2013宁夏会计从业资格《会计电算化》学习笔记(5)

　　六、编制会计报表

　　(一)报表处理系统概述

　　报表模板生成报表演示：格式状态与数据状态

　　1.会计报表的数据处理流程

　　包括报表格式设计、报表数据处理、报表输出三大步骤。

　　2.报表的相关概念

　　(1)格式状态和数据状态。

　　①格式状态

　　单元公式：计算公式(必须设置)、审核公式及舍位平衡公式。

　　在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。

　　在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。

　　在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

　　②数据状态

　　如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。

　　在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

　　(2)单元

　　单元是组成报表的最小单位。

　　单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。

　　单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

　　①表样单元：表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

　　②数值单元：用于存放报表的数据，在数据状态下输入。

　　数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。

　　建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。

　　③字符单元：字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。

　　(3)组合单元

　　组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

　　这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)。

　　(4)区域

　　区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。

　　例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

　　(5)表页

　　一个UF0报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。

　　表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”~“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。

　　(6)关键字

　　关键字是一种特殊的单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。

　　六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”。

　　关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

　　(7)函数 企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。

　　①总账取数的公式可以称之为账务函数

　　总账函数　金额式　数量式　外币式

　　期初额函数：　QC()　SQC()　WQC()

　　期末额函数：　QM()　SQM()　WQM()

　　发生额函数：　FS()　SFS()　WFS()

　　累计发生额函数：　LFS()　SLFS()　WLFS()

　　条件发生额函数：　TFS()　STFS()　WTFS()

　　对方科目发生额函数：DFS()　SDFS()　WDFS()

　　净额函数：　JE()　SJE()　WJE()

　　汇率函数：　HL()

　　②自本表页取数的函数

　　数据合计：PTOTAL()

　　平均值：PAVG()

　　最大值：PMAX()

　　最小值：PMIN()

　　③自本表其他表页取数的函数

　　可以使用SELECT()函数从本表其他表页取数。

　　例：如果C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。

　　④自其他报表取数的函数

　　(二)报表创建

　　当启动报表系统后，就要应用创建新报表文件的功能，建立一个报表文件。此时，一张空的电子表展现在用户面前，用户可以在报表文件中设计报表格式。

　　创建空表时：

　　1.文件类型： *.rep

　　2.单元类型：数值单元

　　3.默认状态：格式

　　(三)定义报表格式

　　1.设置报表尺寸

　　设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。

　　执行“格式→表尺寸”命令

　　2.定义行高和列宽

　　执行“格式→行高”命令 mm(毫米)

　　3.画表格线

　　新建立的报表是没有任何表格线的。

　　选择区域

　　执行“格式→区域画线”命令

　　4.定义组合单元

　　执行“格式→组合单元”命令=取消

　　5.输入项目内容(表内项目)

　　编制单位、日期可不输入，设为关键字;

　　输入内容：将数值型单元改为表样单元。

　　6.设置单元属性和单元风格

　　新建的报表，所有单元的单元类型均默认为数值型;

　　但在单元格内输入项目内容后，其单元类型自动转变为表样属性。

　　定义为字符和数值属性的单元，可在数据处理状态下输入数据，输入的数据只对本表页有效。

　　定义为表样属性的单元，在格式状态下输入内容后将对所有的表页有效。

　　7.定义关键字

　　定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在单元中的位置。

　　关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括一个自定义关键字，可以根据实际需要任意设置相应的关键字。

　　(1)设置关键字

　　执行“数据→关键字→设置”命令(注：格式状态，数据菜单)

　　(2)调整关键字位置

　　调整关键字的位置必须输入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。

　　执行“数据→关键字→偏移”命令(注：格式状态，数据菜单)

　　提示：

　　关键字在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。

　　可设置多个关键字;

　　一个关键字在该表中只能定义一次，即同一表中不能有重复的关键字。

　　重新定义等于取消原定义。

　　(四)定义计算公式(注：格式状态，数据菜单) 1.直接输入公式

　　F5单元格输入=B5+D5 (=的作用是调出定义公式框，实际只输入公式即可)

　　单元公式在输入时，凡是涉及到数学符号、标点符号的均需输入英文半角字符。

　　2.交互式输入公式

　　交互式输入公式是通过函数向导实现的：

　　执行“数据→编辑公式→单元公式”命令

　　【单选题】会计报表系统中，某月某表公式编制计算正确，那么(　)一定正确。

　　A.公式语法格式

　　B.当月数据

　　C.报表中的数据

　　D.审核公式

　　『正确答案』A

　　【判断题】计算机制作财务报表，公式取数只能来自于账簿。(　)

　　『正确答案』×

　　(五)报表的生成

　　1.设置报表与账簿之间的对应关系

　　设置报表与账簿之间的关系简称为账套初始。账套初始是在编制报表之前指定报表数据来源的账套和会计年度。

　　执行“数据→账套初始”命令

　　2.输入关键字

　　执行“数据→关键字→录入”命令

　　3.重新计算报表

　　执行“数据→表页重算”命令

　　在编制报表时可以选择整表重算或表页重算。整表重算是将该表的所有表页全部重新进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据重新进行计算。

　　4.审核报表

　　执行“数据→编辑公式(审核公式)”命令

　　执行“数据→审核”命令(均在格式状态下设置，数据状态下使用)

　　5.保存报表文件

　　注意：*.rep 为用友软件报表专用扩展名

　　(六)报表输出

　　1.报表输出的内容

　　输出能被其他系统接收的数据，是指将报表数据以一定的形式，如以DBF数据库的形式，或以TXT文本文件的形式输出，供其他系统进行进一步的加工处理，提高自身的数据兼容性与通用性。

　　2.报表输出的方式

　　(1)屏幕显示

　　(2)打印机输出

　　(3)磁盘输出

　　(4)网络传输