2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(14)

 

　　(二)系统初始化

　　1、设置选项。

　　首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响，因此在设置时要小心，考虑周全。

　　1.凭证控制设置

　　(1)制单控制：在填制凭证时，系统所能够进行的控制。

　　●制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。

　　●资金及往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

　　●可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的受控科目(如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目)，一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

　　●允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。

　　●支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

　　●制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

　　(2)外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。

　　(3)凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。

　　●凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。

　　●出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。

　　2.账簿设置

　　3.明细权限设置

　　例4-5：

　　设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数

　　2、设置部门档案

　　部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位，不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于：企业的收入、费用通常以部门为单位归集;提供职工薪资按部门统计;企业购置的固定资产需要按部门进行管理。

　　例4-6：

　　3、设置职员档案

　　职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于：按职员记录借款还款情况;按职员统计销售业绩;追踪订单等。

　　例4-7：

　　4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。

　　5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中，需要处理的供应商的档案资料，应先在本功能中设定，如有变动应及时在此进行调整。

　　例4-9：

　　6、设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。

　　例4-10：

　　币符：USD;币名：美元;固定汇率1：6.8

　　7、设置结算方式。为便于管理和提高银行对账的效率，软件提供了设置银行结算方式的功能，用以建立在经营活动中所涉及的结算方式。

　　结算方式设置主要内容包括：结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。

　　例4-11：

　　8、设置凭证类别。许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法也不尽相同，可以按照本企业的需要对凭证进行分类。

　　通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　1)记账凭证;

　　2)收款凭证、付款凭证、转账凭证;

　　3)现金凭证、银行凭证、转账凭证;

　　4)现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

　　5)自定义凭证类别。

　　凭证类别不影响记账的结果。一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。

　　某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：

　　借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额;

　　贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额;

　　凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额;

　　凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额;

　　无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　例如，在会计实务中，“收款凭证”的借方必须是现金或银行存款科目。在计算机方式下，可将“收款凭证”的限制类型设置为“借方必有”，限制科目为现金和银行存款科目。这样做的好处是，在填制一张收款凭证时，若借方出现的不是现金或银行存款科目，则凭证不能保存。

　　例4-12：

　　操作演示

　　9、设置会计科目。

　　在电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。实行会计科目编码后，能够从根本上克服手工记账的缺点，便于账务处理的电算化。

　　新增会计科目

　　(1)科目编码。必须输入。在输入会计科目时，应注意以下几个原则：第一，逐级向下增设会计科目，即先设置上级会计科目，再设置下级会计科目。如银行存款，必须先输入一级科目102，再设置二级科目，如10201等，二级科目设置后才可以输入三级科目，以此类推。第二，输入的会计科目编码必须惟一，如果系统中已存在10201，再输入10201时，系统强制要求操作者重新输入科目代码。第三，科目编码一般由数字构成，特殊情况下也可以使用英文字母(大小写均可)，但不允许使用空格、引号等。

　　(2)科目名称。必须输入。分为中文科目名称和英文科目名称，如果建立系统时选择的是中文版，则必须输入中文科目名称，英文名称则可输入也可不输入，如果是英文版，则必须输入英文名称，汉字名称可输入也可不输入。如果选择中文版，一般输入汉字，也可以输入减(-)、正斜杠(\)，但不能输入其他字符。中文科目名称的长度一般不超过10个汉字，超过10个汉字的科目名称要使用简称。

　　(3)科目类型。输入一级科目时必须选择输入。科目类型划分为资产、负债、所有者权益、成本、损益，其代码的第一位分别用1、2、3、4、5来表示，一般在输入一级科目时要求操作者选择，如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配，系统会提示操作者更正，如输入的科目代码是201，而选择的类型为资产类，则提示操作者更正。输入二级或二级以下科目时，不能选择科目类型，系统自动设置为与一级科目相一致的类型。

　　(4)助记码。助记码是帮助操作者记忆的代码，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。助记码可输入也可不输入。

　　(5)账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认格式，必须选择输入。系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

　　(6)辅助核算。根据管理的需要设置。辅助核算也叫辅助账类，用于说明新增设的科目是否有辅助核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供以下几种辅助核算功能供用户选用，包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。例如：制造费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算等。

　　某一科目可同时设置两种辅助核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。辅助核算一般设置在末级科目上(末级科目是没有下级科目的科目，只有末级科目才能用于凭证填制，才能进行相应的辅助核算)，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。

　　(8)外币核算。用于设定需要进行外币核算的科目，以及核算的外币名称。一个科目只能选择一种外币核算，有外币核算要求的科目才允许设定外币币名，如果该科目核算的外币币种没有定义，可进入“汇率管理”中定义。

　　(9)数量核算。用于设定需要进行数量核算的科目，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。

　　例4-13

　　操作演示：

　　指定会计科目

　　指定会计科目。指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能点击出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。

　　例4-14：

　　指定库存现金和银行存款会计科目。

　　操作演示：

　　10、录入期初数据。在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2011年6月开始启用总账系统，那么，应将该企业2011年5月末各科目的期末余额及1—5月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。

　　期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。本功能是通过总账模块设置功能完成的。

　　例4-15：

　　(1) 总账期初余额表(见上表)

　　(2) 辅助账期初余额表

　　会计科目：1221 其他应收款 余额：借9000元

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