2013会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

第三节其他会计核算软件功能模块的操作要求

　　一、应收/应付账款核算模块基本操作

　　应收/应付账款核算模块主要是对往来款项进行核算与管理，其日常业务的基本处理流程是：输入赊购、赊销业务的有关单据，记录收付的往来款项，核销往来款项，进行账龄分析，生成与往来账款核算和管理有关的账表。

　　(一)初始设置

　　1.设置往来单位档案

　　首先，必须把往来单位基本信息输入系统，主要是客户/供应商代码和名称，此外，银行账号、联系电话、地址等资料也可以根据需要输入。一般来说，往来单位代码一经设置并使用既不允许删除也不允许修改，只能增加。

　　2.收付款条件设置

　　为处理有现金折扣条件的采购与销售业务，需要进行收付款条件的定义。一般用“2/10，1/20，n/30”的形式表示。收付款条件主要包括设置折扣有效期限、对应折扣率和应收应付账款的到期天数。

　　3.账龄区间设置

　　为了对应收应付账款进行账龄分析，应设置账龄区间，主要设置各账龄区间的天数。

　　4.期初数据录入

　　使用应收账款核算模块前，要将启用时未结算完的所有往来单位的应收/应付/预收/预付款等数据录入计算机，以便于以后使用中进行核销处理。应收系统初始数据录入包括期初发票和应收单据的录入。应付系统初始数据录入包括录入期初暂估入库的存货(货已到票未到的存货、期初在途存货)、票已到货未到的存货、期初受托代销的存货。

　　(二)日常业务

　　1.收款、付款单据的录入

　　销售发票是给客户开具的增值税专用发票、普通发票及其所附清单等原始销售票据。销售发票可以由销售部门参照发货单生成，也可以参照销售订单生成或直接填制。

　　采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单。在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入计算机做报账结算处理。也可以先将发票输入计算机，以便实时统计在途货物。采购发票可分为专用发票和普通发票。

　　收款单是收到款项而输入的单据。付款单是付出货款而填制的单据。

　　2.应收/应付账款核销

　　应收账款核销就是指确定收款单与销售发票之间的对应关系的操作。即需要指明每一次收款是收的哪几笔销售业务的款项。

　　应付账款核销就是指确定付款单与采购发票之间的对应关系的操作。即需要指明每一次付款是付的哪几笔采购业务的款项。

　　3.账龄分析

　　应收/应付账款的账龄分析是往来管理的重要内容之一。从企业财务管理角度来看，应收账款的账龄分析更加重要。通过应收账款账龄分析表对应收账款拖欠时间的整理归类和分析，了解企业管理人员收款工作的效率，以便正确确定今后的销售策略，并能够根据各种应收账款过期的时间和历史资料，估计坏账损失。

　　4.应收/应付账款查询打印

　　应收/应付账款查询包括单据查询和账表查询两个方面。单据的查询包括销售发票和采购发票、收款单和付款单等单据的查询。账表查询可以进行往来总账、往来明细账、往来余额表的查询，并可以实现总账、明细账、单据之间的联查。

　　二、工资核算模块基本操作

　　工资核算是每个单位财会部门最基本的业务之一，是一项重要的经常性工作，它关系到每个职工的切身利益。在手工方式下，为了搞好工资核算，占据了财务人员大量的精力和时间，并且容易出错。采用计算机处理，保证了工资核算的准确性和及时性。

　　工资核算系统的任务是以职工个人的工资原始数据为基础，计算应发工资、扣款小计和实发工资等，编制工资结算单;按部门和人员类别进行汇总，进行个人所得税计算;提供多种方式的查询，打印工资发放表、各种汇总表及个人工资条;进行工资费用分配与计提，并实现自动转账处理。

　　(一)初始设置

　　1.建立工资账套

　　工资账套与系统管理中的账套是不同的概念，系统管理中的账套是针对整个核算系统，而工资账套是针对工资子系统。要建立工资账套，前提是在系统管理中首先建立本单位的核算账套。建立工资账套时可以根据建账向导分四步进行：参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。

