2013甘肃会计从业资格《会计基础》学习笔记(4)

第二节　原始凭证

　　一、原始凭证的种类

　　原始凭证种类繁多，形式多样，为方便使用。通常按其来源、填制手续和格式加以分类。

　　(一)原始凭证按照来源不同，分为自制原始凭证和外来原始凭证

　　(二)原始凭证按照格式的不同，分为通用凭证和专用凭证

　　(三)原始凭证按照填制手续及内容不同，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证

　　1.一次凭证的填制

　　一次凭证的填制手续是在经济业务发生或完成时，由经办人员填制，一般只反映一项经济业务，或者同时反映若干项同类性质的经济业务。下面以“收料单”和“领料单”的填制为例，介绍一次凭证的填制方法。

　　2.累计凭证的填制

　　要点1：累计凭证是多次有效的原始凭证。

　　要点2：工业企业用的限额领料单就是一种典型的累计凭证。

　　要点3：特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。

　　下面以“限额领料单”为例说明累计凭证的填制方法。

　　“限额领料单”是多次使用的累计领发料凭证。在有效期间内(一般为一个月)，只要领用数量不超过限额就可以连续使用。“限额领料单”是由生产计划部门根据下达的生产任务和材料消耗定额按每种材料用途分别开出，一料一单，一式两联，一联交仓库据以发料，一联交领料部门据以领料。领料单位领料时，在该单内注明请领数量，经负责人签章批准后，持往仓库领料。(详细介绍，参见教材P98)

　　3.汇总凭证的填制

　　汇总凭证，也称原始凭证汇总表，是对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。它合并了同类型经济业务，简化了记账工作量。常用的汇总原始凭证有：耗用材料汇总表、工资结算汇总表、销售日报、差旅费报销单等。

　　汇总凭证，是指在会计的实际工作日，为了简化记账凭证的填制工作，将一定时期若干份记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证，用以集中反映某项经济业务的完成情况。汇总原始凭证是有关责任者根据经济管理的需要定期编制的

　　汇总凭证只能将同类内容的经济业务汇总在一起、填列在一张汇总凭证上，不能将两类或两类以上的经济业务汇总在一起、填列在一张汇总原始凭证上。

　　二、原始凭证的基本内容

　　由于各项经济业务的内容和经济管理的要求不同，各个原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是，所有的原始凭证(包括自制的和外来的凭证)，都是作为经济业务的原始证据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容。原始凭证所包括的基本内容，通常称为凭证要素，主要有：

　　(1)原始凭证的名称;

　　(2)填制原始凭证的日期;

　　(3)接受原始凭证的单位名称(抬头人);

　　(4)经济业务的内容(含数量、单价和金额等);

　　(5)填制单位签章;

　　(6)有关人员签章;

　　(7)凭证附件。

　　【补充】原始凭证除了应当具备上述内容外，还应当符合下列要求：

　　1.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章;对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。这里所说的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能够证明单位身份和性质的印鉴，包括业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等。

　　2.自制的原始凭证，必须有经办单位的领导人或者由单位领导人指定的人员签名或者盖章。

　　3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明。这样要求，目的是为了明确经济责任，保证账物相符，防止盲目采购，避免物资短缺和流失。

　　实物验收工作由经管实物的人员负责办理，会计人员通过有关的原始凭证进行监督检查。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由实物保管人员验收后在入库单上如实填写实收数额，并加盖印章;不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或者使用人员进行验收后在凭证上签章。总之，必须由购买人以外的第三者查证核实后，会计人员才据以入账。

　　4.支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替。其目的是为了防止舞弊行为的发生。

　　5.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明;退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。在实际工作中，有些单位发生销售退回，收到的退货没有验收证明，造成退货流失;在办理退款时，开出红字发票，并以红字发票副本作为本单位付款的原始凭证，既不经对方单位盖章收讫，也不附对方单位收到退款的收据这种做法容易发生舞弊行为，漏洞很大。因此，发生销货退回及退还款项时，必须填制退货发票并附有退货验收证明和对方的收款收据。如果由于特殊情况、可先用银行的有关凭证作为临时收据，待收到收款单位的收款证明后，再将其附在原付款凭证之后，作为正式原始凭证。

　　6.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借款副本，不得退还原借款收据。原因是，借款和还回借款，是互有联系的两项经济业务，在借款和还回借款发生时，必须分别在会计账目上独自反映出来，因此，不能将原借款收据退还借款人，否则，将会使会计资料失去完整性。

　　7.上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件的批准机关名称、日期和文号，以便确认经济业务的审批情况和查阅。

　　三、原始凭证的填制要求

　　原始凭证绝大部分不是由财会人员填制的，而是由有关单位或本单位有关业务人员填制的。但是，全部原始凭证都必须经过财会人员审核，才能登记入账。因此，财会人员不仅应掌握原始凭证的内容和填制方法，而且还要向有关业务人员说明原始凭证的重要作用，帮助他们掌握正确填制原始凭证的方法。

　　(一)填制原始凭证的基本要求

　　1.记录要真实。

　　2.内容要完整。在填写的过程中要注意以下几点：(1)年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;(2)名称要齐全，不能简化;(3)品名或用途要填写明确，不能含糊不清;(4)有关人员的签章必须齐全。

　　3.手续要完备。单位取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。

　　自制的原始凭证，应有经办人员和经办单位负责人的签名或盖章。

　　从外单位取得的原始凭证，除某些特殊的外来原始凭证如火车票、汽车票外，必须盖有填制单位的公章或财务专用章，没有公章或财务专用章的原始凭证应视为无效凭证，不能作为编制记账凭证的依据;从个人处取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或签章。购买实物的原始凭证，必须有验收证明;支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，付款人不能自己证明自己已付出款项;出纳人员在办理收款或付款业务后，应在凭证中加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。

　　4.书写要清楚、规范。原始凭证上的文字和数字都需认真填写，字迹清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。凡是填有大写金额和小写金额的原始凭证，大写金额与小写金额必须相符。原始凭证的填制，除需要复写的外，必须用钢笔或碳素笔书写。填写时应遵守以下要求：

　　凭证上阿拉伯数字应当一个一个准确、清晰地书写，不得连笔书写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写，如人民币币种符号为“￥”，美元币种符号为“$”等。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”。

　　大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写。大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字;有分的，不写“整”或“正”字。如小写为金额￥300 060.50，大写金额应写成“人民币叁拾万零陆拾元伍角整”，或写成“人民币叁拾万零陆拾元零伍角整”。

　　银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单、合同、契约以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证，必须有大写的金额，不得只填小写金额而不填大写金额。

　　5.编号要连续。各种凭证要连续编号，以便考查。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。对某些重要凭证如支票填写错误，不能更正，更不能撕毁，而应办理作废手续后重新填制，作废的凭证要加盖“作废”戳记，按原编号顺序与其他存根联一起保存。使用印有编号的原始凭证，应按编号连续使用。

　　6.不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证如错误，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。

　　7.填制要及时。原始凭证应在经济业务发生或完成时及时填制，并按规定的程序和手续传递给有关部门，以便及时办理后续业务，进行会计审核和记账。