了解采购与付款循环的主要业务流程

　　1.请购商品(劳务)环节的控制活动

　　(1)仓库填写请购单，通常经仓库经理签字审批。

　　(2)生产部门填写请购单，通常经生产经理签字审批。

　　(3)对于日常采购的请购，应当根据请购单进行一般授权审批，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

　　(4)对于资本支出和租赁的请购，应当指定人员请购，需要进行特别授权审批。

　　【提示】填写请购单环节的控制程序及其与相关认定的对应关系：

　　(1)不同部门的请购单与其对应的预算相关联。

　　(2)请购单与采购部门的订购单从业务流程的角度分析具有对应关系。

　　(3)请购单与存货、固定资产的存在认定、管理(销售)费用的“发生”认定相关。

　　2.编制订购单环节的控制活动

　　(1)采购部门负责编制订购单和发出订购单。

　　(2)采购部门只对经过批准的请购单编制订购单。

　　(3)采购部门对经过批准的请购单发出订购单，询价后确定最佳供应商，但询价与确定供应商的职责应当分离;对于大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。

　　(4)采购部门收到请购单后，对金额在人民币××元以下的请购单由采购经理负责审批;金额在人民币××元至人民币××元的请购单由总经理负责审批;金额超过人民币××元的请购单需经董事会审批。

　　(5)采购信息管理员根据经恰当审批的请购单编制连续编号采购订单。

　　在采用自动化信息系统的被审计单位，通过将请购单信息输入系统，系统将自动生成采购订单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周，采购信息管理员核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况进行检查。

　　3.验收商品环节的控制活动

　　(1)验收管理员需要比较所收商品与订购单上的要求是否相符、盘点商品并检查商品有无损坏。

　　(2)验收管理员对已收货的每张订购单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单。

　　(3)验收管理员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收。

　　(4)验收管理员将验收单其中的一联送交应付凭单部门。

　　4.储存商品环节的控制活动

　　(1)储存岗位与验收岗位应当职责分离。

　　(2)限制无关人员接近储存的商品存货。

　　5.编制付款凭单环节的控制活动

　　(1)确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。

　　(2)确定供应商发票计算的正确性。

　　(3)编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。

　　(4)独立检查付款凭单计算的正确性。

　　(5)在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。

　　(6)由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。

　　6.确认与记录负债环节的控制活动

　　(1)应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录;在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。

　　(2)记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。

　　(3)在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性;通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。独立检查会计人员应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。

　　7.付款环节的控制活动

　　(1)独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。

　　(2)应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。

　　(3)被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致。

　　(4)支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。

　　(5)支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。

　　(6)支票应预先顺序编号，以保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。

　　(7)应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。

　　8.记录现金、银行存款支出环节的控制活动

　　(1)会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。

　　(2)通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。

　　(3)独立编制银行存款余额调节表(不能由出纳员编制该表，否则属于内部控制设计缺陷)。

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