第五节 会计账簿
一、会计账簿的意义和种类
(一)会计账簿的意义
会计账簿(简称账簿)是指由一定格式账页组成的，以会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿记。设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。
1.通过账簿的设置和登记，记载、储存会计信息。
2.通过账簿的设置和登记，分类、汇总会计信息。
3.通过账簿的设置和登记，检查、校正会计信息。
4.通过账簿的设置和登记，编报、输出会计信息。
看着看着就到账簿了，其实会计也没什么复杂的，努力吧朋友们!
(二)账簿的种类
账簿可以按其用途、账页格式和外型特征等不同标准进行分类。
1.按用途分类
账簿按其用途的不同，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。
(1)序时账簿。序时账簿又称日记账，它是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。用来记录全部业务的日记账称为普通日记账;用来记录某一类型经济业务的日记账称为特种日记账，如现金日记账和银行存款日记账等，以及专门记录转账业务的转账日记账。在我国，大多数企业一般只设现金日记账和银行存款日记账，而不设置转账日记账和普通日记账。
(2)分类账簿。分类账簿是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务的是总分类账簿，简称总账。按照明细分类账户分类登记经济业务的是明细分类账簿，简称明细账。总分类账提供总括的会计信息，明细分类账提供详细的会计信息，二者相辅相成，互为补充。
(3)备查账簿。备查账簿(或称辅助登记簿)，简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务进行补充登记时使用的账簿。
序时账簿和分类账簿是主要账簿，而备查账簿不是主要的只是用来备查登记的，为了防止遗忘而记录的。例如：经营租赁来的固定资产，并不是企业的资产，融资租赁来的固定资产属于企业的资产，要在融资租赁固定资产分类账簿中进行登记，为了加强管理将经营租赁的固定资产在备查簿中登记。
2.按账页格式分类
按账页格式不同，账簿可分为两栏式、三栏式、多栏式和数量金额式四种。
(1)两栏式账簿，即只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。
(2)三栏式账簿，是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿，不需要设置对方科目。
(3)多栏式账簿，是在账簿的两个基本栏目借方和贷方按需要分设若干专栏的账簿。如损益类明细账，管理费用下设置业务招待费、管理部门固定资产折旧费、差旅费等很多专栏。
(4)数量金额式账簿，这种账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量。如原材料、库存商品、产成品等明细账一般都采用数量金额式账簿。
3.按外型特征分类
账簿按其外型特征的不同，可分为订本账、活页账和卡片账三种。
(1)订本账。订本账是启用之前就已将账页装订在一起，并对账页进行了连续编号的账簿。订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页;其缺点是不能准确地为各账户预留账页，预留太多，造成浪费，预留太少，影响连续登记。这种账簿一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。
(2)活页账。活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕之后(通常是一个会计年度结束之后)，才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。这类账簿的优点是记账时可根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽去不需用的账页，也便于分工记账;其缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失或故意抽换账页。各种明细分类账一般采用活页账形式。
(3)卡片账。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。在我国，企业一般只对固定资产的核算采用卡片账形式。因为固定资产在长期使用中其实物形态不变，又可能经常转移使用部门，设置卡片账便于随同实物转移。
这些账簿如果现实中有条件的话看看区别在那里，对于理解这些文字是大有益处的。
二、会计账簿的登记
(一)账簿的主要内容及登记要求
1.账簿的主要内容
(1)封面。主要标明账簿的名称，如总分类账、各种明细账、现金日记账、银行存款日记账等。
(2)扉页。主要列明科目索引、账簿启用和经管人员一览表(活页账、卡片账在装订成册后，填列账簿启用和经管人员一览表)格式参见P34页的表1-11。
(3)账页。账页是账簿用来记录具体经济业务的载体，其格式因记录经济业务内容的不同而有所不同，但基本内容应包括：
①账户的名称(总分类账户、二级账户或明细账户);
②登记账户的日期栏;
③凭证种类和号数栏;
④摘要栏(简要说明所记录经济业务的内容);
⑤金额栏(记录经济业务引起账户发生额或余额增减变动的数额);
⑥总页次和分户页次。
2.账簿的登记要求
为了保证账簿记录的正确性，必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，并符合下列要求：
(1)准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期;以自制原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。
(2)注明记账符号。账簿登记完毕，应在记账凭证上签名或盖章，并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画对勾，表示记账完毕，避免重记、漏记。
(3)书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。
(4)正常记账使用蓝黑墨水。为了保持账簿记录的持久性，防止涂改，登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。
(5)特殊记账使用红墨水。可以使用红色墨水记账的情况包括：按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录;在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;根据国家统一的会计制度规定可以用红字登记的其他会计记录。会计中的红字表示负数，因此，除上述情况外，不得用红色墨水登记账簿。
