第九章　秘书部门的协调与督查工作

　　1、理解秘书部门的协调职能

　　答：秘书部门的协调职能是由其自身的工作性质和职能位置决定的，大致概括为：在其办文、办会、办事等业务活动中有效地维护机关组织整体的协调运转;秘书部门联系上下左右，沟通四面八方，便于发现组织机构内运转中，以及组织机构的外联中随时可能出现的矛盾和问题，便于及时进行信息反馈，并协助领导进行协调;秘书部门作为领导的参谋和助手，经常为领导者发现、控制和处理失调问题出谋划策，并在自身的职责范围内，或经领导授权后，代领导和领导机关处理矛盾纠纷，进行组织协调。

　　2、秘书部门协调的内容和任务是什么?

　　答：秘书部门协调的内容有：目标、计划协调，事务协调，财务协调，政策协调，战略协调;协调的任务有：协助领导者进行政策协调;协助领导者协调子系统的工作计划，根据领导意图，综合地、统筹兼顾地起划系统管理计划;注意子系统的生产和业务工作进展情况，向领导者报告不协调的行动内容和原因，提出协调意见;受领导之托，邀请有关部门、单位，共同完成涉及多单位、多部门的任务，并协调工作节奏，客观地协调处理各部门、各单位工作中的不平衡问题;代表领导者处理本系统与它系统之间的关系;协助领导者对有关人员进行思想教育，并注意通过自己得体的工作，协调领导成员之间的关系;协调领导者处理日常工作中部门、单位、人与人之间由于种种原因产生的工作不协调问题。

　　3、秘书部门协调工作的特点与原则是什么?

　　答：秘书部门协调的特点是：权力的授予性，非职责限定性，认同疏导性;其原则有：认真调查研究，切实弄清情况的原则;从总目标出发，着眼全局维护整体利益的原则;从实际出发，按政策办事的原则;统一领导的原则，即在领导者的统一领导下，协助领导者从事或直接担负协调工作。

　　4、秘书部门协调与上级组织关系的要求是什么?

　　答：尊重上级领导机关和领导人;能及时发现需要协调的问题;协调解决问题的方法要适当(其中，首先要自查，查本部门是否全面正确地领会了上级的意图，是否贯彻了上级精神，是否局部利益服从了整体利益，是否完成了上级的各项工作部署;其次是整改，其三是及时请求，最后是要主动汇报)。

　　5、秘书部门协调与下级单位关系的方法有哪些?

　　答：面商协调，商榷协调，建议协调，行政手段协调。

　　与群众关系的协调采用的方法：理论灌输，感情激励，利用领导权威，利用领导出面干预，或由领导集体表态，从而达到统一思想和步调，化解矛盾，是一种强制性的方法。

　　6、秘书部门协调与领导班子成员间关系应特别注意什么?

　　答：一对他们之间的矛盾、隔阂要有正确的认识，做到心中有数，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩涡;二如果在秘书工作中触及到这些分歧、矛盾和隔阂，就要特别注意，以有助于领导人统一思想，消除分歧、矛盾和隔阂的方式对待之。要讲究原则，力求客观，提供各种机会和条件，使之消除隔阂，彼此谅解;三秘书人员应及时、真实地按照工作需要向有关领导人通报工作情况，但不能传说涉及领导人之间矛盾的问题，更不允许拨弄事非，传播流言，褒此贬彼;四在安排工作、会议、活动日程时，要防止领导者之间发生“碰撞”，做到使他们各得其所。

　　7、秘书部门协调与平级职能部门间关系应注意什么?

　　答：一要尊重职能部门的管理权限;二要虚心向职能部门学习;三要及时为职能部门搞好信息服务;四在文书工作上为职能部门提供帮助。

　　8、协调秘书部门内部关系时应注意什么?

　　答：一从整体效益出发，合理分工;二根据个人特点，充分发挥个人优势;三多开展思想交流，加强人际沟通;四要有切实可行的激励机制，鼓励人人进取。

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