2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(4)

第四节电子表格软件

　　一、Excel概述

　　Excel是一种功能强大、使用方便，并且以“表格”形式进行数据综合管理与分析的电子表格软件，可广泛应用于财务、金融、贸易、统计、审计、行政等领域。

　　Excel是运行于Windows环境下的电子表格软件，具有电子表格处理、图形处理和数据库管理三大功能。

　　(一)Excel的启动与退出

　　1.启动Excel的方法

　　启动Excel的方法有如下三种。

　　(1)双击桌面的Excel的应用程序图标。

　　(2)单击“开始”菜单，选择“所有程序”菜单中的“Microsoft　Office”下的“MicrosoftOffice　Excel　2003”命令，单击左键即可。

　　(3)在“资源管理器”或“我的电脑”中找到Excel应用程序的存储位置，双击Excel应用程序图标。

　　2.退出Excel的方法

　　在Excel应用程序窗口，可通过以下任何一种方法退出Excel。(1)单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

　　(2)单击“文件”菜单，在“文件”的下拉菜单中单击“退出”命令。(3)双击标题栏左侧的控制菜单框。

　　(4)单击标题栏左侧的控制菜单框，然后在对应的下拉菜单中单击“关闭”命令。

　　(二)Excel窗口简介

　　Excel工作窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作簿窗口以及状态栏等屏幕元素。

　　(1)标题栏。标题栏中包含控制菜单框、应用程序名Excel、文档名，以及最小化、最大化和关闭按钮。

　　(2)菜单栏。菜单栏中有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助菜单项，它们几乎包含了Excel的所有命令。

　　(3)工具栏。工具栏中包含了常用命令所对应的操作按钮，当鼠标指针指向工具栏的某个按钮时，屏幕上就会显示该按钮的提示信息，单击按钮就会执行其对应的命令。

　　(4)编辑栏。编辑栏通常显示当前单元格的内容，可对当前单元格的内容进行输入和编辑修改。

　　(5)工作簿窗口区。Excel工作簿是运算和储存数据的文件，它由若干张工作表组成。一个Excel工作簿中可以包含1～255个工作表。在系统默认状态下，一个Excel工作簿含有3个工作表，分别被命名为sheet1、sheet2和sheet3，可以对工作表进行插入、删除、移动、复制和重命名等操作。

　　工作表也称电子表格，它由若干单元格组成，是Excel存储和处理数据最主要的形式。工作簿窗口区位于Excel主窗口的下方，除了含有工作簿窗口标题栏和窗口控制菜单框以外，还包括以下内容。

　　①行号。用1、2、3……等阿拉伯数字表示，工作表的最大行号为65536。

　　②列号。每个工作表共有256列，以A、B、c……等字母形式表示，第26列之后的列号分别由AA、AB、AC……AZ、BA、BB……IV来表示。

　　③单元格。工作表中行与列相交的位置称单元格，它是工作表中最基本的存储单位。工作表中的每个单元格由唯一的单元地址标识。单元地址由单元格所在列的列号和单元格所在行的行号共同组成，且列号在前，行号在后。如，“B5”表示的单元格处于工作表的第B列与第5行交叉的位置。

　　④全选框。位于行号与列号的交点处，单击它可将整个工作表选中。

　　⑤滚动条。Excel有水平滚动条和垂直滚动条，其中，水平滚动条位于屏幕的底部，垂直滚动条位于屏幕右侧。使用滚动条可以实现快速移动。

　　⑥工作表标签。水平滚动条的左端是工作表标签和工作表标签滚动按钮。标签显示内容为工作表名称。

　　(6)状态栏。状态栏位于屏幕的底部，用于显示当前活动的信息，包括工作状态、帮助信息和键盘状态等。状态栏仅显示当前工作区的工作状态。

　　(三)区域的概念与基本操作

　　1.区域的概念及其表示方法

　　区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。区域的表示方法是用区域符(冒号)

　　将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格，如D2：E5。

　　2.选择区域

　　有时，Excel的操作是针对某一区域的，在进行具体操作之前需要先选定操作区域。常见的选择区域有矩形区域、整行、整列或全表区域，也可以是不连续的区域。

　　3.区域命名

　　对于重复使用率比较高的单元区域或者比较复杂的区域，可以对其命名，以后再使用时就不必重新进行选择，只需通过引用它的名字就可以实现对这一区域的使用。若要为区域命名，首先，要选中命名的对象，然后，单击编辑栏左侧的“名字框”，输入区域的名字，最后按下回车键。

