2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

　　三、结账

　　使用结账功能可以对指定月份进行结账。结账实际上就是指计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。

　　在电算化方式下，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，均由计算机自动完成。

　　在结账之前要作下列检查：

　　(1)检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。

　　(2)月末结转必须全部生成并已记账，否则本月不能结账。

　　(3)检查上月是否已结账，如果上月未结账，则本月凭证可以录入但不能记账。

　　(4)核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统的数据是否一致，如果不一致，则不能结账。

　　(5)检查损益类账户是否已经全部结转完毕，否则本月不能结账。

　　(6)如果与其他子系统联合使用，则检查其他子系统是否已结账。如果没有，则本月不能结账。结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作;计算本月各账户的发生额合计和本月账户期末余额，并将余额结转至下月月初。

　　四、编制会计报表

　　(一)概述

　　第一次使用会计报表功能时，应当进行报表初始化。所谓报表初始化，就是新建报表，定义报表格式，设置报表参数，定义报表取数公式和表内、表间勾稽关系。会计核算软件可以通过初始化定义报表格式及表内数据的生成公式，以后每期自动取数计算，快速、准确生成会计报表。

　　报表格式和报表公式定义合称报表定义。报表定义工作量最大、准确性要求高，直接关系到自动编制报表的正确性。报表定义是一次性的，一旦定义正确，以后的报表编制工作都由系统自动完成。为确保报表编制的正确性，报表定义时还可以根据表内、表间勾稽关系定义审核公式，以后生成报表时，由软件根据审核公式进行合法性检查。

　　1.UF0报表的功能概述

　　UF0报表主要具有文件管理功能、格式设计功能、公式设计功能、数据处理功能和图表功能。

　　2.格式状态和数据状态

　　UF0将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。

　　(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

　　(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输人数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮，可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

　　3.单元

　　单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。UF0的单元类型有数值单元、字符单元、表样单元三种。

　　(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

　　(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。

　　(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么，在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

　　4.组合单元

　　组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

　　5.区域

　　区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UF0中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到Cl0的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

　　6.表页

　　一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。

　　7.关键字

　　关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在UF0中被称为关键字。UF0共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可在业务函数中代表取数日期。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

　　8.函数

　　企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UF0报表系统中，取数是通过函数实现的。

　　(二)新建财务报表

　　启动报表系统后，可通执行新建命令创建一张空白报表。

　　(三)报表格式定义

　　报表格式就是报表的样式。报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、单元属性等。通过设置报表的表样可以确定整张报表的大小和外观。

　　报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。

　　报表格式定义需要在“格式”状态下进行。

　　(四)报表公式定义

　　定义报表公式就是根据报表与账簿、报表与报表、报表与其他业务模块之间的关系，设定报表编制方法(计算公式)和报表勾稽关系(审核公式)，并录入计算机的过程。

　　定义报表公式是实现计算机自动生成报表的关键步骤。报表中的数据根据其来源可以分为三类：从账务处理或其他模块取数据、经计算得到的数据、人工输入的外部数据。对于前两种数据来源，系统提供了报表数据生成所需要的函数，并提供了定义报表编制公式的功能。公式是由操作符和操作数组成的表达式。操作符可以是加、减、乘、除、括号等。操作数可以是常数、表格中的其他数据、系统定义的各种函数。在UF0表中，由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系，所以，报表中各种数据的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式。报表中主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。所以，必须定义计算公式。

　　审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。

　　舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据时，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。

　　报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。进入引导输入状态后，对函数参量进行选择输入，软件就可以自动生成所要的函数表达式。

　　(五)报表数据处理

　　报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等。处理时，计算机将根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。

　　报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。报表数据处理工作必须在“数据”状态下进行。(1)录入关键字。关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表与表间的取数提供依据。

　　(2)整表重算。当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的录入之后，便可以计算指定账套和指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。

　　在会计核算软件中，可以利用报表中的数据生成图标。软件一般提供包括柱状图、线段图、区域图、饼状图等多种常用形式的图表，并提供图表向导引导用户一步步设计生成符合需要的图表。通过图表管理可以把报表数据以图形表示出来，使报表数据更直观、生动、易理解。

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