UNIT Ⅲ 信函写作格式

　　(一)称呼

　　1 写给机构：Dear Sir or Madam,

　　2 写给个人：Dear+人名,

　　(二)正文：3段、7句左右、100-120词、3-5关联词、3-5从句

　　1 第一段：1-2句

　　1)自我介绍

　　(1)工作人员：05：I am a staff member from your company/corporation.

　　06： I am a staff member from Motorola(China)Electronics Ltd.

　　(2)学生：I am a freshman/sophomore/junior/senior/undergraduate/graduate from the Department of Chinese Language and Literature of Beijing University.

　　2)写作目的：

　　(1)样题：I am writing the letter in purpose of ordering some books.

　　(2)05：I am writing to inform you that I wish to resign from my current post/position.

　　2 第二段：3-6句

　　1)改写提纲一：1句

　　2)改写提纲二：1句

　　3)改写提纲三：1句

　　3、第三段：1-2句

　　1)表示感谢(私人建议信除外)

　　(1)My appreciation to you for your generous help is beyond words.

　　(2)Words fail me when I wish to express my sincere gratitude to you.

　　(3)I take this opportunity to show my heartfelt appreciation for the kind assistance you render me.

　　2)期待回信：

　　(1)I am looking forward to hearing from you soon.

　　(2)I look forward to a favorable reply at your earliest convenience.

　　(3)Your prompt attention to my inquiry would be highly appreciated.

　　(三)落款

　　1 结尾客套：Yours sincerely,

　　2 签名：Li Ming

　　2 信头包括：To, From, Subject和Date等措词。To后面接收件人姓名、职务等;From后面接备忘录写作者的姓名(注意作者姓名前面不用Dr., Miss, Mr., Ms.之类的称呼);Subject后是备忘录主要内容的概括性小标题;Date后写日期;

　　3 正文段落：主题下面空两行写正文，不用称呼和结尾礼词;

　　4 作者姓名首字母写在正文末行空一行的地方;

　　功能：1 提供会议摘要;2 为主管人员与职员之间的交流提供更便捷的渠道;3 确认电话交流或会面内容。

　　三 告示与通知

　　告示、通知之类的应用文，写作灵活多样，有正式和非正式等多种形式，其目的均为告诉公众某件事或某项活动。文字要求简洁易懂，表达直截了当。这部分又可分为两类，一类是有关部门就某事发出的通知或张贴的告示，此类文件要求结构严谨，用词确切，通常使用比较正式的文体。另一类是关于会议或活动的简单通知，此类文章至少需要包含以下内容：时间、地点、活动内容。

　　四 便条

　　便条是一种简短信函，形式比书信简单，多使用非正式文体。内容可包括：时间、收信人、事由、写信人。通常不写发信人地址，开头甚至可以省略Dear等称呼，结尾也可以略去祝贺的话和Yours sincerely等语言。其使用语言特点是通常情况下比一般的信函更接近口语。由于写信人和收信人对互相的情况都十分熟悉，因此一般的客套话均省略。