　四、会计数据输出功能的基本要求

　　会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络传输输出等几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据(尤其是会计报表)的输出。利用网络传输一般多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出时。查询和打印则是会计数据输出的最基本形式。

　　(一)会计软件提供查询的相关要求

　　由于在会计电算化条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询得到解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。

　　对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。通常，会计软件必须提供以下查询功能：

　　1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。

　　2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。

　　3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。

　　4.查询往来账款项目的结算情况。

　　5.查询到期票据的结算情况。

　　6.如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示。

　　(二)会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求

　　会计软件必须提供以下打印输出功能：

　　1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统—的会计制度规定。

　　2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。

　　3.会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。

　　4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。

　　5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

　　6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。

　　7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。

　　(三)关于会计核算软件输出数据的其他要求

　　1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

　　2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。

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