2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(14)

　　(二)日常业务处理

　　1.填制凭证

　　初始化工作设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。使用计算机处理会计业务后，记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化，只要用户操作得当，瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证，因为所有的会计数据都要通过填制凭证这个途径进入系统。如个人往来、客户往来、供应商往来、外币业务、部门核算、项目核算等辅助账，在记账时是自动完成的，但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录入的。电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证，因而会计人员要确保记账凭证输入的准确完整。

　　(1)增加凭证

　　输入凭证时，一般有两种处理方式，一种是会计人员在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证，另一种是会计人员先手工编制记账凭证，再批量录入计算机中。前一种方式又称前台凭证处理方式，一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施，后一种方式又称后台凭证处理方式，一般在业务不多、刚开展会计电算化的单位实施。

　　凭证填制内容包括：

　　增加会计凭证。进入填制凭证界面时，用鼠标单击“增加”图标，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别选择项上。

　　凭证类别及凭证编号。在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。

　　关于凭证编号，有几点补充说明：

　　凭证编号也可以采用手动方式编制，但需要在设置菜单的“凭证”功能中将制单编制方式由系统编号改为手工编号。在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。

　　对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。

　　系统自动管理凭证页号。系统规定每页凭证有五笔分录，当某张凭证不止五笔时，系统自动在凭证号后标上分单号，如：收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。

　　制单日期。系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或按参照输入。在一般情况下，系统自动采用制单序时控制，即凭证编号与凭证日期保持同步递增的关系，不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。

　　附单据数。在“附单据数”处输入原始单据张数，操作者按实际情况输入。有的情况下，记账凭证没有原始单据，如转账凭证，则可以不输入。

　　凭证摘要。在摘要栏内输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。在账务处理环境下，凭证摘要采用多摘要方式，上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改，使其更符合本笔分录的业务说明。

　　会计科目。科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码，一般情况下输入科目编码。输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。

　　金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向，如本应在借方金额栏输入100，但在贷方金额栏输入了100，此时，可按空格键调整。

　　制单人员。制单人员的名字不需要操作人员输入。谁调用填制凭证功能，系统就自动将谁的名字确认为本张凭证的制单员。

　　当凭证全部录入完毕后，按“保存”图标保存这张凭证，按“放弃”图标放弃当前增加的凭证，也可用鼠标单击“增加”继续填制下一张凭证。当保存凭证时，系统会检测凭证的合理性。如没有摘要时，强制要求输入摘要;借方金额合计与贷方金额合计不等时，不允许保存凭证。

　　例4-16：

　　(1) 1日，销售部赵达请客户吃饭，现金消费600元。(附单据一张)

　　(付款凭证) 摘要：招待客户

　　借：销售费用(6601)　600

　　贷：库存现金(1001)　600

　　(2) 3日，财务部王晶从工行提取现金5000元，作为备用金。(现金支票号XP001)

　　(付款凭证) 摘要：提现

　　借：库存现金(1001) 5000

　　贷：银行存款/工行存款(100201) 5000

　　(3) 5日，收到大恒集团投资资金20000美元，汇率1:6.8。(转账支票号ZP001)

　　(收款凭证) 摘要：收到投资

　　借：银行存款/中行存款(100202) 136000

　　贷：实收资本(4001)　136000

　　(4) 7日，采购部白方采购空白光盘1000张，每张2元，材料直接入库，货款以银行存款支付。(转账支票号ZP002)

　　(付款凭证) 摘要：购空白光盘

　　借：原材料/空白光盘(140301)　2000

　　应交税费/应交增值税/进项税额(22210101)　340

　　贷：银行存款/工行存款(100201)　2340

　　(5) 10日，销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票，金额50000元，用以偿还前欠货款。(转账支票号ZP003)

　　(收款凭证) 摘要：收到货款

　　借：银行存款­­/工行存款(100201)　50000

　　贷：应收账款(1122)　50000

　　(6) 12日，采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库。

　　(转账凭证) 摘要：购光盘

　　借：库存商品(1405)　6000

　　应交税费/应交增值税/进项税额(22210101)　1020

　　贷：应付账款(2202)　7020

　　(7) 14日，管理室支付业务招待费4000元。(转账支票号ZP004)

