2013甘肃会计从业资格《会计基础》学习笔记(4)

第四节　会计凭证的传递和保管

　　一、会计凭证的传递

　　会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效进行的前提。会计凭证的传递，应遵循内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。

　　企业的生产组织特点、经济业务的内容和要求不同，会计凭证的传递也有所不同。企业应该根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。例如，收料单的传递中应规定：材料到达企业后多长时间内验收入库，收料单由谁填制，一式几联，各联次的用途是什么，何时传递到会计部门，会计部门由谁负责收料单的审核工作，由谁据以编制记账凭证、登记账簿、整理归档等。会计凭证的传递是否科学、严密、有效，对于加强企业内部管理、提高会计信息的质量具有重要影响。

　　会计凭证传递的作用如下：

　　1.有利于完善经济责任制度和进行会计监督。

　　2.有利于及时进行会计记录。

　　会计凭证的传递一般包括传递程序和传递时间两个方面。在设计会计凭证传递时应遵循以下原则：

　　1.会计凭证的传递要能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。在不同单位的会计工作中，各种记账凭证所记载的经济业务不同，涉及的部门和人员不同，办理经济业务的手续也不尽相同。组织会计凭证传递必须遵循内部牵制原则，力求做到及时准确地记录经济业务。内部牵制原则是企业建立内部控制的基本原则，主要是办理经济业务的各项工作要分解给不同的人去做，从而使不同人员的工作能够自动复核，达到相互制约、相互监督的目的，最终做到避免和发现错误、舞弊的目的。所以设计会计凭证的传递必须符合内部牵制的基本原则。

　　2.单位应根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。不同单位的机构设置和人员构成不一致，因此，需要根据各单位经济业务的特点、企业内部机构组织、人员分工情况以及经营管理的需要，从完善内部牵制的角度出发，规定各种会计凭证的联次及其流程，使经办业务的部门及其人员及时办理各种凭证手续，以保证合理有效地完成会计工作。在确定会计凭证传递时间时，要根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间，同相关的部门和人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间，以便合理确定办理经济业务的最佳时间，及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。由于企业的情况可能会发生变化，以前设计的会计凭证程序和时间会不合理，这时应根据实际情况及时加以修改，确保会计凭证传递程序的合理化、制度化和传递时间的节约。

　　二、会计凭证的保管

　　会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。

　　对会计凭证的保管既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有：

　　1.会计凭证应定期装订成册，防止散失。会计部门依据会计凭证记账以后，应定期对各种会计凭证进行归类整理，将各种记账凭证按照编号顺序连同会计凭证所附的原始凭证一起加具封面、封底，然后装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人员在装订封签处签名或盖章。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的，如火车票丢失，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后代作原始凭证。

　　2.会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。

　　3.会计凭证应加贴封条，防止被抽换。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准可以复印。向外单位提供原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

　　4.原始凭证较多时，可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

　　5.严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。