　　二、工作表的基本操作

　　(一)创建工作表

　　创建工作表要通过建立新的工作簿来实现。

　　1.新建空白工作簿

　　建立新工作簿的方法有以下几种。

　　(1)每次启动Excel时，系统将自动建立一个新工作簿，文件名为Bookl.xls。用户在保存工作簿时，可另存为其他的文件名。

　　(2)单击常用工具栏中的“新建”按钮。

　　(3)选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建”对话框中选择“工作簿”，并按下“确定”按钮。

　　2.根据模板建立新工作簿

　　在Excel中，系统提供两大类的模板：常用和电子表格方案。它们包含多种类型的文件模板。

　　(二)输入数据

　　在向单元格输入数据时，要先将鼠标指向某单元，并单击左键，使其成为当前单元，然后再进行输入操作。Excel的数据有字符型、数值型、日期型等多种类型。下面分别介绍这三种类型数据的输入特点。

　　(1)输入字符型数据。字符型数据是指通常所说的字符串，它可以由字母、汉字、数字和其他有效的显示字符组成。字符型数据在单元格中自动左对齐;对于超长字符串若右侧相邻单元格为空，则自动延伸至右侧单元格显示，若不为空则自动隐藏;输入不需计算的数字字符串时，需在字符串左侧加入单引号。

　　(2)输人数值型数据。数值型数据是由0—9这十个数字与特殊符号“+、-、-、(、)、%、，E、E、e、$”等组成的。输入的数值型数据在单元格中自动右对齐，超长数值型数据自动转换为科学计数法的形式。

　　(3)输入日期型数据。当输入的数据符合日期格式时，Excel将以默认的日期格式存储数据。日期的输入一般是用“一”或“/”将不同的数字分隔开，而且，各个数字必须符合年、月、日的规则。日期型数据在单元格中默认右对齐;若单元格首次输入的内容是日期型数据，则该单元格就被格式化为日期格式，要变为数值型则需重新设置格式。

　　(三)输入公式

　　Excel中的公式是由运算符、常量、单元格地址、函数和括号等组成的。输入公式时必须以“=”开头。

　　1.运算符

　　公式中常用的运算符有算术运算符、关系运算符等。

　　(1)算术运算符包括：(　)(括号)、+(加号)、一(减号)、木(乘号)、/(除号)、^(幂)。运算的优先级别依次为括号、幂、乘除、加减，同级运算时的顺序为从左向右依次计算。

　　(2)关系运算符包括：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)。关系运算符之间没有优先级别。

　　当出现算术和关系的混和运算时，算术运算优先于关系运算。

　　2.公式输入

　　在输入公式的过程中，公式同时显示在编辑栏和单元格中。一旦确认输入之后，系统的默认状态是在编辑栏中显示公式，在单元格中显示公式的计算结果。

　　功能：首先执行条件表达式，根据不同的计算结果，函数返回不同的值。当条件表达式的值为“真”时，返回函数中第二个参数的计算结果;当条件表达式的值为“假”时，返回函数中第三个参数的计算结果。

　　3.函数的输入

　　函数的输入可以通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮来实现。函数的插入还可通过直接在单元格中输入的方式来插入，但要注意，输入函数和公式一样，必须以“=”开头。

　　(五)自动填充

　　在当前单元格或选中区域的右下角有一个很小的实心方块，被称为填充柄。当鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针的形状将变为实心十字形状，此时，向上、下、左、右某个方向拖动鼠标，凡是鼠标经过的连续单元格中将出现自动填充的内容。

　　1.自动填充文字序列

　　Excel系统为用户提供了一些标准的文字序列，例如，星期日、星期一……星期六，一月、二月……十二月，甲、乙、丙……癸，Sunday、Monday……Saturday，等等。当需要输入这些序列时，只需在第一个单元格输入该序列的某个值，然后拖动填充柄，即可将序列自动填充。

　　2.自动填充有规律的数值

　　(1)自动填充等差数列。首先，在工作表中数列开始的第一个和第二个单元中分别输入等差数列的前两个值;然后将它们选中，向数列填充方向拖动选中区域右下角的填充柄，直至等差数列完全填人为止。

　　(2)自动填充等比数列。首先，在工作表中数列开始的第一个单元输入等比数列的第一个值，在第二个单元输入以第一个值为基础的计算公式(公式中必须含有第一个值的单元地址)，然后选中公式所在单元，向数列填充方向拖动当前单元右下角的填充柄，直至等比数列完全填人为止。

　　相关推荐：

　　2013会计从业资格考试《财经法规》精讲笔记汇总

　　2013年会计从业资格《会计基础》学习笔记汇总

　　2013会计从业资格考试终极预测试题9套

　　2013年会计从业资格考试全真模拟题9套