第三章　秘书的职能环境

　　1、简述秘书职能环境的层次结构

　　答：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。

　　形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件：一要有一位作风正派，知识能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程，四是要形成灵敏的信息综合机制，提高信息综合度，五是要形成和谐的人际关系，不断加强向心力和凝聚力，六是要改善物质环境，具有一定的办公设备，创建办公自动化系统。

　　组织内部环境的构成要素：结构要素，动态运行要素，生态发展要素，心态观念方面的要素，物质环境条件。

　　2、理解秘书职能环境要素关系的内涵

　　答：秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系;有秘书与本组织领导的关系，这在众多要素关系中是最主要最本质的，对秘书工作起关键性作用的关系;秘书部门与上级领导机关的关系;正确处理与上级领导机关的关系，有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通，有利于发挥秘书工作的职能作用，秘书部门与职能部门的关系，秘书与群众的关系。处理好与群众的关系，必须注重：在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归，在工作行动上，将贴近领导工作与深入群众，联系群众有机地结合起来，在工作作风上，尊重群众，关心群众，反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生。

　　3、秘书职能环境对秘书工作有何作用

　　答：秘书职能环境对秘书工作的规定性，导向性，促动性，机遇性和风险性。

　　4、怎样理解秘书职能环境资源的开发

　　答：秘书工作中，适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点;秘书在工作中开发职能环境资源要注意：一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源，二要注重开发职能环境中的信息智能资源，三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源;开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性，对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。

　　秘书要顺利，充分发挥其职能作用，必须适应职能环境各要素并从适应环境特征，在实践中必须注重适应宏观环境特征和发展趋势，适应所在组织的行业环境特征，适应所在组织环境特征，适应秘书机构为综合办公部门的环境特征，适应主辅配合在领导身边综合辅助，跟踪服务，充当参谋助手，办事办文办会，提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求，适应具体工作环境特征;满足职能环境需要：首先要满足领导工作的需要，其次要满足组织日常办公事务的需要，再次，要满足参谋的需要;顺应职能环境发展，一是对长远发展的态势有所准备，二是要关注组织三，五年的发展计划和领导一届任期内的工作计划和任务目标，以便把握一段时期内组织管理和发展的情况，在秘书工作中针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标，提供积极有效的综合辅助，三是要准确把握组织一年内的工作计划安排，以及外部环境发展变化的状况，内外结合，从职能环境一年内变化的节奏和阶段性， 安排一年内各阶段的工作重点和适应环境节奏要求，四是要随时关注领导工作的变化和需要，随时了解组织内外的变化与需要，以顺应职能环境的发展;开发职能环境资源着手。

　　5、怎样优化秘书职能环境

　　答：优化职能环境的立足点，一是必须从客观实际出发，以现实中已经存在的职能环境为立足点，正确地面对职能环境，二是必须立足于本职工作，在本职岗位上积极发挥作用，三是必须立足于现实需要，处理好现实与长远发展的关系;优化职能环境的着力点，主要是优化开发具体工作的环境，其关键是优化与领导主辅配合关系，秘书着力于优化具体工作环境，必须把优化与领导主辅配合关系，优化与部门及群众的关系结合起来，必须优化秘书工作一切相关方面的关系;优化职能环境的主要途径，是在具体的职能工作中，与各有关方面建立、维护和加强相互理解，信任和合作的和谐关系。

　　6、秘书职能环境障碍一般有哪些?如何排除这些障碍?

　　答：秘书职能环境障碍包含有信任障碍，理解障碍，沟通障碍，利益障碍;对信任障碍的排除：一要排除失误造成的信任障碍，二要排除工作态度方面的信任障碍，三要排除思想动机方面的信任障碍，四要排除误会造成的信任障碍;对理解障碍的排除，秘书要努力使领导、部门和群众理解秘书工作，同时，秘书也要善于理解别人;对沟通障碍的排除：一是错误的功利观造成的虚报信息的障碍，二是管理信息网络结构不健全造成的运作低效状态，三是人际关系隔阂造成的沟通障碍;对利益障碍的排除一是有令不行，有禁不止，二是各行其是，使组织的整体功能和整体利益受损，三是只顾眼前利益，不顾长远利益，四是个人利益膨胀，唯利是图，以权谋私，贪赃枉法，违法乱纪。

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