上海公务员考试对公文写作与处理的相关考查每年都占有一定的比重，主要在行政能力测试中以综合分析能力的形式出现。因此掌握公文写作基本知识对于备考2012年上海公务员考试的广大考生来说尤为重要。以下结合上海公务员考试特点，为大家讲解一些公文写作必备知识。
一、公文的分类
1.根据国务院2000年8月24日发布的新的《国家行政机关公文处理办法》规定，目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.按照行文关系又可分为下行文、上行文和平行文。
(1)下行文
凡是上级机关向下属机关发送的公文，称为下行文，如命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复和意见等。
(2)上行文
凡是下级机关向上级机关呈送的公文，称为上行文，如报告、请示等。
(3)平行文
平级机关或者不相隶属的机关之间，由于工作需要相互往来的公文，称为平行文，如函、议案，包括某些通知等。
3.按照性质作用又可分为命令性公文、指导性公文、决定性公文、知照性公文、呈请性公文、商洽性公文、记录性公文。
二、公文的构成
公文名称+发文字号+份数序号+秘密等级和保密期限+紧急程度+签发人+公文标题+主送机关+正文+(附件)+签发机关印章或签署+成文日期+……。
(1)公文名称：位于眉首的中央，由发文机关的全称或规范化的简称加“文件”二字组成，如“国务院文件”;如果是两个或两个以上机关联合行文的，主办机关名称在上，其余排列于后;报告、请示和一些事务性公文，可以只用发文机关名称加文种(用圆括号括起来)，如“××大学(通知)”。
(2)发文字号：位于公文名称的正下方、文头底线之上，是发文机关对其制发的公文依次编排的代码，由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。如上海市人民政府的文件发文字号是“沪府发[2001]10号”(“沪府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10号”表示这一年的发文顺序号)。
(3)份数编号：同一公文如印制若干份时，一般应标明份数序号，一般用阿拉伯数字标识于眉首顶格左上端，其标法是“000001”。
(4)签发人：在向上呈报的公文中，应当标明核准并签发文稿内机关负责人姓名，表明公文的具体责任者。签发人标志的位置在发文字号同一行的右侧，空两格书写“签发人：×××”。
(5)公文标题的基本组成：发文机关名称(可省略)+发文事由(可省略)+文种。如《国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知》。
三、常见行政公文的适用范围
(1)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(2)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(3)通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或者执行的事项，任免人员。
(4)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(5)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(6)请示：适用于向上级相关请求指示、批准。
(7)批复：适用于答复下级机关请示事项。
(8)函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
四、决定与决议的区别
(1)决定可以由会议做出，也可以由领导集体做出;而决议必须由会议审议通过，所以在决议的标题下应有题注，标明决议通过的时间和会议全称。
(2)决定和决议都是决策性公文，一般来说，决定偏重于务实，决议偏重于务虚，决议的理论性强。有些决议，如党在1981年十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，实际上是重要的历史文献。
五、公告与通告的区别
(1)从制发者的级别来看，公告高于通告。公告的制发者主要是党和国家高级机关。通告则不然，上至党和国家的高级机关，下至基层机关、社会团体、企事业单位，都可使用。
(2)从公布的内容和告知事项的重要程度来看，公告高于通告。公告主要是郑重宣布重要事项或者法定事项，通告主要是用于发布应当遵守所周知的事项。
(3)从公布的范围来看，公告大于通告，公告是向国内外宣布，范围很广。通告是在一定范围内发布，主要针对社会的某一方面。
(4)从文字长短程度来看，公告一般短于通告。
六、通知与指示的区别
(1)通知侧重于要求下级机关知晓、办理或执行某些事项，所作安排较具体;指示侧重于向下级机关阐明工作活动的指导原则，要求下级机关结合实际情况贯彻执行，所作安排较原则。
(2)通知是从中央到地方，从机关到企事业单位都能使用的文种;指示一般只能由国务院及各部委、省自治区直辖市人民政府发布，而且必须是重大事项才能使用，一般行政机关及企事业单位不能使用。
七、通报、通知与通告的区别
(1)告知的范围不同：通报和通知属于机关内部公文，一般都有受文机关，有些还需保密。通告则属周知性公文，可以张贴甚至广播、登报。
(2)告知的内容不同：通报可以用来表彰先进，批评错误，而通知、通告不具备这一功能。通知可以用来转发、批转公文，发布规章制度，任免、聘用干部，通报和通告不具备这一功能。
(3)告知的时机不同：通告和通知告知的是“事项”，一般是在事前或事初告知，二者的区别在于告知的范围有大小。通报告知的是“情况”，只有在事后才能告知。
八、报告与请示的区别
(1)行文时间不同。报告是为了让上级机关了解和掌握情况，它所涉及的工作或事项，可能尚未进行或办理，可能正在进行或办理，也可能已经完成或办毕。因此，报告可以在事前、事中或事后行文。而请示中的工作或事项，必须经过上级机关审核、批准后方能实施、办理。因此，请示必须事前行文，切不可“先斩后奏”。毛泽东说过：“事前请示、事后报告”。
(2)行文内容不同。报告可以是一文一事，作专题性报告;也可以一文数事，作综合性报告。请示必须一文一事，便于上级机关及时审批。如果在一份请示中写了几件事项，上级机关在审核时可能会因为有些事项尚需研究而不能立即批复，从而延误本可立即批复事项的办理。
(3)行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解掌握情况，或者提出意见、建议，一般无需上级机关批准。请示的目的是为了得到上级机关的审核、批准，必须要求上级机关及时给予批复。
(4)处理方式不同。与下级机关发出报告和请示的目的不同相对应，上级机关在收到报告和请示时的处理方式也不同。对报告一般只作为“阅件”在一定范围内传阅，然后立卷归档。而对请示则无论同意与否，都必须及时批复。
(5)行文重心不同。报告是陈述性公文，以叙事为主。请示是请示性公文，以说理为主。
九、批复与指示的区别
(1)行文范围不同。指示适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，面向所属的下级机关。批复适用于答复下级机关请示事项，面向来文请示的下级机关。
(2)行文原因不同。指示是上级机关根据实际的需要主动行文。批复是上级机关应下级机关的请示被动行文。
(3)行文篇幅不同。指示一般内容丰富，篇幅较长，常常分条列项写。批复一般内容单一，有的三言两语，短小精悍;即使分条开列，篇幅也不会很长。
十、行政公文办理
(1)收文办理包括签收、启封、收文登记、审核、分文、传阅、拟办、批办、承办、催办、查办、注办12个环节。
(2)发文办理包括拟稿、审核、签发、复核、繕印、校对、用印与签署、分发、装封、发送10个环节。
