2.用好小标题(层首句、段首句、条首句)
较长的公文，常将全文分成儿个部分，每部分用一个小标题。或将全文分为若十层次、若干段落或若干条文，每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容，有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句，它们的作用与小标题相似。
小标题(含层首句、段首句、条首句，以下同)在公文中有两类作用。一是提示该部分(含该层、段、条，以下同)内容的范围。例如《关于组织开展第三次全国城市卫生检查评比活动的通知》中，五条的条首句分别是“组团方式、检查时间、检查内容、检查评比方法、其他事项”。二是揭示该部分中心，如《三峡工程四川库区一期水位移民搬迁安置现场办公会议纪要》，开头、结尾之外，主体部分儿个小标题分别是：
一、认清形势，服从大局，务必完成一期水位移民安置搬迁任务。
二、明确指导思想，理清基本思路，制定具体措施。
三、通盘考虑，周密部署，抓紧实施。
四、加强领导，落实责任，扎实工作。
第二类这种小标题，已概括简明地揭示了该层次(部分)的旨意，我们可称之为层旨句，类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然，旨句不一定都在层首、段首或条首，但在公文中为引起阅者注意，便于理解，常将其置于首句处。
从不同实际考虑，公文可酌情使用这两种小标题。一般说来，法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种，常采用第一类小标题;而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书，则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明，应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用，但从严格的语法意义长说，它并没有形成一种观点。
这两类作用不同的小标题，在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组(短语)构成，第二类则常用动词性的动宾词组(述宾短语)或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。
3.注意强调观点
在一些公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者(或者听众)的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。
(1)层前总提语
在公文一些较长的层次、部分中，常在层首句(或者小标题)一下，围绕层次中心，分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象，就可以在层次(部分)开始时，在各条文之前写一段话，用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。例如在《围绕西部人开发战略做好人事人才工作》这篇工作研究中，第三部分是“加强人才市场建设，充分发挥市场配置人才一资源的作用”，下面分8条阐述了加强人才市场建设的措施。而在这部分开头，就有一段层前总提语：
人才资源社会化，资源配置市场化，已经成为市场经济和人才制度改革的必然趋势。建立完备的人才市场体系，既是市场经济发展的必然产物，也是搞好人才资源开发的客观需求。在人才市场建设上，我们必须针对新的情况，采取开拓性的措施，力争突破性的进展。(重在启后。)
显然，有没有这一段总提语，效果是大不相同的。层前总提语在强调观点时一，可以撮要概述层次中心或者主要内容，或者介绍相关背景材料，阐述有关理论、认识，强调有关意义。
(2)层后总括语
有时，为了强调观点，也可以在层次(部分)分条列项陈述说明之后，写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨，或者强调上文重点，补充完善上文次要内容，说明背景材料，也可以运用“但，’书的手法，使文章更有辨证性。
层后总括语常用“总之”、“综上所述”、“尤其值得注意的是”、“值得(特别应该)强调的是”、“不难看出”、“尽管(虽然)……但是”等语句领起强调的观点。例如题为《加强人才市场体系建设，推动县域经济发展》的工作研究，在主体部分“二、人才交流工作的现状”中，分6项陈述了现行人才一交流工作中存在的不正常现状后，总括性地写道：
综上可见，人才交流工作中的诸多“不尽如人意”之处，给人才的合理流动、科学配置产生了一定的副作用，阻碍了人才积极性、创造性的充分发挥，制约了人才在推动经济和社会发展中的作用。
这段层后总括语强调了人才交流工作中存在的上述不正常现状造成的负面影响。
层前总提语、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后，层后总括语一主要是承前。
(3)文中强调语
有时，也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等，就可以在文中强调。
文中强调语常用两种形式。一种是用呼语领起所强调的观点。在讲话稿中，突然出现了“各位代表”、“同志们、朋友们”这类称呼语时，后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有“尤其值得注意的是”、“特别应该强调(指出)的是”、“不难看出”、“笔者认为”、“试问”、“请问”等等。
(三)充实材料
材料是作者为某一写作目的，从生活中搜集、提取以及写入文章中的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切，不论是否写入文中，都称为材料。在文学创作中，有素材、题材之分，在公文写作中，统称为材料。
公文写作的材料，大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等;理论材料包括经典著作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。
公文的材料，要求真实、切题、典型、新颖。
公文材料的处理，应当在不违背事实真相，不改变事情原意，不损害事物本来面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和处理：概括材料，以少胜多;浓缩材料，去粗取精;截取材料，去繁就简。
为了使材料更有表现力、说服力，公文写作中，可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料，从不同角度、方面来说明、证明观点。
在公文写作中，安排材料的主要方式有：先亮观点，后举材料;先列材料，后摆观点;边列材料，边摆观点，即夹叙夹议的写法了。总之，要做到观点和材料统一，用观点统率材料，用材料说明观点。
(四)安排结构
确立了主旨和观点、选取了材料，是解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。
1.公文安排结构的要求是：围绕主旨安排结构;要做到层次清楚，思路清晰;要完整、严谨、合理。
2.公文结构的基本内容有：
(1)标题。
(2 ) 开头公文的开头，常常是“开门见山，下笔入题，起句发意”。开头就点题，或者揭示全文内容的走向，领起下文。常用的开头方法有以下几种。
—概述情况，简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。
—说明根据，常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起，行文有据，增加了文章的权威性。
—介绍目的，常用“为了”、“为”、“……为此”等语，领出一下文。
—交代原因，可用“由于”、“因为”、“鉴于”领起下文，亦可直接陈述原因。
—阐明观点，开头提出结论性意见，或者点明主旨，下文再具体解释、说明、阐述。
—表明态度，开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价，提出看法。
—提出问题，用设问句开头，提示文章中心或主要内容，引起受文者思考与共鸣。
—慰问祝贺，常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。
—引述来文，常用于针对来文而做出答复的文章。
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