四、企业组织信息采集的方法

　　(一)档案记录法

　　档案记录法是指向企业的档案管理部门或档案管理人员了解组织过去的建设、运行状况以及关于重大事件或决策的档案记录的方法。这种方法可用于采集组织过去的决策机构效果、决策效率、决策效果、执行效率、文件审批效率和文件传递效率。

　　1.决策机构的效果。决策机构的效果是指从接到一项要求或一项情报，到开始正式研究的时间。

　　2.决策效率。决策效率是指接到相关情报后做出决策的时间。

　　3.决策效果。决策效果是指因采取该项决策而给企业带来的收益。例如，企业原来生产甲产品，现在根据预测分析，改生产乙产品而增加的收人，这就是决策的效果。

　　4.执行效率。执行效率是指在某个问题决定后，从开始执行到取得执行结果的时间。现实中，为了提高不同项目间执行效率的可比性，可按决策执行的复杂程度进行分类，并根据实际数据，订出标准。

　　5.文件审批效率。文件审批效率是指一项报告或其他文件从转到负责人手中到批复的时间。这也应根据问题的复杂程度、重要性和需要调查研究的时间，订出几种标准。对于重大问题应计算延误的损失。

　　6.文件传递效率。文件传递效率是指文件从发出单位至到达接收单位的时间，主要是企业内部文件的传递效率。

　　(二)调查研究法

　　调查研究法是指针对具体的问题，对企业内部员工进行个人访谈或问卷调查，以了解组织运行的情况及相关信息的方法。这种方法可用于采集组织过去和现在的决策机构效果、决策效率和效果、执行效率、文件审批效率、文件传递效率、各横向机构之间的协调程度、各组织内部信息传递的畅通程度，以及信息自上而下或自下而上传递的速度和质量等。具体方法如下：

　　1.询问法

　　询问法是指调查者通过询问的方式向被调查者展开调查的方法。它要求调查者事先拟定出具体的调研提纲，然后根据提纲向被调查者展开询问，采集相关信息。

　　根据调查者与被调查者接触方式方法的不同，询问法可以分为：当面调查询问法、电话调查法、会议调查询问法、邮寄调查法和问卷调查法等。

　　(1)当面调查询问法。

　　当面调查询问法又称面谈调查询问法，是指调查者当面向被调查者展开询问的方法。通过当面调查询问了解他们的观点，观察他们的反应。

　　这种方法的优点是：机动灵活，不受时间、地点的限制;调查者可以直接、深入地了解被调查者的真实观点，采集到的资料比较全面、可靠。

　　这种方法的缺点是：耗时长;成本高;调查结果易受调查者的主观因素影响，对调查者的素质要求较高;调查范围较窄，采集到的信息不具代表性。

　　这种方法适用于采集内容比较复杂，要求比较细致的信息。

　　(2)电话调查法。

　　电话调查法又称电话询问法，是指通过打电话的方式对组织人员展开询问的方法。与当面调查询问法相比，这种方法成本低，速度快，调查面广、量大，还能设置统一的调查询问表格，采集到的数据便于统计处理。

　　这种方法适用于要及时采集的一些简单信息，尤其是在只要了解被调查者对某种情况的看法，如是与非、好与差、正确与错误、要与不要等简单问题的情况下。

　　(3)会议调查询问法。

　　会议调查询问法是指调查单位或调查者邀请被调查对象(一般十几个人)，在约定的时间、地点集中，以会议的方式展开调查的方法，如座谈会。

　　这种方法的优点是：调查者可以直接倾听被调查者的观点;调研双方有互动的机会;与当面调查询问法相比，花费的时间和费用较低，效率较高。　

　　这种方法的缺点是：受时间和地点的限制;与会人员较多，被调查者不能充分发表自己的见解;互动过程中，被调查者易受他人影响。

　　总之，会议调查询问法的效果在很大程度上取决于会议组织者的组织能力、业务水平和工作能力，因此调查者会前要有充分准备，拟好调研提纲，才能使调查会收到较好的效果。这种方法适用于对学者、专家或企业高层人士的调查。

　　(4)邮寄调查法。

　　邮寄调查法又称函件询问法，或函件调查法，是指调查者通过信函邮寄的方式，把事先设计好的调查表发送给被调查者展开调查的方法。

　　这种方法的优点是：成本低;不受行业和区域的限制，调查面广、量大，采集到的信息广泛、全面;不受时间限制，被调查者有充分的时间进行深入的思考。

　　这种方法的缺点是：邮寄往返麻烦，耗时长，回收率低，有时甚至会影响调查样本的代表性，给统计、分析和归纳造成很大的困难。为了提高回收率，调查者或调查单位可以同时给被调查者寄去感谢信、影戏票或优惠券等，激励被调查者积极协助调查。

　　这种方法适用于采集内容比较简单，答题要求不高，时限较长的调查。

　　(5)问卷调查法。

　　问卷调查法的程序如下：首先，调查者把事先准备好的调查问卷当面交给被调查者，并向他说明回答的方法和具体要求;然后，被调查者根据要求自行填写问卷;最后，调查者定期回收问卷。这种方法费用适中，回收率较高，效果良好。

　　此外，还有日记调查法，即请固定的被调查单位逐日逐项填写，调查者定期汇总。这种方法适用于采集内容较多.答题要求不高，被调查者比较集中，时限较短的调查。

　　2.观察法

　　观察法是指调查者通过到现场观察被调查者的言语和行为，从而采集相关信息的方法。

　　这种方法的优点是：在调查过程中，被调查者不知道自己正受到观察，他们的行为不受外界因素的干扰，因此，采集到的信息可信度较高。

　　这种方法的缺点是：调查者往往只能观察到被调查者的表面行为，难以把握其心理变化，了解其思想，因此需要较长时间的观察，才能得到理想的结果;但时间延长，费用也会随之增加。

　　(1)直接观察法。

　　直接观察法是指调查者自己或派遣他人直接到现场对被调查者的行为、言论、反应、感受等进行观察和记录，从而采集相关信息的方法。

　　这种方法的优点是：能较客观地获得高准确性的第一手资料。

　　这种方法的缺点是：调查面窄;耗时长;有时会被被调查者觉察，引起误解。

　　这种方法适用于采集内容复杂多变，被调查者比较集中，被调查内容固定但调查地点可变的调查。

　　(2)行为记录法。

　　行为记录法是指调查者借助特定的仪器、设备或工具，记录被调查者的行为和反应，从而采集相关信息的方法。如用摄像机固定观察某个柜台顾客购买某种商品的全过程，这样能从一个侧面了解顾客在购买某种商品时的心理状态和行为动机，但是这要根据购买环境以及企业的条件进行，如对一些大型商场、购物中心，对一些商品价格昂贵的商场柜台往往比较可行。

　　行为记录法也可以按事先选定的某个地点，对现场随机记录状态的资料进行分析研究。这种方法适用于采集内容复杂多变，被调查者比较集中，调查地点固定的调查。

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