2013宁夏会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

　　四、账务处理系统模块初始化

　　初始化通过基础设置模块完成，一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别等操作。

　　用户名“101”;

　　密码“888”;

　　账套“【888】北京正保科技有限责任公司”;

　　会计年度“2011”;日期“2011-1-1”。

　　(一)设置基础档案

　　1.设置部门档案。

　　“基础设置→机构设置→部门档案

　　2.设置职员档案

　　基础设置→机构设置→职员档案。

　　3.设置客户档案。

　　基础设置→往来单位→客户档案。

　　先要进行客户分类。

　　4.设置供应商档案。

　　基础设置→往来单位→供应商档案。

　　5.设置外币及汇率。

　　6.设置结算方式。

　　【例5-15】基础设置→收付结算→结算方式

　　编码：1; 名称：现金; 票据管理：否。

　　编码：2; 名称：转账支票; 票据管理：是。

　　票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。

　　(二)会计科目设置

　　1.会计科目编码

　　电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。

　　2.会计科目编码的一般原则

　　财政部规定设置一级科目代码，明细按编码原则设置。

　　科目一经使用，只能增同级，不能增下级科目。

　　例如：应收账款-北京 1000 112201

　　-河北 2000

　　3.新增会计科目

　　科目级长

　　科目个数

　　级次一般由系统根据科目编码自动定义，无须手工设置。

　　“增加”图标：

　　(1)科目编码--全编码。

　　原则：

　　第一，逐级向下增设会计科目，即先设置上级会计科目，再设置下级会计科目。

　　第二，输入的会计科目编码必须惟一。

　　第三，科目编码一般由数字构成，特殊情况下也可以使用英文字母(大小写均可)，但不允许使用空格、引号等。

　　1写成01.

　　例如：

　　工行存款

　　电视

　　应交税费--应交增值税(销项税额)

　　办公费

　　(2)科目名称--各级名称。

　　中文科目名称：一般输入汉字，也可以输入减(-)、正斜杠(\)，但不能输入其他字符。

　　(3)科目类型。

　　输入一级科目时必须选择输入。

　　一般在输入一级科目时要求操作者选择，如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配，系统会提示操作者更正。

　　输入二级或二级以下科目时，不能选择科目类型，系统自动设置为与一级科目相一致的类型。

　　(4)助记码。--可输入也可不输入。

　　(5)账页格式。

　　系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。

　　(6)辅助核算。

　　包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。

　　某一科目可同时设置两种辅助核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。

　　辅助核算一般设置在末级科目上(末级科目是没有下级科目的科目，只有末级科目才能用于凭证填制，才能进行相应的辅助核算)，但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。

　　(7)科目性质(余额方向)。 一级科目必须选择输入。

　　一般情况下，资产类科目、成本类科目的科目性质为借方，

　　负债类科目、所有者权益类科目的科目性质为贷方，损益类科目是费用性质的为借方，损益类科目是收入性质的为贷方。

　　只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。

　　已有初始余额或已用于填制凭证的科目不能再修改科目性质。

　　(8)外币核算。

　　(9)数量核算。

　　(10)日记账、银行账。

　　库存现金科目要求设为日记账，

　　银行存款科目要求设为银行账和日记账。

　　设置为现金和银行存款的科目还需要在 “编辑”菜单中调用“指定科目”功能，设定“现金总账科目”和“银行存款总账科目”，被指定为现金和银行存款的科目能够输出现金日记账、银行存款日记账以及资金日报。

　　(11)封存。

　　被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。

　　【例题】增加会计科目。

　　科目编码：100201;

　　科目名称：工行存款;

　　辅助核算：日记账，银行账。

　　设置会计科目辅助核算：

　　科目编码：1122;

　　科目名称：应收账款;

　　辅助核算：客户。

　　办公费：部门核算

　　4.修改与删除会计科目

　　通过点击“修改”图标可以修改光标指向的会计科目。

　　点击“删除”图标删除光标指向的当前会计科目，但有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除;

　　5.指定会计科目。

　　指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。

　　在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。

　　提示：

　　•增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。

　　•科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。

　　•由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此，在建立会计科目时，要小心并反复检查。

　　(三)设置凭证类别

　　系统提供五种常用分类方式供用户选择：

　　1.记账凭证;

　　2.收款凭证、付款凭证、转账凭证;

　　3.现金凭证、银行凭证、转账凭证;

　　4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

　　5.自定义凭证类别。

　　本系统提供五类限制类型：

　　1.借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。

　　2.贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。

　　3.凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。

　　4.凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。

　　5.无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。

　　提示：

　　在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;

　　已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;

　　如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

　　(四)录入期初余额

　　 1.总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。

　　年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。

　　年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。

　　期初余额余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

　　【例题】总账期初余额录入

　　“库存现金”科目的期初借方余额为5 000元;

　　“银行存款——工行存款”科目的期初借方余额为90 000元;

　　“实收资本”科目的期初贷方余额为100 000元。

　　2.辅助核算科目期初余额录入。

　　在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。

　　在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。

　　【例题】辅助核算科目期初余额录入

　　会计科目：应收账款　余额：借5 000元

　　客户：鼎盛公司　摘要：欠款

　　提示：

　　当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。

　　3.试算平衡。

　　期初余额录入完毕后，应该试算平衡。

　　期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;

　　如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。