(二)权力和责任的分配
权力的分配本质上是指按照工作描述确定责任,根据组织结构图形成责任。
常见问题:在组织机构的设置及书面说明和规定中没有体现不相容职务相互分离的要求;没有明确清晰的岗位说明书,职责划分不清晰;权力不适当下放等等。
企业应当制定组织结构图、业务流程图、岗(职)位说明书和权限指引等内部管理制度或文件,使员工了解和掌握组织架构设计及权责分配情况,正确履行职责。
内部环境的强弱取决于各人员对其将负有多大责任的了解。
(三)管理哲学和经营风格与战略的发展
1.管理哲学和经营风格:
高级管理层对企业的控制环境有着不可忽视的影响。管理哲学和经营风格均是企业内部环境的一部分。
2.发展战略:
风险 | ·缺乏明确的发展战略或发展战略实施不到位,可能导致企业盲目发展,难以形成竞争优势,丧失发展机遇和动力。 ·发展战略过于激进,脱离企业实际能力或偏离主业,可能导致企业过度扩张,甚至经营失败。 ·发展战略因主观原因频繁变动,可能导致资源浪费,甚至危及企业的生存和持续发展。 |
《第2号指引》控制措施 | ·要求企业在董事会下设立战略委员会,或指定相关机构负责发展战略管理工作,履行相应职责。战略委员会主要职责:对战略规划进行可行性研究和科学论证;对战略实施进行监控。 ·进行充分调查研究、科学分析预测和广泛征求意见的基础上制定发展目标。 ·战略规划应根据企业的发展目标制定,明确发展的阶段性和发展程度,确定每个发展阶段的具体目标、工作任务和实施路径。同时,制订年度工作计划,编制全面预算以确保战略得以有效实施。 ·在宏观环境的情况发生重大变化时,企业应当按照规定权限和程序调整发展战略。 ·要求董事会严格审议战略委员会提交的发展战略方案,重点关注其全局性、长期性和可行性。方案经董事会审议通过后,报经股东(大)会批准实施。但是,假若董事会在审议方案中如果发现重大问题,应当责成战略委员会对方案做出调整。 |
(四)人力资源政策和实务——《企业内部控制应用指引第3号一人力资源》
人力资源是指企业组织生产经营活动而录(任)用的各种人员,包括董事、监事、高级管理人员和全体员工。
风险:
· 人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全,可能导致企业发展战略难以实现。
· 人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善,可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露。
· 人力资源退出机制不当,可能导致企业面临法律诉讼或企业声誉受损。
人力资源政策和实务包括:
1.招聘和雇用。
2.新雇员的试用期和岗前培训制。
3.建立雇员员工培训长效机制、提升员工素质。
4.绩效评估。
5.辞职、解除劳动合同、退休等。
(五)企业文化与沟通
企业文化是指企业在生产经营实践中逐步形成的、为整体团队所认同并遵守的价值观、经营理念和企业精神,以及在此基础上形成的行为规范的总称。
相关文件:《企业内部控制应用指引第5号一企业文化》
风险 | ·缺乏积极向上的企业文化,可能导致员工丧失对企业的信心和认同感,企业缺乏凝聚力和竞争力; ·缺乏开拓创新、团队协作和风险意识,可能导致企业发展目标难以实现,影响可持续发展; ·缺乏诚实守信的经营理念,可能导致舞弊事件的发生,造成企业损失,影响企业信誉; ·如果在企业并购重组时,忽视企业间的文化差异和理念冲突,可能导致并购重组失败。 |
《第5号指引》控制措施 | ·积极培育具有自身特色的企业文化,引导和规范员工行为,培育体现企业特色的发展愿景、积极向上的价值观、诚实守信的经营理念、履行社会责任和开拓创新的企业精神,以及团队协作和风险防范意识。 ·重视并购重组后的企业文化建设,平等对待被并购方的员工,促进并购双方的文化融合。 ·要求董事、监事、经理和其他高级管理人员在企业文化建设中发挥主导和垂范作用,企业文化建设既要注重“上下结合”,更应注重企业治理层和经理层的示范作用。 ·加强企业文化的宣传贯彻,有效沟通,共同遵守,融入生产经营全过程。 ·建立企业文化的过程中,坚持诚信和道德观是强化内部环境的重要因素。(制定行为守则、传达行为守则、更新行为守则) |
(六)社会责任——《企业内部控制应用指引第4号一社会责任》
社会责任是强化内部环境中不可缺的一个元素,它代表企业管理层的形象和管理风格及责任使命感。
社会职责和义务主要包括:安全生产、产品质量(含服务,合同)、环境保护、资源节约、促进就业、员工权益保护等。
风险 | ·安全生产措施不到位,责任不落实,可能导致企业发生安全事故。 ·产品质量低劣,侵害消费者利益,可能导致企业巨额赔偿、形象受损,甚至破产。 ·环境保护投入不足,资源耗费大,造成环境污染或资源枯竭,可能导致企业巨额赔偿、缺乏发展后劲,甚至停业。 ·促进就业和员工权益保护不够,可能导致员工积极性受挫,影响企业发展和社会稳定。 |
控制措施 | ·安全生产。 ·产品质量。 ·环境保护与资源节约。 ·促进就业,依法保护员工的合法权益。 ·重视产学研用结合、公益事业(比如接纳大学生实习等)、慈善事业等。 |
二、风险评估(理解)
作为整体内部控制结构的一部分,企业应开展风险评估,准确识别与实现控制目标的潜在外部风险和内部风险并确定相应的风险承受程度。
在内部控制架构中,风险评估可被描述为一个两步式程序。
·第一步是采用定性与定量相结合的方法,评估风险发生的可能性或频率,以及其为企业带来的影响程度;
·第二步是对识别的风险进行分析和排序。随之而来的是企业可利用风险分析的结果为依据,考虑如何对重要风险进行管理及采取适当的应对风险行动。
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