2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(3)

第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

　　实现会计电算化后，单位要按照会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统的使用人员和维护人员的管理，按照权责对等的原则，明确系统内各类人员的职责、权限并使之与利益挂钩，建立和健全岗位责任制。

　　一、电算化会计岗位的划分及职责

　　《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则：“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”等。建立会计电算化岗位责任制，定员、定岗、明确分工、各司其职，有利于会计工作的程序化和规范化，有利于实现会计内部控制，有利于落实责任和会计人员钻研分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。按照这一原则和会计电算化工作的特点，实施会计电算化的过程中，各单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整并设置必要的工作岗位。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

　　基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等。各基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的人员担任，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求，例如，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、.债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计工作人员还应有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。会计人员必须实行回避制度。

　　电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求来划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下电算化会计岗位。

　　(一)电算主管

　　负责协调计算机及会计核算软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计核算软件的单位，应设立此岗位。具体职责如下：

　　(1)负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。

　　(2)协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量进行考评，提出任免意见。

　　(3)负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

　　(4)建立电算化系统各种资源(硬件资源和软件资源)的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。

　　(5)完善企业现有的管理制度，充分发挥电算化优势，提出单位会计工作的改进

　　(二)软件操作

　　负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，一般可由基本会计岗位的会计人员兼任。具体职责如下：

　　(1)负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出(包括打印输出凭证、账簿、报表)。

　　(2)严格按照操作程序使用计算机和会计核算软件。

　　(3)数据输入完后，应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账。对审核员提出的会计数据输入错误，应及时修改。

　　(4)每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管。

　　(5)注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。(6)离开机房前，应执行相应命令退出会计核算软件

　　(7)操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向素统管理员报告。(8)每次操作软件后，应按照有关规定填写上机记录。

　　(9)出纳人员应做到“日清月结”，现金出纳每天都必须将现金日记账的余额与库存现金进行核对;银行出纳每月都必须将银行存款账户的余额与银行对账单进行核对。

　　(10)在由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有录入员的签名或盖章;收付款记账凭证还应有出纳人员的签名和盖章。

　　(三)审核记账

　　负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计核算软件登记账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认，可由主管会计兼任。具体职责如下：

　　(1)审核原始凭证的真实性、正确性，对不符合规定的原始单据不作为记账凭证依据。

　　(2)将不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给各有关人员更正修改后，再进行审核。

　　(3)对操作员输入的凭证进行审核并及时记账，打印输出有关账表。

　　(4)负责凭证的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性以及附件的完整性等。

　　(5)对不符合要求的凭证和输出的账表不予签章确认。

　　(6)审核记账人员不得兼任出纳工作。

　　(7)进行结账操作。结账前，检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。

　　(四)电算维护

　　负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理会计数据。在大中型企业中，该岗位应由专职人员担任。维护员一般不进行会计数据的实际操作。具体职责如下：

　　(1)定期检查电算化系统的软件、硬件运行情况。

　　(2)应及时排除电算化系统运行中出现的软件或硬件故障。

　　(3)负责电算化系统升级换版的调试工作。

　　(4)会计电算化系统人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。

　　(5)会计核算软件不能满足单位需要时，与本单位软件开发人员或商品化会计核算软件开发商联系，进行软件功能的改进。

　　(五)电算审查

　　负责监督计算机及会计核算软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。该岗位可由会计稽核人员兼任。具体职责如下：

　　(1)负责监督计算机及会计核算软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

　　(2)审查电算化系统各类人员工作岗位的设置是否合理，制定的内部控制制度是否完善，各类人员是否越权使用软件，防止利用计算机进行舞弊。

　　(3)发现系统问题或隐患时，应及时向会计主管反映，尽快提出处理意见。

　　(六)数据分析

　　负责对计算机内的会计数据进行分析，可由主管会计兼任。具体职责如下：

　　(1)负责对计算机内的会计数据进行分析。

　　(2)制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析周期，为企业经营管理及时提供信息。

　　(3)每日、旬、月、年，都要对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位领导提供必要的信息。

　　(4)企业的重大项目实施前，应通过历史会计数据的分析，为决策者提供详实、准确、有根有据的事前预测分析报告;企业的重大项目实施过程中，应通过对有关会计数据的分析，提供项目实施情况(如进度、成本、费用等)分析报告;企业的重大项目实施后，应通过对会计数据的分析，提供有关项目总结的分析报告。

　　(5)根据单位领导随时提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，以满足单位经营管理的需要。

　　(七)会计档案保管

　　负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。具体职责如下：

　　(1)按会计档案管理有关规定行使职权。

　　(2)负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证、资料的存档保管工作。(3)做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，不得擅自出借。经批准允许借阅的会计资料，应认真进行借阅登记。

　　(4)按规定期限，向各类电算化岗位人员催交各种有关的软盘资料和账表凭证等会计档案。

　　(八)软件开发

　　由本单位人员进行会计核算软件开发的单位，还可设立软件开发岗，主要负责本单位会计核算软件的开发和软件维护工作。具体职责如下：

　　(1)负责本单位会计核算软件的开发和维护工作。

　　(2)按规定程序进行软件的完善性、适应性和正确性维护。

　　(3)软件开发人员不得操作会计核算软件进行会计业务的处理。

　　(4)按电算主管的要求，及时完成对本单位会计核算软件的修改和更新，并建立相关的文档资料。

　　电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在符合内部控制原则的前提下交叉设置。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

　　注意：电算化会计岗位中，软件操作和审核记账岗需达到会计电算化初级水平;电算维护、电算审查和数据分析岗需达到会计电算化中级水平。

　　二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置

　　中小企业实现会计电算化后，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。但应该注意满足不相容职务相分离的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。小规模单位电算化岗位的设置，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。

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