文章责编：zhangguojuan
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村官作为农村最基层的管理者，也经常会拟写和处理一些常用文书。因此，应重视公文写作、处 理与档案管理，应加强管理基础工作。
一、“公文”的界定及农村常用公文
提到文书，有一个概念是人们常常会遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：
1.中共中央办公厅在1996年5月3日公布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种公文为： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要;
2.国务院2000年8月24日修订，2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》中的13 种公文为:命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、议案、意见、函、会议纪要;
3.常见的事务类文书:计划、总结、调查报告、简报、规章制度等;
4.常见的专用文书：司法、外交、军事、财经等;
5.常见的日用类文书：开幕词、闭幕词、聘书、求职信、条据等。
上面的五大类文书就是我们所说的“公文”。不过，在农村实际工作中，经常会接触到的公文主要 包括通知、请示、报告、会议记录与会议纪要、计划、总结等。
二、公文的特殊格式
(一)信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30毫米，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文 机关全称下4毫米处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20毫米处为一条文武线(上细下粗)，两条 线长均为170毫米。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文 字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级 或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相 应要素说明。
在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式” 公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外， 其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：
1.发文机关名称上边缘距上页为30毫米，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37 毫米的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30毫米，然后在30毫米之下标识发文机关名称。由于 不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种“信函式”公文，机关名称便标识 为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务脘文件”。
2.在发文机关名称4毫米之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20毫米处印一条上细下粗 的文武线，线的长度为170毫米。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致， 只不过将发文机关标识移出了版心。
3.“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信 函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行 (第22行)文字下边缘与文武线距离6毫米。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
(二)命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定。命令 标识上边缘距版心上边缘20毫米，下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下空1 行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务 应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其 他要素从本标准相关要素说明。
命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法 律规定发布行政法规和规定;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的 决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格 式，而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形 式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为：
1.发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院的发文机关名称就是“中华人 民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。发文机 关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字;字号由发文机关酌定，但要掌握在不超 过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算： 上白边(37毫米+ 20毫米)，即57毫米下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在 此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。
2.在发文机关之下空1行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第X号”。令号 的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。
3.令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准 对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。
4.正文之下空1行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名 章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导;如果是联合命令，职务应标全 称，此时可用简称，如“XX部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。
5.签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。
6.命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分 送”这一特定形式，这一点要注意。
(三)会议纪要格式
会议纪要标识由“XX XX XX会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会 议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类 的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构，会议议定的事项都是本机关的决策事项，并 以固定形式的会议纪要印发，有鉴于此，本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。
本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字，字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机 关标识方法一样，即距版心上边缘25毫米。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准 只作了原则规定，B卩如果会议纪要具有本标准规定的要素，那就按本标准对该要素的规定办。
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