2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

第二节账务处理模块基本操作

　　账务处理是指从审核原始凭证、编制记账凭证开始，通过记账、对账、结账等一系列会计处理，到编制出会计报表的过程。账务处理模块是会计信息系统的核心和基础，通过此模块可进行系统初始化、日常账务处理、结账和编制会计报表等工作。

　　一、系统初始化

　　系统初始化是指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程，将通用会计核算软件转变成专用会计核算软件。系统初始化是整个会计电算化工作的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。系统初始化主要包括以下内容。

　　(一)系统管理

　　系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护。具体包括账套管理、年度账管理、操作员管理。

　　1.启动和注册系统管理

　　系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(Admin)的身份，二是以账套主管的身份。

　　系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。

　　账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份)，以及该账套操作员权限的设置等。

　　2.设置操作员

　　操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。凡是允许操作会计电算化系统的会计人员均应首先设置为系统用户，成为系统的合法使用者，然后按照内部控制制度对岗位分工的要求，赋予不同用户相应的权限。每次注册或登录系统，都要进行操作员身份的合法性检查，根据其权限设置限制其所能访问和操作的功能。只有进行严格的操作分工和权限控制，才能避免无权、越权操作的发生，保证会计资料的安全性、可靠性与保密性。

　　3.建立账套

　　账套就是一个单位在会计电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。

　　建立账套，就是指使用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先，应根据企业的具体情况设置基础参数，然后，软件通过这些基础参数自动建立一套账。账套参数设置主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。

　　(1)设置账套信息。

　　账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号唯一且必须输入。

　　账套名称：用来输入新建账套的名称，必须输入。一般为使用该账套的单位名称，也可以根据需要命名。

　　账套路径：用来输入新建账套将要被放置的路径，系统有默认路径，也可以修改。但一般建议使用系统的默认路径。从安全角度考虑，一般应当在计算机硬盘上建立专门目录作为数据库路径，切忌将数据库路径指定为某个磁盘的根目录，或者指定到U盘等移动存储介质上。

　　启用会计期：新设置账套被启用的时间。

　　会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。软件将根据会计制度规定按自然年和自然月自动设定好会计期间。单位也可以根据实际情况自行设定，例如，某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。会计期间设定完成后，不能再对其进行修改。

　　(2)设置单位信息：单位信息用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况建立本单位的基本信息资料，如单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等。

　　(3)确定核算类型：用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。

　　本位币代码：用来输人新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。记账本位币设置后不能更改。

　　本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称，用户必须输入。

　　账套主管：用来输入新建账套的主管姓名，用户必须选择输入。

　　企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务;如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。

　　行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。

　　是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。

　　(4)确定分类信息：如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不进行分类核算;如果相对较多，通常要进行分类核算。

　　(5)确定编码方案：为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业内的部门等进行编码。

　　(6)设置数据精度：数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量小数位数和单价小数

　　位数。

　　(7)系统启用：在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，根据需要启用相应的子系统。

　　4.设置操作员权限

　　会计电算化系统一般按照分组、分级管理的原则进行用户管理，以适应较大规模企业的需要。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。系统管理员组拥有所有的操作权限，可以指定某账套的账套主管，建立其他用户和用户组并为其授权。对用户组的授权成为该组成员的基本授权，系统管理员还可以在用户组授权的基础上对用户授予其他权限。账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。

　　一般电算主管作为系统管理员组成员，由其进行用户管理，其他用户只有修改自己口令的权限，无权更改操作权限。系统管理员在授权时，应当遵循不相容职务相分离的原则，如凭证输入和审核的权限必须赋予不同的操作员。日常使用时，对离职人员要及时删除或者禁用相应用户。

　　5.基础设置

　　基础档案是指计算机系统运行必须的基础数据。用友T3软件是财务业务一体化管理系统，基础数据不仅涉及财务部门，还会涉及业务部门，因此，数据收集、整理的工作量很大。

　　基础档案的设置包括机构设置、往来单位设置、财务设置等内容。机构设置包括部门档案和职员档案的设置;往来单位的设置包括客户档案、供应商档案的设置;财务设置包括外币及汇率设置、会计科目设置、凭证类别设置。

　　(1)设置部门档案。在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目时要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

　　(2)设置职员档案。职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。

　　(3)设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式，以及信用等级等其他信息。

　　(4)设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理，必须将企业中供应商的详细资料录入供应商档案。

　　(5)设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务，应进行外币币种及汇率的设置。外币币种及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值，并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率，制单时具体使用何种汇率是由账簿初始化设置决定的。

　　6.设置会计科目

　　设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。

　　(1)建立会计科目。

　　在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。

　　①会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。科目编码必须唯一，用数字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符号。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制;明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是，同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。编码设计时必须注意，科目级长如设定为两位，如果科目在10个以下，编码的十位数必须以“0”表示。

　　②会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，不能为空。科目名称与科目编码具有一一对应的关系。

　　③科目类型。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”，“4=成本”，“5=损益”。

　　④账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。

　　⑤辅助账设置。辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外，还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。

　　(2)修改和删除会计科目。

　　如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。

　　修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。

　　修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(改为0)，才能修改或删除该科目。

　　科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。

　　(3)指定会计科目。

　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　在指定“现金”、“银行存款”科目前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。7.设置凭证类别

　　(1)许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　①记账凭证;

　　②收款凭证、付款凭证、转账凭证;

　　③现金凭证、银行凭证、转账凭证;

　　④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

　　⑤自定义凭证类别。

　　(2)凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型。

　　①借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。

　　②贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。

　　③凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有

　　发生额。

　　④凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。

　　⑤无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。

　　在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

　　(三)输入期初余额

　　在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。录人科目初始数据时，只需录入最明细级科目的期初余额、借方累计发生额、贷方累计发生额，系统就会对上级科目数据自动进行汇总计算。若企业是在年初建账，则输人的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。

　　(1)总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初金额。

　　(2)辅助科目期初余额录入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。

　　(3)试算平衡。期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。

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