人力资源管理师管理知识：如何设计职务说明书?

　　「案例」

　　A公司是浙江省一家著名的电器制造公司。在一次咨询服务中，其人力资源经理和部门经理反映了一些问题，比如公司时常出现员工抱怨不知道干什么?对工作的角色和内容经常产生冲突和误解;重叠职责和职权，结果造成“努力”的重复和无效;挑选和录用的员工与工作要求不相符合;绩效考核时感到缺少依据，无从着手，培训方案不适合工作要求，经常造成生产力和品质的降低等等。面对层出不穷的问题，大家都感到比较困惑：一方面问题需要有效解决;另一方面却又找不到解决问题的工具和方法。怎么办呢?

　　分析和诊断

　　A公司出现上述问题，在很大程度上是由于对某一职务的职能描述不清楚，如工作内容、职责及范围、机构没有书面描述清楚，并缺少向相应的人员作专项交待和培训所致。应该说，职务是由许多主要职责在重要性与数量上相当的一组职位或岗位组成的。这些岗位或职位的性质、类别、环境、条件基本相似。所以职位和职务是两个完全不相同的概念。一个公司中可以有若干个相同的职务，但不会有重复的职位位，否则便会形成职责或职权重叠的现象，并延伸其他管理问题。这是许多人力资源工作者和部门经理经常犯的错误或令其头疼的问题。另外，如果公司员工对自己的工作内容、职权范围不清楚，或者清楚了但没有受过专门而正规的培训，因而没有掌握完成工作内容和任务的技能，也会加剧上述问题的出现。问题解决之道在哪里?A公司通过某企管顾问公司的咨询服务，引进“职务说明书”这一人力资源管理工具，迅速而有效地解决了上述问题。

　　现将管理工具“职务说明书”的相关概念、程序和方法介绍如下：

　　(一)职务分析

　　。概念——一种对职务的设置目的、主要职责、工作内容、权限范围、机构关系以及工作环境、工具准备、设备等做重要的文字说明的文件。进行科学而有效的职务分析是设计职务说明书的前提。

　　。程序——职务分析应遵循一定的程序。一般来讲，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理;然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最后根据正确而适应的信息设计职务说明书，保证了职务说明书符合职务要求和组织目标。方法——进行职务分析通常有五种方法：

　　1、工作特点分析法——主要明确工作的职务职责、种类和完成工作所需要的工具、资料、人员支持;特点分析要依据历史资料、职务要求和组织目标三个要素进行。

　　2、员工特点分析法——“一个萝卜一个坑”，适人适岗，人尽其才。运用专业的性格能力测试工具来考察员工的素质能力和潜质;还要对每一个员工的视力、身高、体重、知识结构、管理程度等了如指掌并作好书面记录。

　　3、问卷调查法——问卷设计应邀请管理专家设计和制作，并由专家委员会进行信息分析和处理，并作出结论。这可以在较短的时间内收集到大量的信息，为职务说明书的设计准备资料。

　　4、职务工作日记法——一般作法是由任职人员自己记录下每天工作和活动的内容。记录没有重要和非重要的区别。真实而全面的记录可生动描述出工作的状态，为职务分析准备有价值的原始数据和信息。职务工作日记坚持10天为最佳，天数过少积累的数据和信息不全面、不准确;天数过多工作量过大且会造成信息重复。 考试大

　　5、关键事件描述法——工作过程会经常出现或重复一些关键事件。在进行职务分析时要收集尽可能多的关键事件并进行定性描述。