十四、公文的版记部分：

　　1、主题词

　　2、抄送机关

　　3、印发机关和印发说明

　　十五、主题词的含义及其作用：

　　主题词指能够准备表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组。

　　作用：1、可以准确简要地概括文件的主要内容;

　　2、提高文件检索查询速度，有利于提高整个机关的办事效率

　　3、有利于文书档案管理的规范化系统化科学化

　　十六、公文标注主题词应注意事项：

　　1、必须在公文主题词表中选用主题词。

　　2、公文主题词表中的类别标题不作主题词。

　　3、主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

　　4、一份公文有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。

　　5、在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

　　6、“主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号;冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个安的间距，一般不超过五个主题词为宜。

　　十七、抄送机关的含义：

　　抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。

　　十八、公文的排版形式：

　　公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

　　包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

　　十九、发文机关标识：

　　发文机关标识使用小标宋，红色标识;

　　大标题2号宋体，小标题3号宋体;

　　秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体;

　　一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋;

　　签发人姓名用3号楷体。

　　二十、排版规格的要求：

　　排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。

　　二十一、公文的稿本：

　　公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。

　　草稿是指内容和和文字表述都还未成熟的原始稿件。

　　草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。

　　公文文稿按修改次数可分为：初稿、二稿、三稿等;公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

　　二十二、公文文本按不同的用途可分为：

　　1、正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。

　　特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力

　　2、副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。

　　作用：代替正本供传阅、参考和备查使用

　　3、存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

　　存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。

　　4、修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。

　　5、试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。

　　6、各种文字文本