2013宁夏会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

　　五、账务处理模块日常账务处理操作要求 补充：选项设置

　　1.系统编号与手工编号

　　2.出纳签字

　　(1)选项--必须出纳签字

　　(2)日记账与指定现金银行总账科目

　　3.现金流量

　　(1)指定现金流量科目

　　(2)基础设置--项目目录

　　(一)记账凭证录入、修改、删除、查询

　　1.凭证录入

　　(1) 增加会计凭证--未增加前是空白凭证

　　【例5-21】1月2日，行政部购买了500元的办公用品，以现金支付(附单据一张)。

　　借：管理费用　500

　　贷：库存现金　500

　　1月3日，财务部购买了1 000元的办公用品，以转账支票支付(票号：1234)。

　　借：管理费用　1 000

　　贷：银行存款　1 000

　　1月4日，市场一部销售给鼎盛公司产品，货款10 000元，销项税额1 700元，款未收。

　　借：应收账款　11 700

　　贷：主营业务收入　10 000

　　应交税费——应交增值税(销项税额) 1 700

　　(2)凭证类别及凭证编号

　　在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。

　　如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。

　　关于凭证编号，有几点补充说明：

　　第一，在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。

　　第二，对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。

　　第三，系统自动管理凭证页号。如：收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。

　　(3)制单日期

　　系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或按参照输入。

　　制单序时控制：不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。

　　(4)附单据数

　　有的情况下，记账凭证没有原始单据，如转账凭证，则可以不输入。

　　(5)凭证摘要--可以重复，但不能没有

　　多摘要方式，上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改。

　　(6)会计科目

　　科目必须输入末级科目。

　　科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

　　输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。

　　采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。

　　(7)金额

　　即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。如果方向不符，可按空格键调整金额方向。

　　(8)制单人员 制单人员的名字不需要操作人员输入。

　　“保存”图标

　　“放弃”图标

　　“增加”图标

　　提示：

　　•采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不应超过业务日期。

　　•凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

　　•正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

　　•科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。

　　•金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

　　•可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

　　•不能确定的辅助核算信息可不输入。

　　2.凭证修改

　　直接单击需要修改的项目重新输入即可。

　　如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。

　　已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。

　　已记账的凭证不能修改，只能查询。

　　3.删除凭证--两步：一作废二整理。

　　(1)作废/恢复凭证。

　　“制单→作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。

　　“制单→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

　　(2)凭证整理。

　　凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。

　　若本月已有凭证记账，只能对未记账凭证进行凭证整理。

　　4.查询凭证

　　“总账→凭证→查询凭证”命令--只能看不能改

　　【多选题】关于总账系统中增加和删除会计科目，下列描述中，正确的有(　)。

　　A.科目已在输入凭证时使用，只能增加同级科目，而不能再增设下级科目

　　B.先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目

　　C.科目已经使用，还允许修改或删除该科目

　　D.有发生额的科目不能删除，但可修改科目

　　『正确答案』ABD

　　(二)审核凭证

　　凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。

　　凭证一览表，双击某张凭证

　　单击“审核”图标将在审核处自动签上审核人名字

　　凭证审核过程注意几点：

　　第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。

　　第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。

　　第三，审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。

　　第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。

　　【单选题】在账务系统中，只要有凭证审核权，就可以审核(　)。

　　A.自己输入的凭证

　　B.任何人输入的凭证

　　C.自己以外其他人输入的凭证

　　D.以上全部

　　『正确答案』C

　　【单选题】经过审核但还没有记账的记账凭证发现有错误应该(　)。

　　A.直接进行修改

　　B.取消审核后修改

　　C.不能修改

　　D.用红字冲销法修改

　　『正确答案』B

　　【判断题】账务处理系统中，凭证审核人员不能修改其他人录入的凭证。

　　『正确答案』对

　　(三)记账

　　记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。

　　记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的。

　　需要注意的几个问题：

　　第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。

　　第二，如果用户发现某一步设置错误，可通过单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账，可通过单击“取消”，取消本次记账工作。

　　第三，在记账过程中，不得中断退出。

　　第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。

　　【判断题】账务处理系统中，记账功能每月只能使用一次。

　　『正确答案』错

　　【判断题】账务处理系统中，记账后的凭证不一定是审核过的凭证。

　　『正确答案』错

　　(四)账簿查询

　　现金日记账、银行存款日记账不能在主菜单的“账簿”功能下查询，只能在“现金”功能输出。“现金-现金管理-现金日记账、银行存款日记账”

　　1.总账查询

　　“总账→账簿查询”--“总账”

　　(1)科目范围。可输入起止科目范围，为空时，系统默认为是所有科目。

　　(2)科目级次。如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输入为1-3，则查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。

　　若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。

　　不仅可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有二级以下明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

　　2.科目发生额及余额

　　“总账→账簿查询” →“余额表”

　　3.明细账查询

　　明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

　　用鼠标选择系统主菜单“总账→账簿查询”下的“明细账”，屏幕显示查询条件，输入条件后可显示相应的明细账。

　　4.日记账的查询

　　日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印，但日记账的查询需通过“现金”模块查询。

　　【判断题】账务处理系统中的各种账簿的数据，不能直接修改，但可查询和打印。(　)

　　『正确答案』√

　　(五)期末业务处理 补充：自动转账凭证设置及转账凭证生成

　　运用于每月重复必须结转的凭证。例如：期间损益结转类似结转凭证。

　　1.对账

　　“总账→期末”下的“对账”功能

　　2.月末结账

　　“总账→期末”下的“结账”功能。

　　结账过程：

　　(1)显示所要进行结账的月份。

　　(2)核对账簿。如果账账相符，可进行下一步结账工作，如果不相符，系统中止结账工作。

　　(3)显示月度工作报告。

　　(4)执行结账。

　　提示：

　　(1)上月未结账，则本月不能结账。

　　(2)上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、审核凭证。

　　(3)本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。

　　(4)已结账月份不能再填制凭证。

　　(5)结账只能由有结账权限的人进行。

　　(6)账账核对不符，不能结账。

　　【单选题】关于总账系统结账的描述，下列各项中，错误的是(　)

　　A.结账前，本月凭证必须登记入账

　　B.结账后，不能再输入该月凭证

　　C.结账必须按月连续进行

　　D.每月可以结多次账

　　『正确答案』D

　　【判断题】账务处理系统中，结账功能每月只能使用一次。(　)

　　『正确答案』√

　　【单选题】下列(　)情况出现时，会计软件当期不能结账。

　　A.银行对账出现不一致

　　B.机内总分类账与机内明细账不一致

　　C.有未记账的凭证

　　D.会计存在未经审核的凭证

　　『正确答案』BCD