2013山东会计从业资格《会计基础》精讲笔记(9)

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第二节 原始凭证

　　一、原始凭证的种类

　　(一)按取得的来源不同。可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两类。

　　1.自制原始凭证

　　自制原始凭证是指在经济业务执行或完成时，由本单位经办部门或人员自行填制的、仅供内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、产品入库单等。自制原始凭证按其填制手续不同，又可分为一次凭证、累计凭证、汇总凭证三种。

　　(1)一次凭证。一次凭证是指只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的会计凭证。如企业购进材料验收入库，由仓库保管员填制的“收料单”;车间或班组向仓库领用材料时填制的“领料单”;以及报销人员填制的、出纳人员据以付款的“报销凭单”等，都是一次凭证。

　　(2)累计凭证。累计凭证是指在一定期间内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证，其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数和结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。例如，工业企业常用的“限额领料单”等。累计凭证是多次有效的原始凭证。使用累计凭证，可以简化核算手续;能对材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企业进行计划管理的手段之一。

　　(3)汇总凭证。汇总凭证是指在会计核算工作中，为简化记账凭证的编制工作，将一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证按照一定标准综合填制的原始凭证，用以集中反映某项经济业务总括发生情况，如“发料凭证汇总表”、“收料凭证汇总表”、“现金收入汇总表”等都是汇总凭证。

　　汇总凭证只能将同类内容的经济业务汇总填列在一张汇总凭证中。汇总原始凭证在大中型企业中使用得非常广泛，因为它可以简化核算手续，提高核算工作效率;能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化;能够直接为管理提供某些综合指标。

　　2.外来原始凭证

　　外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。外来原始凭证都是一次凭证。如企业购买材料、商品时，从供货单位取得的发货票，就是外来原始凭证。

　　(二)按照格式的不同分类。可以分为通用凭证和专用凭证两类。

　　1.通用凭证

　　通用凭证是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如车票、银行转账结算凭证等。

　　2.专用凭证

　　专用凭证是指由单位自行印制、仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

　　二、原始凭证的基本内容

　　由于各项经济业务的内容和经济管理的要求不同，各种原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是，所有的原始凭证(包括自制的和外来的凭证)，都是作为经济业务的原始证据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容，通常称为凭证要素，主要有：原始凭证名称、填制凭证的日期、凭证的编号、接受凭证单位名称(抬头人)、经济业务内容(含数量、单价、金额等)、填制单位签章、有关人员(部门负责人、经办人员)签章、填制凭证单位名称或者填制人姓名、凭证附件。

　　原始凭证除了应当具备上述内容外，还应当符合下列要求：

　　1.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。

　　2.自制的原始凭证，必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名或者盖章。

　　3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。这样要求，目的是为了明确经济责任，保证账物相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。实物验收工作由经管实物的人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由实物保管人员验收后在入库单上如实填写实收数额，并加盖印章;不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收后在凭证上签章。总之，必须由购买人以外的第三者查证核实后，会计人员才据以入账。

　　4.支付款项的原始凭证.必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。其目的是为了防止舞弊行为的发生。

　　5.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明;退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。在实际工作中，有些单位发生销售退回，收到的退货没有验收证明，造成退货流失;在办理退款时，开出红字发票，并以红字发票副本作为本单位付款的原始凭证，既不经对方单位盖章收讫，也不附对方单位收到退款的收据。这种做法容易发生舞弊行为，漏洞很大。因此，发生销货退回及退还款项时，必须填制退货发票并附有退货验收证明和对方的收款收据。如果由于特殊情况，可先用银行的有关凭证作为临时收据，待收到收款单位的收款证明后，再将其附在原付款凭证之后，作为正式原始凭证。

　　6.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。原因是，借款和还回借款，是互有联系的两项经济业务，在借款和还回借款发生时，必须分别在会计账目上独自反映出来，因此，不能将原借款收据退还借款人，否则，将会使会计资料失去完整性。

　　7.上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。‘

　　三、原始凭证的填制要求

　　(一)填制原始凭证的基本要求

　　概括起来，填制原始凭证有以下七项基本要求：

　　1.记录要真实

　　记录真实，就是要实事求是地填写经济业务，原始凭证填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况相一致，不得歪曲经济业务真相、弄虚作假。对于实物数量、质量和金额的计算，要准确无误，不得匡算或估计，确保凭证所记录的内容真实可靠。

　　2.内容要完整

　　原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏和简略。需要注意的是，年、月、日要按照原始凭证的实际日期填写;名称要齐全，不能简化;品名或用途要填写明确，不能含糊不清;有关人员的签章必须齐全。

　　另外，对于需要填写一式数联的原始凭证，必须用复写纸套写，各联的内容必须完全相同，联次不得缺少。

　　3.手续要完备

　　单位自制的原始凭证必须附有经办单位领导人或其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。

　　提示：这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。

　　4.书写要清楚、规范

　　原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范。小写金额用阿拉伯数字逐个填写，不得写连笔字，在金额前应填写人民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“-”。有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字。“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不写“整”或“正”字。如小写金额￥1006.00，大写金额应写成“壹仟零陆元整”。

　　5.编号要连续

　　各种原始凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据、支票，都有连续编号，应按编号连续使用，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，与存根一起妥善保管，不得撕毁。

　　6.不得涂改、刮擦、挖补

　　原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

　　7.填制要及时

　　各种原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构、会计人员进行审核。

　　(二)自制原始凭证的填制要求

　　按其填制手续及内容不同，原始凭证可以分为：一次凭证、累计凭证和汇总凭证。

　　1.一次凭证的填制

　　一次凭证是指一次填制完成，只记录一笔经济业务的原始凭证，所有的外来原始凭证和大部分自制原始凭证都属于一次凭证。如购货发票、销货发票、收据、领料单、借款单、收料单、银行结算凭证等都是一次凭证。一次凭证是一次有效的凭证。

　　2.累计凭证的填制

　　累计凭证是指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是，在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的。它一般为自制原始凭证，最具有代表性的累计凭证是限额领料单。

　　3.汇总凭证的填制

　　汇总凭证也称原始凭证汇总表，是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。常见的汇总凭证如发出材料汇总表、收料汇总表、销售日报表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。