(6)顺序连续登记。记账时，必须按账户页次逐页逐行登记，不得隔页、跳行。如发生隔页、跳行现象，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)签章。
(7)结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样，以示余额的方向;对于没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在“余额”栏用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
(8)过次承前。每一账页登记完毕时，应当结出本页发生额合计及余额，在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”，并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内，在该行“摘要”栏注明“承前页”，以保持账簿记录的连续性，便于对账和结账。
(9)不得刮擦涂改。如发生账簿记录错误，不得刮、擦、挖补或用退色药水更改字迹，而应采用规定的方法更正。
(二)会计账簿的格式和登记方法
1.日记账的格式和登记方法
日记账要逐日逐笔进行登记，由出纳人员根据收款凭证和付款凭证进行登记相应的日记账。
日记账有三栏式的也有多栏式的，但是多栏式的一般很少使用。
三栏式日记账设借方、贷方和余额三个基本的金额栏目，一般将其分别称为收入、支出和结余三个基本栏目。在金额栏与摘要栏之间常常插入“对方科目”，例如，有收入现金100万，那么对应科目是“短期借款”或者“实收资本”，在账簿记录中可以明确的看出它们的对应关系。
除了三栏式日记账外还有多栏式日记账，它不是单独设一个对方科目栏，而是在收入栏和支出栏里对应的设置若干科目，分别进行汇总，比较直观。
三栏式日记账的格式见教材P36页的表1-12，多栏式日记账的格式见教材P37页的表1-13。
现金和银行存款日记账道理相同，只不过银行存款日记账涉及一个账号问题，支票的号数栏目特别表明一下。
2.总分类账的格式和登记方法
总分类账簿是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账簿一般设置三栏式，为了保证安全要求设置订本式账簿。总分类账的记账依据和登记方法取决于企业采用的账务处理程序。既可能根据记账凭证逐笔登记，也可能根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。(在账务处理程序中再说)
3.明细分类账的格式和登记方法
明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式(或称平行式)等多种，分别介绍如下：
(1)三栏式明细分类账。债权、债务结算类账户通常设置三栏式明细账，没有必要再反映数量、金额、单价等信息。
(2)多栏式明细分类账。损益类、成本类科目通常设置多栏式明细账簿。
(3)数量金额式明细分类账。针对于财产物资如原材料、库存商品、包装物和低值易耗品等存货账户需要设置数量金额式明细分类账。因为管理要求反映财产物资的数量、单价、金额，在收、发、存下面每一个分别设置了数量栏、单价栏、金额栏。
(4)横线登记式明细分类账。这种明细账实际上也是一种多栏式明细账，其登记方法是采用横线登记，即将每一相关的业务登记在一行，从而可依据每一行各个栏目的登记是否齐全来判断该项业务的进展情况。
一些法规的相关规定，相信大家都会遵守吧，呵呵
三、对账和结账
(一) 对账
为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、可靠，会计人员在登记账簿时，一定要有高度的责任心，切不可马虎。记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。会计对账工作的主要内容包括：(这里提醒大家一点，每个分类下面的具体内容都有重复的文字，自己归纳一下有助于理解和记忆)
1、账证核对。账簿和记账凭证进行核对，甚至包括原始凭证。
2、账账核对。账簿之间的核对包括以下内容：
(1)核对总分类账簿的记录。按照“资产=负债+所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷、借贷必相等”的记账规律，总分类账簿各账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在对应的平衡关系，各账户的期末借方余额合计和贷方余额合计也存在平衡关系。通过这种等式和平衡关系，可以检查总账记录是否正确、完整。这项核对工作通常采用编制“总分类账户本期发生额和余额对照表”(简称“试算平衡表”)来完成。“试算平衡表”的格式见教材P45页的表1-24。
(2)总分类账簿与所属明细分类账簿核对。总分类账各账户的期末余额应与其所属的各明细分类账的期末余额之和核对相符。
(3)总分类账簿与序时账簿核对。如前所述，我国企业、事业等单位必须设置现金日记账和银行存款日记账。现金日记账必须每天与库存现金核对相符，银行存款日记账也必须定期与银行对账。在此基础上，还应检查现金总账和银行存款总账的期末余额，与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。
(4)明细分类账簿之间的核对。例如，会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对，以检查其余额是否相符。核对的方法一般是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。
3、账实核对。
账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容主要有：
(1)现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符;
(2)银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符;
(3)各项财产物资明细账账面余额与财产物资的实有数额是否相符;
(4)有关债权债务明细账账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。
(二)结账
结账是一项将账簿记录定期结算清楚的账务工作。在一定时期结束时(如月末、季末或年末)，为了编制会计报表，需要进行结账。结账的内容通常包括两个方面：一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润;二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结出本期发生额合计和余额。