　　(付款凭证 )摘要：支付招待费

　　借：管理费用/招待费(660204)　4000

　　贷：银行存款/工行存款(100201)　4000

　　(8) 16日，管理室张明出差归来，报销差旅费6000元。

　　(转账凭证) 摘要：报销差旅费

　　借：管理费用/差旅费(660203)　6000

　　贷：其他应收款(1221)　6000

　　(2)凭证修改

　　凭证修改分两种情况。一种是凭证录入过程中进行的修改，则直接单击某一需要修改的项目重新输入即可，另一种情况是对已保存的凭证进行的修改。进入凭证填制界面，首先调出凭证需要修改的凭证，可使用翻页功能将需要修改的凭证调出，如“上张”、“下张”等，如果输入的凭证较多，可使用凭证查询功能进行定位，然后是进行修改，直接单击需要修改的项目重新输入即可。

　　如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。已记账的凭证不能修改，只能查询。

　　(3)删除凭证

　　作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法：进入填制凭证窗口后，找到要作废的凭证。点击“制单→作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废，还可点击“制单→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

　　凭证整理。凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态，再进行凭证整理。

　　2.审核凭证

　　记账凭证输入计算机后放置在暂存凭证数据文件中，可以编辑、修改甚至删除，因而它是非正式的会计档案，还必须经过审核及记账处理，才能输出总账、明细账及辅助账等。

　　审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等，审查出认为错误或有异议的凭证，应传递给填制人员修改。只有具有审核权限的人才能使用本功能。

　　凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。

　　例4-17：

　　对前面填制的凭证行进审核操作。

　　操作演示：

　　审核凭证在凭证审核过程注意几点：

　　第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。

　　第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。

　　第三，审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。

　　第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。

　　3.记账

　　记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的，人工不能干预，而且记账过程很快，瞬间内完成，大大提高了凭证处理的效率。一般账务系统的记账采用向导方式，使记账过程更加明确。

　　例4-18：

　　对前面已审核凭证进行记账。

　　操作演示：

　　记账在记账时需要注意的几个问题是：

　　第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。

　　第二，如果用户发现某一步设置错误，可通过单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可通过单击“取消”，取消本次记账工作。

　　第三，在记账过程中，不得中断退出。

　　第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。

　　第五，所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。

　　第六，所选范围内的凭证如有未审核凭证时，系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。

　　4.账簿查询

　　企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在T3管理系统中，账簿分为基本会计核算账簿和辅助核算账簿。

　　(三)月末处理

　　期末业务处理的主要工作是：期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录，各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性，比较适合计算机自动进行处理。

　　因此在账务处理子系统中，期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。

　　系统提供五种类型的转账定义：自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。

　　1.自定义转账

　　(1)转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板，称为自动转账分录，待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。

　　例4-19：

　　自定义结转设置。

　　转账序号：0001

　　转账说明：计提短期借款利息

　　转账分录：

　　借：财务费用/利息支出(660301) JG()

　　贷：应付利息(2231) QM(2001,月)*0.01

　　操作演示：

　　(2)转账生成

　　定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。

　　例4-19-2：

　　自定义结转凭证生成记账凭证。

　　操作演示：

　　2.对账

　　对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因，有时可能会造成某些数据被破坏，引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。

　　3.结账

　　结账过程共分四步，在结账向导的引导下完成：

　　(1)显示所要进行结账的月份。

　　(2)核对账簿。结账前，系统自动进行账簿核对，包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等，如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。

　　(3)显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容：一是本月账面试算平衡报告，二是本月账账核对报告，三是本月工作量报告(各类已审核凭证张数和未审核凭证张数)，四是上月结账状态。

　　(4)点击结账。如果通过以上结账步骤，单击“结账”按钮，系统进行结账，否则不予结账。

　　例4-20：

　　对本账套进行结账操作。

　　操作演示：

　　关于结账，有几点需要注意：

　　(1)上月未结账，则本月不能结账。

　　(2)上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。

　　(3)本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

　　(4)已结账月份不能再填制凭证。

　　(5)结账只能由有结账权限的人进行。

　　(6)账账核对不符，不能结账。

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