2015会计从业资格考试《会计电算化》重点考点(21)

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　　数据清单

　　数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

　　构建数据清单的要求主要有：

　　(1)列标志应位于数据清单的第一行，作为字段名，用以查找和组织数据、创建报告。

　　(2)同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

　　(3)每一行对应一条记录，即由各个字段值组合而成，存放相关的一组数据。

　　(4)在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以为空，但要避免在数据清单中间放置空白的行或列。当需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。

　　(5)尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

　　函数的应用

　　函数的基本格式是：函数名(参数序列)。参数序列是用于限定函数运算的各个参数，这些参数除中文外都必须使用英文半角字符。关于函数的分类。

　　【例题21·单选题】如果要对工作表的某些数据求平均值，应使用下列函数中的(　　)。

　　A.SUM()

　　B.AVERAGE()

　　C.IF()

　　D.COUNT()

　　【答案】B

　　【解析】AVERAGE()是求平均值函数。返回参数包含的数据集的算术平均值。选项A，是求和函数，选项C是条件函数，选项D是计数函数。

　　【例题22·单选题】对单元中的公式进行复制时.(　　)地址会发生变化。

　　A.相对地址中的偏移量

　　B.相对地址所引用的单元格

　　C.绝对地址中的地址表达式

　　D.绝对地址所引用的单元格

　　【答案】B

　　【解析】相对引用是指当把一个含有单元格引用的公式复制或填充到一个新的位置时，公式中的单元格引用会随着目标单元格位置的改变而相对改变。

　　【例题23·判断题】如果要统计某一区域中满足给定条件的单元格的个数，应使用的函数是count。(　　)

　　【答案】×

　　【解析】如果要统计某一区域中满足给定条件的单元格的个数，应使用的函数是COUNTIF。

　　记录单

　　记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。记录单的相关操作如表4-11所示。

　　数据的管理与分析

　　在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图标和数据透视表等是数据管理和分析功能。

　　(一)数据的排序、筛选和分类汇总

　　数据的排序、筛选和分类汇总，如表4—12所示。

　　(二)数据透视表的插入

　　数据透视表是根据特定数据源生成的，可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。数据透视表不仅能够按照改变后的版面布局自动重新计算数据，而且能够根据更改后的原始数据或数据源来刷新计算结果。

　　【提示】应用数据透视表技术建立数据表应当满足以下条件：

　　(1)完整的表体结构：Excel表中的记录以流水方式记录，表头各字段内容应为文本型，而且不存在空白单元格。

　　(2)规范的列向数据：同一列中的数据应具有相同的格式，各列中不允许存在空白单元格。

　　1.数据透视表的创建

　　Excel 2007(Excel 2013)中，单击“插人”功能区中的“数据透视表”命令，(Excel 2003中，单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图…”命令项)，接着按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行相关操作可创建数据透视表。

　　数据透视表的布局框架由页字段、行字段、列字段和数据项等要素构成，可以通过需要选择不同的页字段、行字段、列字段，设计出不同结构的数据透视表。

　　2.数据透视表的设置

　　(1)重新设计版面布局。在数据透视表布局框架中选定已拖人的字段、数据项，将其拖出.将“数据透视表字段列表”中的字段和数据项重新拖至数据透视表框架中的适当位置，报表的版面布局立即自动更新。

　　(2)设置值的汇总依据。值的汇总依据有求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值汁数、标准偏差、总体偏差、方差和总体方差。

　　(3)设置值的显示方式。值的显示方式有无计算、百分比、升序排列、降序排列等。

　　(4)进行数据的筛选。分别对报表的行和列进行数据的筛选，系统会根据条件自行筛选出符合条件的数据列表。

　　(5)设定报表样式。数据透视表中，可通过单击“自动套用格式”(适用于Excel 2003，单击“格式”菜单后进人)或“套用报表格式”(适用于Excel 2007或Excel 201 3)按钮选用系统自带的各种报表样式，也可通过设置单元格格式的方法自定义报表样式。

　　(三)图表的插入

　　框选需要生成图表的数据清单、列表或者数据透视表，选择“插入”菜单中的“图表”菜单，按照相关步骤操作可完成图表的插人。

　　图表不仅可以根据需要分别输入标题和各轴所代表的数据含义，而且可以适当蒯整大小及其位置。

　　【例题24·单选题】数据分类汇总的前提是(　　)。

　　A.筛选

　　B.排序

　　C.记录单

　　D.以上全错误

　　【答案】B

　　【解析】分类汇总前必须先对数据清单按要分类的字段进行排序，以便将具有相同字段值的计量排列在一起。

　　【例题25·判断题】Excel中只能根据数据进行排序。(　　)

　　【答案】×

　　【解析】在Excel 中，不仅能按照数字顺序或字母顺序对数据清单进行排序，还可以按照自定义序列对数据清单进行排序。Excel内置的自定义序列有：缩写英文星期、英文星期、缩写英文月份、英文月份、中文星期、中文月份、季度、农历月份等。

　　【例题26·单选题】使用记录单不能实现的操作是(　　)。

　　A.查找记录

　　B.修改记录

　　C.添加记录

　　D.排序记录

　　【答案】D

　　【解析】利用记录单能够编辑任意指定的记录，修改记录中的某些内容，还可以增加或删除记录。

　　【例题27·单选题】退出自动筛选状态的方法是(　　)。

　　A.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令，再选取“全部显示”子命令

　　B.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令.再选取“撤销筛选”子命令

　　C.Excel 2003中，选取“数据”菜单中的“筛选”命令，再选取“自动筛选”子命令

　　D.Excel 2003中.单击字段名右下角的下拉箭头按钮.在下拉列表中选择“全部”选项

　　【答案】C

　　【解析】选项A，可以显示原来的全部记录，但不退出筛选状态，选项B，在“数据——一筛选”命令下，没有“撤销筛选”的子命令;选项D，取消的是对某一列进行的筛选。

　　【链接】注意Excel 2007(Excel 2013)中执行了筛选操作后，要恢复显示所有的记录，可用：

　　1.退出自动筛选：再次执行“数据——筛选”命令，可退出自动筛功能。

　　2.取消对所有列进行的筛选：执行“数据——清除”命令，可以显示原来的全部记录，但不退出筛选状态。

　　3.取消对某一列进行的筛选：单击该列字段名右下角的自动筛选箭头，选择“全选”选项。

　　【例题28·判断题】数据清单中的每一列为一个字段，每一行为一个记录。(　　)

　　【答案】√

　　【解析】数据清单中的每一列为一个字段，存放相同类型的数据。每一行为一个记录，存放相关的一组数据。

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