人力资源管理师管理知识：如何设计职务说明书?

　　特别要说明的是，职务分析是针对工作本身而不是针对某个具体的人，而且上述方法可交叉使用。职务分析完毕后即可设计职务说明书。职务说明书是员工管理、目标管理、职务评估、绩效考核、理顺管理流程的基础工具。

　　(二)职务说明书

　　职务说明书要解决的问题

　　1、描述职务目标——不同职务有不同的目标。描述职务目标遵循“3W”法，即为什么要设计本职务(目的)——why;职务有多大权力(职权范围)——within;本职务主要干哪些工作(工作内容)——what. 2、确定职务职责——描述职务工作内容还远远不够，还须要确定能保证工作内容高效完成的职责。职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。

　　常见的错误：描述语言比较模糊，让任职者不知所以然;关键词运用不当，混淆了职务间的区别;许多人力资源工作者和部门经理在设计职务说明书时往往不专业，也带来很多问题。

　　规范职务说明书要素

　　设计职务说明书最大的问题是格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦。一般来讲，规范的职务说明书包含以下八个要素：

　　1、表头格式——注明职务名称、归属部门、级别、编号。由于职务说明书要由专业人员拟写，并提交有关领导审核和批准，所以还要在表头格式上注明拟写人、审核人(部门)和批准人(部门)。

　　2、知识技能——描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验。为引起重视，还要指明为什么这些知识是必需的，例如某外资企业的职务说明书在尾条强调“具体上述知识技能有利于组织目标和个人目标的实现。”

　　3、复杂程度——工作有难易之分。该要素主要描述该职务对于一个合格员工来讲，职务的难易程度。这主要从工作本身的性质、量、范围、时效性等全方位考虑。

　　4、责任范围——描述该职务所承负的主要责任和能够影响的范围。

　　5、实施管理——描述实施管理的性质、管理人员或员工性质。包括水平、类型、管理的多样性、职务权限、直接和间接管理者的员工的层次和数量。这给职务任职者一个非常清晰的工作内容和管理范围。

　　6、人际关系——根据职务在组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与公司其他部门(人员)的联系要求;描述相互关系的重要性和发生频率，注明信息交流的渠道和发挥主体及影响度。

　　7、操作技能——描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所需要的技能水平。操作技能对于此项工作的重要性程度?技能应如何改善和提升。

　　8、工作环境——环境对工作影响很大。描述完成工作所需要的条件支持、工作环境对任职者精神和体力等方面引起不适和损耗的程度。任职者对工作环境的喜好厌恶程度及调整方法。

　　成功要决：以职务分析为主要依据，在设计过程中促成职务任职者和主管共同参与，与任职者进行一对一的沟通，而且要及时进行维护和跟进，对职务说明书的管理要有一定的保障制度。

　　职务说明书是公司进行人力资源开发和管理的重要国际工具，对于提高工作绩效、绩效评估、岗位培训、规范管理流程、目标管理等都具有基础性作用。我国相当比例的公司还不习惯于利用职务说明书来进行人力资源开发和管理，这对于公司的发展影响极为不利。期望越来越多的企业引进并利用“职务说明书”优化人力资源的配置，提高人力资源管理水平。