国家机关2013会计从业《电算化》学习笔记(3)

第二节 会计核算软件的要求

　　新修订的《中华人民共和国会计法》规定：使用电子计算机进行会计核算的单位，其使用的会计软件应当符合国家统一的会计制度规定，达到国务院财政部门规定的标准，并应当经过相应机关的评审通过后方可投入使用。投入使用后，必须保持会计核算软件的相对稳定性，不允许任何人随意修改。

　　一、会计核算软件的基本要求

　　根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：

　　(1)合法：会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。

　　(2)分期：会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

　　(3)中文：会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。

　　(4)权限：会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

　　(5)标准：会计核算软件应当符合GB/T19581—2004《信息技术—会计核算软件数据接口》国家标准的要求。

　　(6)稳定：会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

　　(7)恢复：会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

　　(8)升级：单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。

　　(9)服务：会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

　　二、会计数据输入功能的基本要求

　　会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。另外，会计核算软件一个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一个功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。

　　(一)对初始数据输入的基本要求

　　1.输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等;

　　2.输入需要在本期进行对账的未达账项;

　　3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录;

　　4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等;

　　5.输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等;

　　(二)会计核算软件输入原始凭证的相关要求

　　1.输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证;

　　2.记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证;

　　3.如原始凭证需要修改，会计核算软件应当在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。

　　(三)会计核算软件输入记账凭证的相关要求

　　1.会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。

　　2.在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：

　　(1)正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复;

　　(2)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称;

　　(3)正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行;

　　(4)正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行;

　　(5)正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。

　　(6)会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。

　　(7)对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。

　　(四)会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求

　　1.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。

　　2.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。

　　3.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。

　　4.会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制，即对同一张记账凭证，应当分别对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。

　　5.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改与审核功能。审核通过后不能对机内凭证进行修改。在修改的过程中，也应该给出前面要求的各项提示。

　　(五)会计核算软件对处理外币核算业务的相关要求

　　1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供输入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。

　　2.采用统帐制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生时，输入期初和当时的外汇牌价的功能。记账凭证中外国货币金额输入后，会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。

　　三、会计数据处理功能的基本要求

　　(一)会计核算软件记账的相关要求

　　1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账;

　　2.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账;

　　3. 总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一功能模块中登记或者在不同功能模块中登记;

　　4.会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能;

　　5. 机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

　　(二)会计核算软件对账、结账的相关要求

　　1.会计核算软件应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。

　　2.应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

　　3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的模块先结账、处理总分类账的模块后结账。

　　4.机内总分类账结账之前，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

　　(三)会计核算软件生成报表的相关要求

　　会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。

　　(四)会计核算软件提供的其他数据处理功能

　　通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法供用户选择。

　　会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。

　　四、会计数据输出功能的基本要求

　　(一)会计核算软件提供查询的相关要求

　　1.查询机内总分类会计科目和明细分类科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目;

　　2.查询本期已经输入并登账和未登帐的机内记账凭证、原始凭证;

　　3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账;

　　4.查询往来账款项目的结算情况;

　　5.查询本期和以前各期的会计报表。

　　(二)会计核算软件对机内数据的打印输出要求

　　1.会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。

　　2.会计核算软件可以提供机内原始凭证打印输出的功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。

　　3.会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一的会计制度的规定。

　　4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。

　　5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

　　6.会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。

　　7.打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。

　　(三)会计核算软件提供的其他数据输出要求

　　1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

　　2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬盘或者软盘等存储介质的强制备份功能。

　　五、会计核算软件必须保证机内数据的安全

　　1.防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。

　　2.对存储的数据文件和程序文件，加密措施。

　　3.利用现有数据恢复到最近状态。