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　　第二单元 员工信息管理

　　一、员工信息管理系统的构建

　　随着人力资源管理在现代企业管理中的地位和作用的不断提高，人力资源管理的业务范围也突破了原来简单的薪资发放和人事档案管理范畴，开始更多地关注组织机构设计、岗位体系设计、职业生涯管理、人力资源规划、人力资源流动体系设计和薪酬管理、绩效考核等战略规划工作。一旦建立一个如此庞大和复杂的人力资源系统，人力资源管理者需要以一种一致和连续的方式来运行和维护这个体系。如何准确地掌握各种人力资源信息资料，根据企业的发展战略制定恰当的人力资源发展战略，成了企业单位领导们必须解决的难题。

　　对于大中型企业集团来说，由于机构庞大，地域辽阔，人员众多，情况复杂，集团公司的人力资源管理困难重重。人才如何储备和选拔，人力资源如何培训和开发，员工业绩如何考核，人员工资福利如何确定等，都是集团人力资源部门必须面对的问题。.因此，建立一个有效的人力资源管理信息系统，将会大大减轻劳动强度，提高工作效率。

　　一般来说，一套典型的员工信息管理系统，从功能结构上应当分为三个层面：基础数据层、业务处理层和决策支持层。.

　　1.基础数据层。基础数据层包含的是变动很小的静态数据，主要有两大类，一类是员工个人属性数据，又称为员工信息管理。它是任何人力资源系统必备的功能，包括员工个人基本信息、员工工作分配的信息、家庭和社会关系、合同和档案信息、员工各种证件和证书信息等;另一类是单位数据，如组织结构、岗位设置、工资级别、管理制度等。基础数据在HR系统初始化的时候要用到，是整个系统正常运转的基础。

　　2.业务处理层。业务处理层是指对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能，这些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据，如薪资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。这些数据将成为企业掌握人力资源状况、提高人力资源管理水平以及提供决策支持的主要数据来源。

　　3.决策支持层。决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的人力资源数据库基础之上，通过对数据的统计和分析，就能快速获得所需信息，如工资状况、员工考核情况等。这不仅能提高人力资源的管理效率，而且便于单位高层从总体上把握人力资源情况。

　　二、员工信息管理的作用

　　员工信息管理是指记述和保存员工在社会活动中的经历和德才表现等方面信息的管理。

　　员工信息以员工个人为单元，是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录，客观地反映了一个员工的真实情况。当单位按照一定的原则与方法，对员工信息进行加工整理，并由各单位的人力资源部门设专人统一保管时，就构成了员工信息管理。当然，这些信息应当是单位在了解员工、使用员工的过程当中形成的，并经过有关部门或单位认可的。否则，员工信息管理也就失去了它的效用。

　　员工信息管理具有如下的作用：

　　1.员工信息管理是单位全方位考察员工的必要手段，是人力资源管理活动中必不可少的工具之一。

　　2.员工信息管理为单位处理员工的有关问题提供了依据和凭证。

　　3.员工信息管理为单位制定人力资源管理等政策，以及人才学、心理学等学科的研究提供了原始资料。

　　三、员工信息管理的内容

　　员工信息包含的内容，单位可根据自身的需求，按不同的类别与标准进行界定。

　　一般来说，员工信息的内容主要包括：

　　1.反映员工历史状况的信息。主要内容有：履历材料;自传材料;鉴定材料;政治历史问题的审查、甄别和复查材料;参加党团组织的材料等。

　　2.反映员工现状的信息。包括目前的个人状况信息，以及与工作相关的信息，如职务、职称、教育状况、工作变动、工资变动、任免晋升、考核材料等;奖励和模范先进事迹材料;处分、取消处分和甄别复查材料等。

　　3.反映员工个性与潜能的信息。包括兴趣、特长，爱好等信息。实际上，单位可根据工作的需要或单位人员管理的情况，建立有效、实用的人员信息资料。值得强调的是员工信息内容项目繁多，但应做到规定的内容都收集在员工信息中，并且要统一信息管理的要求和规格规范，做到信息管理制度化、科学化。

　　四、新招聘人员信息的收集

　　对于单位新招聘的员工而言，所有信息都需要收集，尤其是在招聘过程和进入单位初期的内容，一般来说新招聘员工信息包括以下几个部分：

　　1.新员工的历史材料。具体包括新员工在进入本单位之前的工作经历与表现。

　　2.新员工的招聘材料。即在招聘此新员工时所发生的相关记录，包括：

　　(1)求职申请表;

　　(2)新员工求职时递交的简历;

　　(3)新员工的笔试、面试材料;

　　(4)在选拔时对新员工进行的评价，录用的理由;

　　(5)录用通知以及相关材料。

　　3.新员工进入单位后的材料。即新员工在进入单位后所发生的相关记录，包括：

　　(1)试用期的工作表现;

　　(2)工作业绩考核结果;

　　(3)所在部门对其表现的反馈信息。

　　4.新员工个人资料。具体包括：

　　(1)新员工的个人简介(姓名、性别、个人特长、受教育程度、专业技能等);

　　(2)现任岗位名称;

　　(3)薪酬及相关收入;

　　(4)职业生涯规划。

　　五、员工信息管理

　　员工信息管理的一般步骤和方法：

　　1.员工信息的收集。员工信息资料的收集是由人力资源部门通过各种渠道，将有关人员历史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是对新招聘员工信息资料的收集。

　　2.员工信息的整理。员工信息的整理就是按照一定的规则、方法和程序，对收集到的单位员工的信息资料进行鉴别、归类、排列、登记、技术处理，使之系统化、规范化、条理化。既包括对新招聘员工信息资料的整理，也包括对原有员工信息资料的整理，主要表现在鉴别、分类、编排、登记等环节，使其达到“完整、真实、精确、实用”的要求。

　　3.员工信息的保管。主要包括：员工信息的编号、存放;员工信息的接收、转移及登记;员工信息的检查和保密工作等。为了更好地保管员工信息，员工信息必须集中在人力资源部等相关部门，任何人不得私自保存本人或他人的信息资料，同时还要建立相应的保管制度，如材料的归档制度、检查与核对制度、传递制度、保卫保密制度、统计制度等。对员工信息资料的管理给出严格、科学合理的界定，避免信息丢失造成不良后果。

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