2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(3)

第四节计算机替代手工记账的要求

　　财政部在印发《会计电算化工作规范》的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。

　　一、替代手工记账的任务和条件

　　(一)替代手工记账是会计电算化的目标之一

　　从广义上讲，替代手工记账(俗称甩账)是指将各种基础数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计核算软件对输入计算机的会计数据进行处理(计算、分类、汇总、转存等)，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。替代手工账是会计核算电算化首先要达到的目标，主要完成设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等方面的会计核算任务，实现会计数据处理电子化。

　　替代手工账包括两个概念，即部分会计核算业务采用计算机替代手工记账和全面会计核算业务采用计算机替代手工记账。目前，大多数单位还不可能全面实现会计核算电算化，只能部分替代手工账，一般包括工资、账务处理、往来核算和会计报表等内容。

　　替代手工账这一过程的实现不仅是记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时|生、准确性和完整性，从而为会计信息的充分利用打下基础。

　　从狭义上讲，替代手工记账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此，替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的“起点”。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。由于会计电算化“初级阶段”的工作较多，本节主要从狭义上阐述替代手工记账的有关问题，包括脱离手工会计核算工作的过程和在这一工作中经常遇到的一些问题及其解决办法。

　　(二)替代手工记账的基本条件

　　为保证会计电算化后会计工作的质量，《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》都对计算机替代手工记账提出了应当具备的一个前提和三项基本条件，企事业单位在系统正式运行之前应该认真检查自己是否满足这些条件。其中，一个大前提是计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠;其次，要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。三项基本条件如下。

　　1.配有适用的会计核算软件和相应的计算机硬件设备

　　会计核算软件取得方式有商品化通用会计核算软件、定点开发会计核算软件、通用会计核算软件与定点开发会计核算软件相结合。各单位可根据实际情况选择，并且可以先运行账务处理模块，并考虑今后与其他子系统的衔接。设备配置既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。其中，大型企事业单位开展会计电算化工作应有总体规划，并分步实施。

　　2.配备相应的会计电算化工作人员

　　建立起与会计电算化工作需要相适应的人员队伍，要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。

　　目前，开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：

　　(1)财政部组织开展的会计人员后续教育，其中包括会计电算化培训。初级培训主要学习电子计算机硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。

　　(2)软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训。凡购买商品化会计核算软件的单位，软件公司一般会进行软件使用培训。这类培训的针对性较强，主要侧重于会计核算软件的基本操作。

　　(3)单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训。通过统一组织培训来解决会计电算化实施中存在的关键问题，特别是多部门协作时出现的较为复杂的问题。这种培训可以弥补前两种培训的不足之处，有针对性地结合电算化岗位职责进行。

　　3.建立健全严格的内部管理制度

　　会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应调整。会计电算化的内部管理制度主要包括岗位责任制、日常操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度以及会计数据与软件管理制度等。

　　二、如何替代手工账

　　替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的阶段。在具体实施之前，单位要作出总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目编码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计核算软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据进行对比分析等工作。

　　(一)整理手工会计业务数据

　　按规范要求做好会计数据输入前的准备，这是一项非常重要的工作。只有当所有最原始的数据都正确的时候，我们才能保证将来结果的准确性。这些前期准备工作包括整理各项基础会计业务数据、清理往来账户和银行账户等;必要时，还应与单位其他部门进行协调，在存货管理、销售、采购管理等方面取得有关部门的配合。

　　(1)重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。在将基础数据移人计算机之前，需对会计数据按会计核算软件的要求进行整理和分类。

　　(2)整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户的期初余额;如果是在年中某月建账，须整理出以前各月各账户的发生额。

　　(3)清理往来账户和银行账户。由于会计核算软件所提供的对往来账户的管理方式与手工方式有所不同，在把往来账移到计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式，并选择相应的会计核算软件。目前，我国的往来账存在大量呆账、坏账，所以，应当在将其移入计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样，银行账一般均有未达账项，在采用电算化方式之前，应及时核对银行账，对于没及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。

　　(二)建立会计账户体系并确定编码

　　会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：

　　(1)符合财政部和有关管理部门的规定。

　　(2)满足本单位会计核算与管理的要求。

　　(3)满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，

　　必须设立相应的科目。

　　(4)要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。

　　(5)要保持科目的相对稳定性。

　　(6)要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。

　　为便于反映会计科目间的上下级关系，便于计算机系统识别和处理，减少输入工作量、提高输入速度，促进会计核算的规范化和标准化，需对会计科目进行编码。会计科目编码设计的合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，要选择与现有管理水平和需要相适应的编码系统。

　　编码时，一级会计科目编码按财政部规定(三位编码，新会计制度规定为四位编码)的编码方案执行;明细科目编码按照单位核算需要根据具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即“本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码”。

　　(三)规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

　　手工方式下，会计人员按规定设置总账、明细账、日记账，按会计制度要求填制记账凭证，登记明细账、日记账、总账等。在电算化方式下，虽然这种账务处理过程仍然保持着，但是部分会计资料的格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下进行处理，达到真实、准确、安全的目的。在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于电算化工作的特点。例如，记账凭证的类别，可以在收款、付款、转账三种凭证的基础上，按照经济业务和会计核算软件功能模块的划分进一步细化。

