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　　企业组织信息的采集与处理

　　第二单元   组织信息的处理

　　企业组织信息的处理是指对调查研究所获得的资料进行去粗取精、去伪存真的筛选，并对资料进行科学统计和综合分析的过程，包括企业组织信息的分析，调研报告的撰写，企业组织信息的传输、存储和检索。

　　一、企业组织信息的分析

　　(一)可靠性分析

　　信息的可靠性分析是指根据信息的可能准确度和信息源可靠性，对所搜集的信息进行评级的过程。这一分析有助于信息管理人员跟踪原始信息，掌握各种潜在的信息来源，有利于未来信息搜集计划的制订。

　　评估信息源可靠性的标准有：过去提供信息的质量、提供信息的动因、是否拥有所提供信息的所有权，以及信息源的可信度。在信息准确度方面，可以通过其他信息源来证实，单一信息源不是可靠的信息源。一般将从单独信息源获得的信息作为第一手资料对来自第二个信息源的信息加以证实。

　　为了更好地对信息的真实性进行评级，很多企业或机构建立了自己的评价系统，来衡量信息的真实程度。表1—1是某单位设计的信息快速评级表。

　　(二)数理统计分析

　　信息的数理统计分析是指应用经济数学和统计学的工具和方法，根据具体管理任务的要求，对组织机构信息进行分类、排序、计算、比较和选择，使其成为符合一定管理决策要求所必需的信息的过程。

　　(三)经济学分析

　　表1-1信息快速评级表

　　信息源的可靠性信息的准确度

　　A——完全可靠1——经其他渠道证实

　　B——通常可靠2——根可能是真实的

　　C——比较可靠3——可能是真实的

　　D——通常不可靠4——真实性值得怀疑

　　E——不可靠5——不可能是真实的

　　F——无法评价可靠性6——无法评价真实性

　　对企业组织信息进行经济学分析，最常用的方法是SWOT、分析法。其中S即strength，表示组织的优势;W即weakness，表示组织的劣势;O即opportunity，表示组织面临的机会;T即threatr表示组织面临的威胁。SWOT分析法从各个角度对组织现状进行分析，组织面临的是机会还是威胁，拥有有多少优势、多少劣势，主要取决于组织实力。

　　二、调研报告的撰写

　　调研报告是指根据调查研究和数据分析的情况写出的、供企业决策者使用的书面报告，主要包括调研的目的和要求，调研的方式和方法、调研结果的结论和对相关问题的建议等，以及调研过程的详细资料和统计分析附表。撰写调研报告必须坚持真实、完整、客观和适用的原则，具体应当注意以下几点：

　　1.必须明确说明调研资料的来源，以示资料的可靠性;

　　2.必须说明对资料进行统计分析的方法，以示资料的科学性;

　　3.必须说明被调查对象的基本情况，如姓名、性别、年龄、职业、职务、职称，以示资料的可信性。

　　4.必须对企业组织信息进行分类。企业不同人员对信息的种类、性质和形式的需求各不相同，因此必须根据管理决策的需求，对企业组织信息进行分类，形成各类报表与文件。例如，把信息分为特殊情报、战略信息和战术信息，分别提供给企业高层决策者、中层管理者和一线员工。

　　三、企业组织信息的应用

　　(一)企业组织信息的传输

　　企业组织信息的传输形成了企业信息流，在其传输过程中，信息发布方和接收方之间建立起了双边或多边关系，应当明确规定各类信息的来源、目的地，以及最佳传输路径，避免信息传输不通畅，造成信息孤岛。

　　(二)企业组织信息的存储

　　有价值的企业组织信息要么对组织当前的管理决策有指导作用，要么对组织未来的管理决策有指导作用，要么对二者均有指导作用。针对后两种企业组织信息，应进行存储，以备后用。

　　(三)企业组织信息的检索

　　企业信息库中存贮着大量关于技术、经济、生产、人事等的信息，因此应建立一套科学的检索方法，以便能迅速从中查找所需信息。

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