考研英语写作24分讲座讲义之备忘录的写法

　　备忘录其实也是广义的信函中的一种，主要用于公司内部对公司的职员、部分通报信息，如会议安排、情况报告、问题处理等等。在英语中称之为interoffice memorandum，其复数为memoranda，简称memo。除了可以采用书面形式之外，备忘录也可以通过e-mail 发出。

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　　备忘录的一般格式如下：

　　MEMORANDUM

　　To:

　　From:

　　Date:

　　Subject:

　　Body

　　其中To项是收笺人，在其姓名前可以加上Mr., Mrs., Dr.等，在其姓名后可加上职位和部门。From项是发笺人，其姓名前一般不加尊称，但姓名后同样可加上职位和部门。Subject即内容主题，一般用简短的几个字做简略陈述，不需要是一个完整的句子，几个词或词组即可。

　　Body即内容是备忘录的主要部分，写作应力求简明、确切。首先应直入主题，列出最重要的信息，然后可以具体说明事由、情况，提出意见和建议等，最后可以根据具体情况或重申主题或表示意愿或感谢。

　　需要指出的是，在备忘录的末尾不需要签名。但是，如果备忘录还发给了收笺人以外的其他人，须在末尾cc: 之后写上其姓名。请看下面的示例：

　　Microsoft, Inc.

　　Interoffice Memorandum

　　To: Peter Clark, Rachel White

　　From: Linda Larson

　　Date: September 16, 2004

　　Subject: Scheduling the project meeting

　　As you know, we are having the project meeting next week in the projection room. Since the room holds only fifty people comfortably without overcrowding. I suggest we hold the meeting to the forty-one people in the Assembly Section on Thursday at 2:00 p.m. and to the remaining forty-three from the other sections on Friday at the same time.

　　If there’s any problem about this arrangement, please let me know.