　　2.部门设置

　　设置部门档案以便按部门进行工资费用分配。

　　3.人员类别设置

　　人员类别与工资费用的分配、分摊有关，以便于按人员类别进行工资汇总计算。

　　4.设置工资类别

　　工资系统是按工资类别来进行管理。每个工资类别下有职工档案、工资变动、工资数据、报税处理、银行代发等。

　　5.工资项目设置

　　工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、长度、小数、增减项，是计算工资的基础。

　　6.设置工资项目计算公式

　　定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如，缺勤扣款=基本工资/月工作日×缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。

　　系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。

　　7.人员档案

　　人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，此外，员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对某个工资类别的，即应先打开相应的工资类别。

　　人员档案管理包括增加、修改、删除人员档案、人员调离与停发处理、查找人员等。

　　(二)日常业务处理

　　1.工资数据录入计算

　　必须将所有人员的基本工资数据录入计算机。工资数据输入包括固定工资数据输入和变动工资数据输入。工资数据录入完毕后，可执行计算功能，将有计算公式的工资项目自动计算出相应的数据。

　　2.个人所得税的计算与申报

　　鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税工作量较大，本系统特提供个人所得税自动计算功能，用户只需自定义所得税率，系统自动计算个人所得税。

　　3.工资分摊

　　工资是费用中人工费最主要的部分，还需要对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提，并编制转账会计凭证，供登账处理之用。

　　4.工资数据查询统计

　　工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映，工资系统提供了各种工资表和工资分析表的查询统计。

　　三、固定资产核算模块基本操作

　　固定资产管理系统主要完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时，输出一些同设备管理相关的报表和账簿。

　　(一)初始设置

　　固定资产管理系统初始设置是根据用户单位的具体情况，建立一个适合固定资产子账套的过程。

　　1.建立固定资产账套

　　建立固定资产账套主要用来设定系统的控制参数。这些参数包括约定与说明、启用月份、折旧信息、编码方式以及财务接口等。

　　2.资产类别设置

　　固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。

　　3.部门设置

　　在部门设置中，可对单位的各部门进行设置，以便确定资产的归属。

　　4.部门对应折旧科目设置

　　对应折旧科目是指折旧费用的入账科目。资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，根据不同企业的具体情况，有按部门归集的，也有按类别归集的。部门对应折旧科目的设置就是给每个部门选择一个折旧科目，这样在输入卡片时，该科目自动添人卡片中，不必一个一个地输入。

　　5.增减方式设置

　　增减方式包括增加方式和减少方式两类。

　　6.折旧万法设置

　　折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的六种折旧方法：不提折旧、平均年限法(一和二)、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，并列出了折旧计算公式。这几种方法是系统缺省的折旧方法，只能选用，不能删除和修改。

　　7.输入期初固定资产卡片

　　固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据，为保持历史资料的连续性，必须将建账日期以前的数据录入到系统中。原始卡片的录入不限制于必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。

　　(二)日常业务处理

　　1.资产增减

　　资产增加需要输入一张新的固定资产卡片，与固定资产期初输入相对应。只有当账套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能，否则，减少资产只有通过删除卡片来完成。对于误减少的资产，可以使用系统提供的纠错功能来恢复，只有当月减少的资产才可以恢复。如果资产减少操作已制作凭证，必须删除凭证后才能恢复。

　　2.资产变动

　　资产的变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。资产变动要求输入相应的“变动单”来记录资产调整结果。其他项目如名称、编号、自定义项目等的变动可直接在卡片上进行。

　　3.折旧处理

　　固定资产系统可以根据录入系统的资料，利用系统提供的“折旧计提”功能，对各项资产每期计提一次折旧，并自动生成折旧分配表，然后，制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

　　折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据，折旧分配表有两种类型：类别折旧分配表和部门折旧分配表。

　　4.账簿管理

　　可以通过系统提供的账表管理功能，及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息。

　　账表包括四类：账簿、折旧表、统计表、分析表。另外，如果所提供的报表种类不能满足需要，系统还提供了自定义报表功能，可以根据实际要求进行设置。

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