结账的方法：每月月末时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，每年年末时通栏划双红线。
四、错账查找与更正方法
(一)错账查找的方法
在记账过程中，可能发生各种各样的差错，产生错账(如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反等)。发现错账，通常是在月末结账时，出现错账，需要进行试算平衡，可能会出现试算不平衡的情况(所有账户的借方发生额合计数≠所有贷方发生额合计数，或者，所有借方余额的合计数≠所有贷方余额合计数)。从而影响会计信息的准确性，此时应及时找出差错，并予以更正。错账查找的方法主要有：
1.差数法。它是指按照错账的差数查找错账的方法。其表现形式是：借方金额遗漏，会使该金额在贷方超出;贷方金额遗漏，会使该金额在借方超出。对于这样的差错，可由会计人员通过回忆和与相关金额的记账核对来查找。例如：借方发生额的合计数和贷方发生额的合计数两者不等，借方发生额的合计数减贷方发生额的合计数差额为5000，回想本期的确发生过一笔5000的经济业务，检查是否有可能只记在借方了，没记在贷方，漏记了。
2.尾数法。所有账户的借方发生额合计数和贷方发生额的合计数的差额，看其尾数，乃至小数点以后的角或分的数字。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。例如：所有账户的借方发生额合计数和贷方发生额合计数，二者之间差额的尾数为5毛2，回忆本月发生的经济业务里，的确有一笔金额为53865.52，前面的数字忽略不考虑，只着重考虑5毛2，因为一个相同的角分出现在一月中多笔经济业务里的概率比较小，如果确实有这么一笔经济业务，检查这笔经济业务是不是只记在了借方，没记在贷方，从而检查出错误。
3.除2法。它是指以差数除以2来查找错账的方法。当某个借方金额错记入贷方(或相反)时，出现错账的差数表现为错误的2倍，将此差数用2去除，得出的商即是反向的金额。
例：所有账户的借方发生额合计数和所有账户的贷方发生额合计数两者之间有差额，把差额进行回忆，如果没有这笔经济业务，则将这个数字除以二，5000/2=2500，所得结果再进行回忆，假如的确在本期发生过金额为2500的经济业务，那么2500可能是只记在了借方没记在贷方，应该记在贷方的也记在了借方，借方多记了。查找这笔经济业务的账务记录，是否都在两个科目的借方登记了，没在相应的贷方登记，从而找出错误。实际上，这种除2的方法，并不是先知道2500只记在了借方没记在贷方，而后才用除2法，进行的查找错误，这样的想法是错误的。实际上是先有一个差额，用这个差额除以2试一试，在试的过程中，回忆起有这么一笔2500的经济业务，所以才进行进一步的查找它的记账凭证，查找它的账簿，甚至于查找它的原始凭证进行确认，是不是确实错在这里。
【例1-12】某会计人员记账时将应记入“库存商品——甲商品”科目借方的5000元误记入贷方。会计人员在查找该项错账时，在下列方法中，应采用的方法是( )。
A.除2法 B.除9法
C.差数法 D.尾数法
正确答案为A，将应记入“库存商品——甲商品”科目借方金额错记入贷方时，出现错账的差数表现为错误的2倍，因此，应采用除2法。
4.除9法。它是指以差数除以9来查找错数的方法。雷同于除2法，先有所有账户借方发生额和所有账户贷方发生额，如果两者不相等，用差数来回忆，认为没有这么一笔经济业务，那么拿这个数除2，如果还是没有想起一个相应的数字，那么再拿这个数除9得出数字，正好想起有这么一笔经济业务。那么在这种情况下，是把数写小了或者写大了。
除9法适用于以下三种情况：
①将数字写小，如4000写成400。②将数字写大，如400写成4000。③邻数颠倒。 如78写成87。
这种方法只限于月内错的笔数，在一笔或最多两笔这种情况下，如果错了很多笔，通过这种方法，也是查不出来的。
(二)错账更正方法
对于账簿记录中所发生的错误，应采用正确的方法予以更正。
1.划线更正法。在结账前发现账簿记录有文字或数字错误，而记账凭证没有错误，可以采用划线更正法。更正时，可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方填写正确的文字或数字，并由记账及相关人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意：更正时不得只划销错误数字，应将全部数字划销，并保持原有数字清晰可辨，以便审查。如，将3684.00元误记为6384.00元，应先在6384.00上划一条红线以示注销，然后在其上方空白处填写正确的数字，而不能只将前两位数字更正为“36”。
2.红字更正法。
把错误的凭证用红字填写，作为冲销，再登在账上，用红字来进行表示(如果没有红笔，那在数字上加个框，表示红字冲销)，然后填写正确的会计分录，并且记录在账簿上。这种方法用于凭证科目的使用错误，账簿登记错误。
有两种情况：
一是记账后发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，从而引起记账错误。更正的方法是：用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证，然后用蓝字填写一张正确的记账凭证，并据以记账。
【例1-14】某企业生产车间生产产品直接耗用材料一批，价值500元。该企业会计分录误做为：
借：制造费用 5000
贷：原材料 5000
该企业更正时，应当用红字编制一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，以示注销原记账凭证(以下分录中，□内数字表示红字)：
然后用蓝字编制一张正确的记账凭证并记账，分录为：
借：生产成本 500
贷：原材料 500
二是记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额大于应记金额。更正的方法是：按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。
【例1-15】承上例，科目选用无误，但金额误记为20000元，则该企业的更正会计分录为：
3.补充登记法(又称补充更正法)。记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误，只是所记金额小于应记金额。更正的方法是：按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账。
以上方法中需要特别注意的是红字更正，在实际工作中可以出现红字，但是考试的时候只允许进行画框操作，不能有红字，所以千万不要用红笔。
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