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　　3.版记部分

　　版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。

　　(1)主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

　　(2)抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

　　(3)印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

　　(4)版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。

　　(5)版记的位置。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

　　(三)、公文的印装规格

　　1、公文用纸的规格

　　公文用纸要采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)。公文用纸的页边(留空处)与版心的具体尺寸为：公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)

　　2、公文排版的规格和要求。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行)，每行排28个字。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　3、印刷要求。公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白，无断划。公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。

　　4、装订要求 公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm~5mm

　　(四)公文的稿本

　　文稿与文本合称稿本。

　　文稿即起草文件过程中形成的历次稿子，包括草稿和定稿。

　　文本可分为正本、副本、存本、暂行本(也叫试行本)、各种文字文本。

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