　　电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。不同模块间，如材料核算、账务处理、成本核算等模块，需要预先确定数据传递次序。同一模块要事先确定录入、审核、记账的次序，尤其对操作人员执行录入一审核一记账，或对录入一审核一修改的时间与责任，应作出明确规定。

　　除上述几项会计规范工作外，会计部门还要结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等，要充分体现计算机的特点。例如，在手工方式下，直线法提取折旧均采用综合折旧率，这是为了节约工作量。而在电算化方式下，能够很方便地单项计算固定资产的折旧额，因此，可以采用个别折旧率分别进行计算，以便提高计算的精确度。

　　(四)会计核算软件初始化

　　会计核算软件初始化是确定会计核算软件的核算规则与输人基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计核算软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计核算软件转化为适合本单位实际情况的专用会计核算软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。

　　例如，账务处理模块初始化的主要内容包括系统总体参数的设置(设置核算单位、启用日期、编码规则等)、设置凭证类别、设置会计科目、输入初始余额、设置自动转账分录以及其他初始设置等;工资核算模块初始化的主要内容包括设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系;成本核算模块初始化的主要内容包括设置产品目录代码、输入期初在产品成本、定额资料等;报表处理模块初始化通常包括报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等。

　　(五)计算机与手工并行

　　计算机与手工并行是指在会计核算软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。

　　在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验，考查会计核算软件数据处理的正确性，考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践建立电算化内部管理制度。应该说，这是手工会计系统转移到会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与电算化系统相互适应的重要阶段。其能否顺利进行是单位今后会计电算化系统能否持续正常运行的前提。试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样，才能更全面地比较手工数据和电算化数据。应预先估计可能出现的问题，一旦出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。

　　计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

　　在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：

　　(1)检验各种核算方法。对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验，发生偏差时应及时调整。

　　(2)检查会计科目体系的正确性和完整性。通过数据对比，检查初始化阶段建立的会计科目体系是否完整和合理，看其能否适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求。

　　(3)考查操作准确性。经数据对比发现差错时，如果属于人为原因，一定要明确责任人并及时纠正操作错误。必要时，应提供更多的机会进行培训以便提高工作技能。

　　(4)纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现错误时，应及时查明错误原因。如属于软件设计错误或系统缺陷时，要及时通知会计核算软件开发和销售单位，责成其迅速调整或改进功能。尤其当软件存在严重违反会计制度规定的业务处理功能或人机数据不符，原因是会计核算软件设计错误时，必须暂停此会计核算软件的试运行，通知设计人员进行修改。

　　并行实施一个阶段后，应建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分工，必须在申请替代手工记账前按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。

　　此外，并行期间还要注意以下问题：

　　(1)适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。实施效果不理想时，向软件公司咨询，修订实施方案，及时发现和解决试运行中存在的问题，尽量缩短手工与计算机并行的时间。

　　(2)实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。

　　(3)做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。

　　在替代手工记账的过程中，一般来说会遇到以下一些问题：

　　(1)会计核算软件选用不当。选择一套会计核算软件系统是一项重大决策。由于会计核算软件选择不当，造成会计电算化工作夭折的例子很多，所以，财会部门必须认真对待，对工作影响最大的表现是不能够结合本单位管理水平选择相适应的会计核算软件。随着会计电算化普及程度的提高，很多单位认识到了这个问题，却不知如何才能避免失误。我们建议，开展会计电算化工作应分三步走，即先咨询、再培训、后实施。

　　①咨询工作，可向专门的会计电算化机构进行咨询，例如，会计学会的电算化分会、会计师事务所、会计核算软件公司等，听取有关方面的建议，再结合本单位的实际情况作出决定。

　　②培训工作，包括会计人员的电算化初级培训、中级培训和软件公司进行的用户培训，培养骨干人员是其中的重要环节，是软件实施成功的保证。

　　⑧实施工作，一定要在软件公司的指导下，以本单位会计人员为主进行，在参与实施的过程中积累经验，增长才干，为系统今后的发展打下基础。

　　(2)认识和做法上的误区。有的单位把手工和计算机双轨并行简单地理解为对会计核算软件可靠性、准确性的测试，因此，把双轨并行工作放在单位开展会计电算化工作之前进行，而不是在此之后。如单位决定在某年的1O月份开始会计电算化，就将7—9月份的手工账在会计核算软件中试运行一遍，然后与手工账核对，这种单纯“照葫芦画瓢”式模拟手工账的方法是不可取的。

　　(3)难以建立严格的管理制度。在手工与计算机并行期间，会计人员的工作量肯定比以前大了许多，而且由于可能出现很多问题，造成人手短缺的局面，容易出现无法按权限管理要求上岗的局面，会计人员也不能马上适应会计电算化的岗位职责要求。这是一个必须解决的矛盾，只有严格按照权限分配的岗位进行操作，才有可能在完全电算化的情况下更好地完成会计工作。

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