2013会计从业资格《会计电算化》精讲笔记(18)

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第四节　电子表格软件

　　一、Excel概述

　　(一)Excel简介

　　Excel是一种功能强大、使用方便、并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的

　　电子表格软件，可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。

　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件。

　　1.功能：

　　(1)电子表格处理

　　(2)图表处理

　　(3)数据管理

　　(4)数据网上共享

　　2.说明：

　　本教材重点介绍的是Excel的电子表格处理功能。

　　二、Excel的启动、退出与窗口组成

　　1.Excel的启动

　　(1)从“开始”菜单启动Excel。

　　(2)从桌面启动Excel。

　　说明：桌面上事先建立好了启动Excel的快捷方式。

　　(3)从资源管理器启动Excel。

　　说明：从资源管理器启动Excel，必须要知道Excel应用程序的存储位置。

　　2.Excel的退出

　　可以通过多种方法退出Excel应用程序。

　　方法：

　　说明：在退出Excel应用程序时，如果有未保存的文件，系统会提示“是否保存文件。

　　3.Excel的窗口简介

　　两种窗口：应用程序窗口和文档窗口

　　窗口布局：

　　(1)标题栏

　　(2)菜单栏

　　(3)工具栏

　　(4)编辑栏

　　编辑栏用于显示当前单元格的内容，对当前单元格的内容进行输入和编辑修改。

　　(5)工作表编辑区

　　(6)状态栏

　　4.三个相关概念

　　(1)工作簿：

　　工作簿是运算和储存数据的文件，新建的第一个工作的名字为BOOK1.XLS。它由若

　　干张工作表组成。

　　(2)工作表：

　　工作表也称电子表格，一个Excel工作薄中可以包含1-255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作薄含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，这些工作表名出现在工作簿底部的工作表标签上。可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。

　　工作表由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据的最主要的形式。

　　(3)单元格：

　　单元格：工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格由惟一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，且列号在前，行号在后。

　　行号：用1、2、3……等阿拉伯数字表示。

　　列号：以A、B、C……等字母形式表示。

　　如“B5”表示的单元格处于工作表B列与第5行交叉的位置。

　　5.区域的概念及基本操作

　　(1)区域的概念及表示方法

　　概念：区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。

　　使用目的：需对区域整体进行操作(求和或平均值等)。

　　表示方法：用区域符(冒号)将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格。

　　例：A1：C3　C3：A1　A3：C1　C1：A3

　　(2)选择区域：

　　a.选定一个矩形区域：

　　方法一：拖动

　　例：选择A1：C4

　　方法二：Shift

　　例：选择A1：C4

　　方法三：扩展选取模式(F8)

　　例：选择A1：C4

　　b.选择整行、整列或全表。

　　选择整行(整列)：单击行号(列号)

　　例：选择第一行，选择第C 列。

　　选择若干行(若干列)：在行号(列号)上拖动鼠标。

　　例：选择第一行到第四行，选择第A列到第C列。

　　选择整个工作表：单击全选框或Ctrl+A

　　例：选择整个工作表

　　c.选择不连续区域：Ctrl

　　例：选择A1，B2，C3，D4

　　d.释放选择区域：指向任一单元，单击。

　　(3) 区域命名：

　　意义：

　　对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域，可以对其命名。以后使用时，不必重新选择，只需引用它的名字即可。

　　方法：

　　选取区域

　　单击名字框

　　输入区域名字，回车

　　例：选择A1，B2，C3，D4区域，并将其命名为ABCD区域。

　　6.Excel的操作：

　　(1)对Excel文档的相关操作都是通过命令方式来实现的。

　　(2)使用命令的方法：

　　利用菜单栏

　　利用工具栏

　　利用快捷菜单(右键菜单)

　　利用快捷键

　　(3)说明：并不是所有的操作四种方式都可实现。本教材在介绍操作命令时，主要以前两种方法为主。有时某些操作，不需使用命令，用鼠标可以直接完成。

　　模拟练习

　　【例5-37】

　　判断：Excel的工作簿中，最多可包含3个工作表。(　)

　　【答案】错

　　【例5-38】

　　判断：在Excel中，使用Ctrl+Home键可以使活动单元格快速移动到当前行的最左侧单元。(　)

　　【答案】错

　　【例5-39】

　　单选：在缺省方式下，Excel工作簿中的第一张工作表命名为(　)。

　　A.表1

　　B.sheet1

　　C.book1

　　D.任意的表名

　　【答案】B

　　【例5-40】

　　单选：在Excel中，选择不连续的几个单元格，需按住(　)键。

　　A.ctrl

　　B.shift

　　C.alt

　　D.tab

　　【答案】A

　　【例5-41】

　　多选：在Excel中，通过(　)可将整个工作表全部选中。

　　A.单击全选框

　　B.Ctrl+A

　　C.“编辑”菜单中的“全选”命令

　　D.“视图”菜单中的“全选”命令

　　【答案】AB

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